Компенсации дистанционным работникам в 2025 году: как оформить и что с налогами?

Компенсации дистанционным работникам по ТК РФ

Статьей 312.6 Трудового кодекса установлено, что дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения работы:

• принадлежащие работнику или арендованные им оборудование;

• программно-технические средства;

• средства защиты информации;

• иные средства.

При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику:

• компенсацию за использование перечисленных средств защиты информации и иных средств,

• возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются ЛНА организации.

Порядок выплаты компенсаций обязательно нужно отразить в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Важно отразить нужные расходы:

• какое оборудование необходимо дистанционному работнику для трудовой деятельности;
• список расходных материалов, например, канцтоваров;
• программное обеспечение;
• объем интернет-трафика и мобильной связи;
• расходы на почтовые услуги;
• методику расчета компенсации удаленному сотруднику за оборудование, программное обеспечение и материалы;
• перечень подтверждающих документов;
• порядок и сроки выплаты компенсации (ежемесячно, ежеквартально или другой вариант).

Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, организация утверждает самостоятельно локальным нормативным актом.

НДФЛ с выплат дистанционного работника

С 2025 года НДФЛ по прогрессивной шкале облагаются также выплаты дистанционного работника по трудовому или гражданско-правовому договору, т.е. зарплата, отпускные, премии, вознаграждения и т.д., а также иные выплаты.

К иным выплатам дистанционного работника могут относиться:

• денежная компенсация работникам при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы;
• суммы в виде возмещенных расходов дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации;
• иные средства, в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, превышающей 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно (при отсутствии документально подтвержденных расходов дистанционного работника).

С данных выплат дистанционного работника НДФЛ также нужно платить по ставкам 13% - 22% в зависимости от суммы дохода, если доходы поступают от российской организации-работодателя.

Так разъясняла ФНС России в письме от 13 марта 2024 г. № ЗГ-2-11/3699@.

Кроме того, нужно вести учет по районным коэффициентам и северным надбавкам.

С 2025 года НДФЛ с выплат в виде районных коэффициентов и денежного довольствия нужно рассчитывать отдельно. Согласно пункту 6.2 статье 210 Налогового кодекса, налоговую базу для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностях нужно считать отдельно. Это касается не зарплаты, а только:

• районных коэффициентов к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях;
• процентных надбавок к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях.

Данные доходы облагаются по двум ставкам (п. 1.2 ст. 224 НК РФ):

• 13 % – если доход до 5 млн руб.;
• 15 % – если доход свыше 5 млн руб. 

Таким образом, если дистанционному работнику доплачивают выплаты в виде районного коэффициента и северной надбавки, НДФЛ нужно считать отдельно и отражать их в отчетность по разным КБК. 

НДФЛ и страховые взносы с компенсаций дистанционных работников

От НДФЛ освобождены суммы возмещения расходов дистанционного сотрудника в связи с использованием им для выполнения трудовых обязанностей оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Сумма для освобождения – размер, в котором предусмотрено для сотрудников трудовым или коллективным договором, дополнительным соглашением к трудовому договору либо иным локальным нормативным актом. Но обязательно должны быть подтверждающие документы – чеки, договор с провайдером связи, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате доступа в Интернет и т.д.

Если документально сотрудник подтвердить не может, то необлагаемый лимит – 35 рублей за каждый день дистанционной работы.

Это освобождение действует с 1 января 2024 года, установлено оно абзацем 12 пункта 1 статьи 217 НК РФ.

Таким образом, размер компенсаций работодатели самостоятельно определяют локальными актами и не включают указанные компенсации в облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам при наличии подтверждающих документов.

Бератор