Компенсации дистанционным сотрудникам не облагают НДФЛ и взносам

Дистанционному сотруднику организация обязана возмещать расходы на мобильную связь, интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.

Компенсации выплачиваются в связи с тем, что дистанционный работник использует в работе свое оборудование и свои расходные материалы.

Как разъяснила ФНС в письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@ компенсационные выплаты дистанционщикам не подпадают под действие п. 1 ст. 217 и п. 1 ст. 422 НК РФ. Компенсации дистанционным работникам с момента внесения в ТК РФ статьи № 312.6 относятся к компенсациям, связанным с выполнением трудовых обязанностей. А стало быть не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Но, чтобы не платить налог и взносы, организация должны правильно оформить эти выплаты. В письме ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@ подчеркивается, что работодатель должен прописать обязанность по выплате компенсаций, их размеры и порядок выплаты в документах организации. Компенсации должны быть установлены в локальных документах компании, прописаны в трудовом договоре либо допсоглашении к нему.

Обоснование расходов на компенсации

Для учета компенсаций дистанционщикам, эти расходы как и любые другие, должны быть подтверждены документально. Поэтому, бухгалтерии компании совместно с руководством нужно составить и утвердить перечень документов, которые будут подтверждать расходы сотрудников.

Как следует из письма налоговиков, компания самостоятельно определяет порядолк выплаты компенсаций дистанционным работника, но она должна установить и закрепить в документах компании:

• методику расчета компенсаций,
• перечень возмещаемых расходов,
• перечень документов подтверждающих расходы,
• порядок и сроки выплаты компенсации. 

Расчет компенсации составляется в произвольной форме и подписывается обеими сторонами: работником и организацией. 

Дополнительным обоснованием для выплаты компенсации без уплаты НДФЛ и взносов является позиция Минфина России, изложенная в письме от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672.

Документы, которые подойдут для подтверждения расходов на компенсационные выплаты

Перечень документов компания вправе определить самостоятельно. В этом плане ФНС не ограничивает руководителей компаний.

Документы для подтверждения право собственности:

Это копии документов, которые подтверждают право собственности работника на используемое имущество, например:

• технический паспорт ноутбука,
• гарантийным талон производителя,
• чек, который многие сохраняют в коробках,
• регистрационный номер,
• регистрационные данные компьютера на сайте производителя, сейчас большинство производителей ноутбуков требуют от покупателя создать аккаунт и зарегистрировать свою технику у них на сайте,
• карта покупателя, выданная производителем,
• сертификат,
• другие документы, которые подтвердят право собственности на ПК.

Документы, которыми можно подтвердить фактическое использование компьютера в интересах работодателя, например:

• файлы, созданные на ПК, распечатанные либо отправленные в компанию по электронной почте,
• видео, созданное на личном компьютере, презентации,
• видео zoom конференций,
• чат по мессенджерам и т. д.

Любой файл содержит информацию о себе, где указано кем и когда он создан. Даже без помощи системного администратора эти данные можно получить.