Когда и почему платить премии небезопасно

Налоговики особенно внимательно изучают случаи, когда премии выплачиваются сотрудникам, занимающим руководящие должности, или тем, чьи доходы значительно превышают средний уровень. Также под особым контролем оказываются выплаты, связанные с нестандартными условиями труда или дополнительными соглашениями.

Проверки могут быть инициированы, если размер премии кажется необоснованно высоким или если выплаты производятся в периоды, когда компания испытывает финансовые трудности. Налоговые органы также обращают внимание на случаи, когда премии выплачиваются в рамках сделок с аффилированными лицами или при отсутствии четких критериев их начисления.

Таким образом, налоговики стремятся убедиться, что выплаты соответствуют законодательству и не используются для уклонения от налогов.

Документы на премирование

Поэтому налоговое законодательство требует четкого документального подтверждения каждой премиальной выплаты. Для организаций с различными организационно-правовыми формами это означает:

• «ООО» – протокол общего собрания участников, где подробно указан размер, основания и получатели премий.
• «АО» – протокол общего собрания акционеров, решение совета директоров или наблюдательного совета – с аналогичной детализацией.

Отсутствие таких документов автоматически ставит под сомнение обоснованность выплат и может привести к доначислению налогов и штрафов. Важно помнить, что на каждую премию должен быть оформлен отдельный распорядительный документ. Нельзя объединять выплаты в один акт или приказ.

Выплата премий уволенным сотрудникам – вопрос, требующий особого внимания. В соответствии с п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК РФ, а также письмом Минфина от 06.09.2018 № 03-03-06/2/63703, такие выплаты могут быть учтены в расходах, в случае если они предусмотрены во внутренних документах компании (коллективном договоре, положении о премировании). Например, годовая премия, выплачиваемая по итогам года всем сотрудникам, работавшим в организации в течение этого года, включая уволенных, будет признана обоснованной.

Однако если внутренние документы не регламентируют выплату премий уволенным сотрудникам, то вся сумма, причитающаяся работнику, должна быть выплачена ему в день увольнения согласно ч. 1 ст. 140 ТК РФ.

Выплата премий будущим сотрудникам за переход в организацию не является расходом на оплату труда и не может быть учтена при налогообложении. Такая выплата не связана с фактически выполненной работой, следовательно, выплату получает не сотрудник, а значит, экономически она не обоснована.

Аналогично, премии сотрудникам, отсутствовавшим на работе в период, за который начисляется премия (больничный, отпуск по уходу за ребенком, ежегодный отпуск), не могут быть признаны расходами. В этом случае это скорее материальная помощь, не связанная с производственными результатами.

Премии при убытках

Премиальные выплаты не могут быть включены в расходы, если их начисление связано с финансовыми итогами работы организации. Например, в случае банкротства работодателя отсутствуют основания для выплаты премии (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда от 17.10.2016 № 46-КГ16-15).

В расчет расходов следует включать только премии, выплачиваемые сотрудникам, занятым в организации на основании трудовых договоров согласно ст. 255 НК РФ, письма Минфина от 18.10.2018 № 03-03-06/1/74834 и от 07.06.2018 № 03-03-06/1/39110.

Законодательство не устанавливает жестких ограничений на размер премий, однако, чрезмерно высокие выплаты могут вызвать подозрения налоговой службы. Премии должны быть обоснованы и соответствовать результатам труда сотрудников. Важно также учитывать форму выплаты – оптимальным вариантом является перечисление на банковские карты сотрудников, что обеспечивает прозрачность и упрощает налоговый учет.

Налоговая служба уделяет особое внимание следующим случаям:

• Массовые выплаты премий перед налоговой проверкой. Это может свидетельствовать о попытке искусственно уменьшить налогооблагаемую базу.
• Выплата премий аффилированным лицам.
• Несоответствие размера премий достигнутым результатам. Крупные премии руководству должны быть сопоставимы с финансовыми показателями компании.

Д. Афанасова