Какими документами нужно подтверждать расходы в целях налога на прибыль?

Как доказать экономическую обоснованность и правильно оформить бумаги? На этот вопрос Минфин России ответил в письме от 17.01.2023 № 03-03-06/3/2520.

Что считать экономической обоснованностью?

Минфин отмечает, что обоснованными затратами считаются расходы, которые экономически оправданы и оценка которых произведена в денежном выражении. Нужно учитывать, что все затраты должны быть необходимы для направленной на получения прибыли деятельности.

Так, экономически обоснованными считаются выплаты в рамках трудовых отношений между работником и работодателем. В частности, если трудовые договоры или контракты предусматривают, что специалистам предоставляется питание, эти расходы можно включить в затраты на оплату труда.

Устали от рутины?

С нормальными комментариями к нормативным актам дело пойдет веселее! Получите доступ к журналу «Нормативные акты для бухгалтера» cо скидкой!

Подписаться на журнал

Какие документы подтверждают затраты?

Для каждого вида расходов должны быть свои бумаги, подтверждающие их. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что все факты хозяйственной жизни бизнес-субъекта должны оформляться при помощи первички.

Однако при этом ни в Налоговом кодексе, ни в упомянутом федеральном законе нет перечня документов, которые могут считаться подтверждающими.

Организация вправе определить этот список в трудовых договорах, контрактах с работниками, колдоговорах или своих НПА. К примеру, можно зафиксировать, что бумагами, подтверждающими командировочные расходы, являются служебные записки, чеки, проездные документы, а также приказ о направлении работника в поездку по делам фирмы.

Требования к документам, подтверждающим расходы

Федеральный закон № 402-ФЗ устанавливает требования к первичке. При этом у организации сохраняется право самостоятельно разработать бланки для этих документов. Она также может использовать для работы и унифицированные формы, а также применять одновременно как их, так и самостоятельно разработанные документы.

Однако есть обязательный перечень требований к форме первички. Она должна содержать наименование документа, дату его составления, название самой фирмы, суть хозоперации, ее измерители, а также список должностей сотрудников, которые несут ответственность за нее и ее оформление, и их данные или другие реквизиты, позволяющие идентифицировать их.