Компенсация стоимости проезда в отпуск для «северян»: что с НДФЛ?

Рассмотрим подробно, как происходит налогообложение в этом случае.

Освобождение от НДФЛ: когда действует?

В статье 325 ТК РФ сказано, что «северянам» от работодателя полагается оплата проезда и провоза багажа в пределах территории России один раз в два года. Работник получает право на компенсацию этих расходов одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отдых за первый год работы в компании.
Эти средства – его доход. Согласно пункту 1 статьи 210 Налогового кодекса, при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы лица как в денежной, так и в материальной форме, а также прибыль в виде материальной выгоды.
Однако не все доходы облагаются НДФЛ. Так, в статье 217 Кодекса приводится перечень доходов, которые освобождаются от уплаты налога. Там говорится, в частности, о следующих видах компенсаций, связанных с оплатой работодателями «северянам» расходов на:

• проезд в пределах территории РФ к месту отдыха и обратно;
• провоз багажа весом до 30 кг;
• проезд неработающих членов семьи (жена, несовершеннолетние дети) и провоз ими багажа.

Все компенсации освобождаются от налогообложения в пределах законодательно установленных норм.

Если планируется отдых за границей, от НДФЛ освобождается стоимость проезда или перелета работника и его семьи с багажом (ограничение по весу – 30кг). Оплачивается проезд от места отправления до пункта пропуска через государственную границу.

В своем письме от 25.02.2022 № 03-04-05/13202 представители Минфина России делают следующий вывод. Допустим, работник организации, расположенной в районах Крайнего Севера, едет в отпуск за рубеж со своей семьей. Тогда от обложения НДФЛ освобождается стоимость проезда (в нее включается провоз багажа) специалиста и его семьи от места отправления до пункта пропуска через границу.

Важные нюансы

Минфиновцы регулярно затрагивают эту тему. Они высказывались также о том, как быть организации, если она не может самостоятельно или с помощью данных, предоставленных транспортной компанией, выделить из общей стоимости авиабилета цену перелета от места отправления до пункта пропуска через государственную границу. Минфиновцы считают, что в таком случае компенсации не освобождаются от НДФЛ, поскольку оснований нет.

Стоит сказать и о том, что для компаний, которые расположены на Крайнем Севере и не являются бюджетными, нет нормативки, которая бы регулировала порядок компенсации расходов на в рассмотренной нами ситуации. Им можно ориентироваться на Правила, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.10.2008 № 455. Этот документ можно взять за основу.

И еще одно важное уточнение. Если фирма оговорила дополнительную ежегодную компенсацию расходов на проезд «северянам» в своем ЛНА, освобождение от НДФЛ не применяется.