Какими документами подтвердить, что семье «северного» работника полагается компенсация оплаты проезда в отпуск

Работники Крайнего Севера и приравненных территорий имеют ряд льгот, гарантированных ТК РФ. В том числе, право на оплату работодателем стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно в пределах РФ (статья 325 ТК РФ). Такая компенсация выплачивается один раз в два года.

Важно понимать, что для получения компенсации нужно не только работать, но и проживать в районах Крайнего Севера.

Право на компенсацию оплаты проезда в отпуск и обратно появляется у «северного» работника одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Льгота распространяется не только на самого работника. На оплату дороги к месту отпуска и обратно вправе рассчитывать все члены его семьи: муж, жена, несовершеннолетние дети. Правда, эта норма закреплена в ТК РФ только в отношении бюджетников. Коммерческие фирмы вправе установить размер, условия и порядок выплаты в трудовом либо коллективном договоре, локальном нормативном акте организации. На практике, многие негосударственные компании так и делают, ориентируясь на нормы статьи 325 ТК РФ. Такой подход поддерживает Верховный суд (П. 6 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).

Причем компенсируется стоимость билетов на перелет с учетом провоза багажа весом до 30 килограммов на каждого члена семьи. Оплата стоимости проезда на личном транспорте к месту отпуска и обратно рассчитывается по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Если предлагается поездка на отдых за рубеж, за счет работодателя «погашается» стоимость проезда до границы РФ.

Одним из условий выплаты компенсации проезда «северного» работника в отпуск в Трудовом и Налоговом кодексах названо проживание членов семьи вместе с работником Севера. Но перечня документов, подтверждающих факт совместного проживания не установлено.

Минфин России в письме от 06.12.2024 N 03-04-05/123609 прояснил этот вопрос.

В качестве документов, подтверждающих совместное проживание, работник может предъявить документы о регистрации по месту жительства (пребывания). Если таких документов нет, у работника есть право подать любые другие документы, из которых очевидно, что «северный» работник и его семья проживают вместе.

Компенсация стоимость проезда северного» работника в отпуск и обратно не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п.1 ст. 217 НК РФ, п.1 ст. 422 НК РФ).

Бухгалтерия.ру