Код учета. Тонкости заполнения табеля учета рабочего времени

Форма табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – обязательный для ведения документ. Компания не может не вести табель. Соответствующая обязанность закреплена статьей 91 Трудового кодекса. За отсутствие заполненного табеля предусмотрена ответственность. Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ предприятие может быть оштрафовано на 50 000 рублей.

Да и обойтись без документа нельзя. Данные табеля используются для расчета суммы заработной платы, страховых взносов, отпускных и других выплат специалистам. Кроме того, в случае возникновения спора с сотрудником предприятие может в качестве доказательства своей позиции предоставить табель учета рабочего времени, если в споре фигурирует продолжительность работы специалиста.

Заметим, что использовать унифицированную форму может быть удобнее с той точки зрения, что новых сотрудников кадровой службы и других структурных подразделений, заполняющих табель, не нужно обучать ведению учета рабочего времени сотрудников. Обратите внимание: табель учета рабочего времени компания должна вести независимо от используемой на предприятии формы оплаты труда.

Если используете унифицированную форму табеля, но документ по той или иной причине требует адаптации, у бизнеса есть право вводить в бланки заполненные строки и графы. Такая возможность предприятиям предоставлена Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. В частности, в документе говорится, что «организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается». Не забудьте утвердить внесенные изменения.

Ответим еще на один организационный вопрос: нужно ли ставить печать в табеле учета рабочего времени? Нет, не нужно. Об этом ранее сообщал Роструд, отвечая на вопрос пользователя сервиса «Онлайнинспекция.рф» (вопрос № 172361 от 24.11.2022). В ведомстве указали, что по нормам трудового законодательства нет обязанности заверять печатью предприятия этот документ. Но одновременно с этим Роструд уточнил, что организация сама вправе принимать решение о необходимости ставить в табеле оттиск.

Если вы используете упомянутые выше унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, то вам нужно применять условные обозначения, коды, приведенные в форме № Т-12 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

Сотрудник проходит диспансеризацию

Перейдем к рабочим ситуациям и способам заполнения табеля. Начнем с диспансеризации.

В 2019 году у работников появилась возможность проходить обследования. При этом работодатели обязаны предоставить специалистам время для посещения врачей. На период отсутствия работника за ним сохраняются место работы и средний заработок. Для обозначения данного события в табеле компания может разработать и утвердить форму табеля с учетом дополнительного кода. В случае диспансеризации вы можете добавить буквенный код «ДИ» или цифровой «40».

Сотрудник находится на обучении по охране труда

А что указать в табеле, если работник не находится в компании, так как проходит обучение охране труда? Такой вопрос (вопрос № 219317 от 28.03.2025) задал пользователь сервиса «Онлайнинспекция.рф».

В табеле рабочие дни, в которые специалист учится, можно обозначить буквенный кодом «ПК» или цифровым «07», сообщили в ведомстве.

Одновременно с этим Роструд отметил, что данный порядок заполнения табеля, а также оплата на период обучения по охране труда, могут быть тиражированы на всех специалистов предприятия независимо от того, где проводится обучение.

Сотрудник участвует в качестве присяжного заседателя в суде

Рассмотрим следующую ситуацию. Работник предприятия освобожден от выполнения трудовой функции, так как участвует в судебном заседании в качестве присяжного.

Роструд, давая разъяснения в сервисе «Онлайнинспекция.рф» (вопрос № 217659 от 05.03.2025), напомнил, что в соответствии с частью 1 статьи 170 Трудового кодекса компании необходимо освободить специалиста от работы с сохранением за ним должности на период, пока тот будет исполнять государственные или общественные обязанности. Основанием для освобождения от работы является повестка. Специалист может быть вызван в суд, прокуратуру, налоговые органы, органы дознания или следствия.

Если сотрудник участвует в качестве присяжного заседателя, на период его отсутствия работодатель указывает в табеле учета рабочего времени код «Г», цифровой код «23».

Редакция ПБ

Журнал «Практическая бухгалтерия»