Корпоративная система

Чудо-сеть

Появление в России крупных холдингов, состоящих из большого количества дочерних предприятий и множества отделов, требует внедрения методик своевременного и быстрого управления всей структурой подобной организации. Кроме того, для таких компаний очень важна четко структурированная и экономически обоснованная система управления. Решением этой задачи может быть внедрение корпоративной информационной системы, или КИС.

Такой инструмент состоит из множества подсистем. Это дает возможность объединить в единую сеть управление складом и логистикой, бухгалтерию, производство, финансовое планирование и т.д.

Внедрение подобной системы означает, что все важные бизнес-процессы, с помощью которых компания функционирует, автоматизируются. Т.е. в единую сеть объединяются оперативная, управленческая, финансовая деятельность, бизнес-планирование и бизнес-анализ.

Многие компании уже ощутили необходимость в разработке КИСа. Однако на практике это достаточно сложный процесс. У бухгалтеров и юристов возникает много вопросов при оформлении договора, потому что он имеет большое значение для дальнейшего учета затрат на разработку КИС.

Как создать систему

Работа над системой насчитывает несколько этапов, и рассматривать их лучше по отдельности.

На первой стадии исполнитель заказа занимается сбором информации о компании. Необходимо исследовать структуру предприятия, чтобы составить графическую модель, в которую включаются все бизнес-процессы, необходимые для ее функционирования. Точно так же разбирается и штатное расписание, определяются все должностные инструкции сотрудников и устанавливается ответственность работников по каждому бизнес-процессу.

На базе этой информации разрабатывают техническое задание. В этом документе прописываются этапы создания КИС, создаются варианты программного решения, разрабатываются шаблоны, вносятся коррективы в бизнес-процессы, которые изменяются в соответствии с разработанной схемой. На основании этого технического задания и будет выполняться дальнейшая работа, которую впоследствии предстоит принимать заказчику.

Следующим шагом для исполнителя будет наполнение базы данных (методическая часть), которая объединяет внутренние нормативные документы. Это планы счетов, справочники основных средств, справочники материалов, продукции и так далее. Таким образом, в базе данных объединяется все, чем оперирует компания в процессе организации и ведения учета и управления.

На заключительном этапе данную систему внедряют в компьютеры, которыми пользуются работники компании.

Выбираем договор

Однако оформить разработку данного продукта не так легко, ведь при этом возникает много вопросов на тему квалификации необходимого договора и его наполнения. Эта проблема напрямую интересует бухгалтеров, потому что от ее решения зависит налоговый и бухгалтерский учет.

Каждый из этапов разработки КИСа может быть оформлен отдельным договором. На первой стадии оптимальным будет договор на оказание консультационных услуг. Для оформления второй части лучше составить договор на выполнение научно-исследовательских работ. Этот вид соглашения наилучшим образом подходит в данном случае.

Последний этап, а именно внедрение системы, целесообразно оформить как договор подряда.

Учтем систему

Зачастую одна фирма-разработчик выполняет все стадии работы, поэтому на практике чаще используется сложный договор, который объединяет все этапы разработки. В связи с этим могут возникнуть некоторые проблемы в учете.

Прежде всего возникает следующий вопрос: как правильно отразить приобретение программного обеспечения?

В бухгалтерском учете расходы на НИР учитываются в соответствии с ПБУ 17/02, а при налогообложении расходы учитываются, если создается новая или усовершенствуется производимая продукция. Делается это после завершения указанных исследований или разработок, когда стороны подписывают акт сдачи-приемки.

Эти затраты равномерно включаются фирмой-заказчиком в состав прочих расходов в течение одного года. Расходы списывают с 1-го числа следующего месяца по завершении работ (п. 2 ст. 262 НК).

Стоимость нематериальных активов погашается в бухгалтерском учете посредством амортизации (п. 14 ПБУ 14/2000). Амортизация нематериальных активов производится одним из способов, установленных п. 15 ПБУ 14/2000, а отчисления по нематериальным активам могут отражаться в бухгалтерском учете одним из следующих способов: путем накопления соответствующих сумм на отдельном счете либо путем уменьшения первоначальной стоимости объекта (п. 21 ПБУ 14/2000). Так же и в налоговом учете посредством амортизации погашается стоимость нематериального актива (п. 1 ст. 256 НК).

Когда организация внедряет КИС, то затраты фирмы на работы по совершенствованию технологии учитываются как расходы некапитального характера. Данные расходы являются прочими и признаются в порядке, установленном статьей 272 Налогового кодекса. Учитываются в составе прочих расходов фирмой на дату предъявления фирме документов, служащих основанием для расчета (письмо Минфина от 6 марта 2007 г. № 03-03-06/1/148).

Юлия Вовк