Хватит делать это руками: 10 рутинных задач, которые можно автоматизировать

Есть два способа освободить время на решение ключевых задач: либо нанять дополнительного сотрудника и отдать ему рутину, либо автоматизировать процесс. К сожалению, многие относятся к автоматизации с предубеждением, считают, что это слишком долго и дорого.

Долго и дорого может быть в одном случае – когда вы заказываете индивидуальную разработку у программиста 1С. Но они нужны не так часто. Большинство стандартных операций можно автоматизировать при помощи готовых решений – сервисов 1С. В этой статье мы расскажем о самых времязатратных операциях и покажем, как их можно автоматизировать.

1. Ввод первичной документации

Бесконечные счета на оплату, УПД, счета-фактуры, акты и прочие первичные документы отнимают огромное количество времени, если вам приходится вносить их в 1С вручную. Некоторые компании даже нанимают отдельного бухгалтера, который занимается исключительно вводом первички.

Но зачем тратить столько времени и сил, если в мире есть технология ABBYY, которая позволяет распознавать документы. На базе этой технологии создано немало программ и сервисов, которые помогут автоматизировать ввод первичной документации.

Решение для автоматизации: Fasta: автоматизация ввода первички потратит не больше 30 секунд на страницу, поможет отыскать дубли и проверит ошибки ввода.

А теперь посмотрим на временные затраты:

• Время до: от 1 до 5 часов
• Время после: 10-15 минут

2. Электронная отчетность

Подготовить отчет в любой контролирующий орган, будь то ФНС, ФСС, ПФР или Росстат, – та еще головная боль. Нужно проверить сроки, актуальность формы заполнения, заполнить, три раза проверить на ошибки, отправить. А можно автоматизировать до той степени, когда 1С сама следит за актуальностью форм и подгружает формы; отчеты формируются и отправляются в зашифрованном виде тоже прямиком из 1С, и там же можно отследить статус рассмотрения.

Решение для автоматизации: 1С:Отчетность

• Время до: 30-60 минут
• Время после: 1-5 минут

3. Клиент-банк

Общение с банком тоже требует времени и сил, особенно когда дело касается срочных документов, за продвижением которых вам надо звонить. И даже вышколенная вежливость менеджера банка может не выдержать, когда вы звоните в десятый раз и уточняете статус рассмотрения. Чтобы сберечь время и нервы, лучше автоматизировать процесс и отслеживать все документы напрямую из 1С, для этого тоже есть отличный сервис.

Решение для автоматизации: 1С:ДиректБанк

• Время до: 10-30 минут
• Время после: 1-3 минуты

4. Обмен документами с контрагентами

Раз уж мы решили, что можно автоматизировать общение с любыми организациями в рамках привычного интерфейса 1С, то стоит упомянуть еще и про обмен документами с контрагентами. Его тоже можно реализовать в рамках программы и удобно отслеживать, от кого из контрагентов вы получили все документы, кто остался еще должен, с кем ваша компания полностью рассчиталась, а где еще остались долги с одной из сторон.

Решение для автоматизации: 1C:ЭДО

• Время до: 5-10 минут (на одного контрагента)
• Время после: 1 минута

5. Сверка данных с контрагентами

Сверять счета-фактуры и прочие документы с контрагентами – любимый квест бухгалтера. Это дело требует предельной концентрации, а наш мозг то и дело грозится попасть в собственную ловушку – дело в том, что мы воспринимаем информацию блоками, а поэтому сложно выловить перепутанные символы в середине. В общем, очень легко не заметить опечатку или расхождение, которые потом обернутся проблемами, исправлениями и другими неприятностями. Хорошо, что на этот случай тоже есть автоматизированное решение, которое проверит все за вас и выведет наглядный список расхождений.

Решение для автоматизации: 1С:Сверка

• Время до: 30-60 минут
• Время после: 1-5 минут

6. Проверка контрагента

Если ваша компания заключает договора с новыми контрагентами пару раз в год, то для вас это может быть не очень актуально. Но тем фирмам, которые регулярно устанавливают отношения с новыми контрагентами, не обойтись без помощи в проверке. Прошли те времена, когда можно было заключать договор вслепую: теперь ответственность за потенциальное нарушение будут нести обе стороны, и даже пострадавшей компании могут вменить «отсутствие должной осмотрительности» при заключении сделки.

А это значит, что надо тщательно проверять всех, с кем собираетесь заключать контакт: вручную или при помощи специального сервиса.

Решение для автоматизации: 1СПАРК Риски

• Время до: 3-5 часов на одного контрагента
• Время после: 3-5 минут на одного контрагента

7. Загрузка данных из Excel

Наши любимые таблички в Excel, в которых прилетает половина счетов, номенклатур, заявок, накладных и всего на свете. Кому доводилось переносить вручную всю эту красоту в 1С, тот знает, как быстро в глазах все плывет, а руки начинают набирать что попало. Хорошо, когда можно этот процесс автоматизировать и на свежую голову проверять правильность ввода.

Решение для автоматизации: Простая загрузка документов в 1С из Excel

• Время до: от 30 минут до 3 часов
• Время после: 5-15 минут

8. Загрузка чеков ФНС

Если вы пользуетесь приложением ФНС «Проверка чеков ФНС», в котором формируются чеки, то их перенос в 1С может поглотить немало вашего времени. Отличные новости: можно найти специальный сервис, который позволяет загружать онлайн чеки в формате JSON из официального мобильного приложения и заполнять документы «Авансовый отчет» и «Приобретение товаров».

Решение для автоматизации: Чеки ФНС - > 1С

• Время до: 30-60 минут
• Время после: 5-10 минут

9. Подготовка справок о среднем заработке

Одна из самых популярных справок, которые приходится регулярно готовить бухгалтерам – это справка о среднем заработке для сотрудников. Какие это обычно виды справок:

• о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии);
• справка о заработной плате по форме №46 (типовая и измененная);
• справка с места работы;
• справка о заработке и доходах о среднем заработке в произвольной форме.

Все эти справки можно заполнять в автоматическом режиме, если использовать соответствующий сервис.

Решение для автоматизации: Справки о среднем заработке

• Время до: 10-30 минут (на одну справку)
• Время после: 3-5 минут

10. Подготовка и рассылка актов сверки

Помощников в сверке много не бывает. Сервисы автоматизации могут не только сверить документы, но и самостоятельно составить акт сверки и отправить его контрагенту. Например, есть специальная обработка, которая позволяет формировать документы «Акт сверки расчетов» с контрагентами за выбранный период с последующей фоновой отправкой на почту контрагента.

Решение для автоматизации: Акты сверки+

• Время до: 10-20 минут (на одну сверку)
• Время после: 1-2 минуты

Главное, что вам нужно помнить об автоматизации – ее надо использовать с умом. Не стоит автоматизировать те операции, которые вы выполняете пару раз в год. А вот те, которые делаете регулярно, стоит отдать «на откуп» роботам как можно скорее. И это легко обосновать, когда вы делаете пересчет стоимости сервиса на стоимость собственного часа работы.