Расходы сотрудников на удаленке, которые нужно компенсировать

С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон, закрепляющий порядок дистанционной работы сотрудников. Поправки дополняют главу 49.1 ТК РФ новыми положениями, тем самым определяя особенности взаимодействия сотрудников, занятых удаленно, с работодателями. Так как положения закона новые, у работодателей возникает немало вопросов, связанных с организацией такого труда. Но обо всем по порядку.

Виды удаленной работы

Согласно трудовому законодательству дистанционной признается работа, направленная на выполнение трудовых функций сотрудником: вне места нахождения работодателя; вне стационарного рабочего места сотрудника; вне территории, которая прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

При заключении трудового договора или дополнительного соглашения может быть указано, что сотрудник устроен или переведен на один из следующих режимов дистанционной работы:

• постоянный (в течение срока действия трудового договора);
• временный (в течение срока, не превышающего шести месяцев);
• периодический (при условии чередования работы дистанционно и в офисе).

Указанный документ может быть составлен в электронном виде при использовании работодателем усиленной квалифицированной электронной подписи, а сотрудником – аналогичной или усиленной неквалифицированной электронной подписи. Данный способ применяется и в случаях расторжения подобных документов.

Также работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением о предоставлении экземпляра трудового договора на бумажном носителе и копий документов, связанных с работой (в соответствии со ст. 62 ТК РФ), на бумажном носителе или в форме электронного документа. Срок предоставления бумаг – три рабочих дня со дня получения заявления от сотрудника.

Дистанционная или надомная?

Под надомной работой подразумевается ручной труд, который осуществляет сотрудник по месту жительства. К такой занятости могут привлекаться члены его семьи, однако трудовые отношения между ними и работодателем не возникают. Результат такого труда чаще всего материален. Регламентируется такой режим работы главой 49 ТК РФ.

Дистанционная работа к месту проживания сотрудника не привязана. Она может выполняться в любом месте, но вне места расположения работодателя и стационарного рабочего места сотрудника. Выполняется такая работа с использованием информационно-коммуникационных сетей, в том числе Интернета, и средств связи. Это позволяет определить факт выполнения заданий и взаимодействия с работодателем. Результатом такой работы чаще всего служит предмет интеллектуальной деятельности или нематериальный объект (отчетность, проведенные консультации, анализ информации и т. п.).

Будьте внимательны при оформлении трудовых отношений с указанными категориями сотрудников, так как соответствующие виды работ регулируются разными положениями ТК РФ.

Причина перевода

Место работы – одно из основных условий трудового договора, которое можно поменять лишь при получении письменного согласия от сотрудника. По инициативе работодателя и без наличия согласия сотрудника изменить это условие рабочего контракта можно либо в исключительных случаях, указанных выше, либо при изменении организационных или технологических условий труда.

Если перевод на дистанционную работу связан с угрозой жизни или условиям жизни населения, то работодателю необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт с указанием следующей информации: причина и срок перевода; список сотрудников, временно переведенных на «удаленку»; порядок организации труда дистанционных сотрудников; порядок обеспечения всеми необходимыми средствами для выполнения работы дистанционно.

Если причина перевода – изменение организационных или технологических условий труда, то не позднее чем за два месяца необходимо уведомить сотрудника о таком решении в письменной форме с указанием причины его перевода на дистанционную работу. В случае, если сотрудник отказывается трудиться удаленно, работодатель обязан предложить ему другую имеющуюся в компании вакантную должность. При отсутствии указанной работы или отказе сотрудника от предложенной должности трудовые отношения можно завершить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Если работодатель переведет сотрудника на «дистанционку» по причинам, не указанным выше, то его могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Порядок оформления

Если вы перевели своих сотрудников на удаленный режим работы в период возникновения коронавирусной инфекции весной 2020 года, то сейчас стоит определиться, в каком формате такие сотрудники будут работать дальше. Вне зависимости от выбранного режима необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору и ознакомить с ним сотрудников.

С момента вступления в силу новых изменений работодатель может прописать в трудовом договоре такие условия работы дистанционщика, как:

• режим рабочего времени;
• оплата труда;
• продолжительность и периодичность выполнения трудовых функций;
• условия и порядок вызова удаленного сотрудника в офис для выполнения работы на территории компании;
• порядок передачи результатов работы и отчета о ней (по запросу работодателя).

Правила предоставления отпуска сотруднику, работающему на постоянном режиме дистанционной работы, определяются в общем порядке, если «дистанционка» временная – по правилам главы 19 ТК РФ. Время взаимодействия дистанционного сотрудника с работодателем включается в рабочее, это означает, что если руководитель или коллеги специалиста будут связываться с ним по трудовым вопросам во время его отдыха, то такое время будет включено в рабочее. И наконец, на дистанционных сотрудников распространяются нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

Организация перехода

Для того, чтобы сотрудник смог выполнять свою работу, компания должна обеспечить его соответствующими инструментами и оборудованием: компьютерной техникой, программными средствами, мобильной связью, подключением к Интернету, расходными материалами и канцелярскими товарами, если они необходимы для выполнения трудовых обязанностей (бумага, картриджи для печати и т. д.). Сделать это можно двумя способами.

Первый способ предполагает, что компания сама предоставит уже имеющиеся у работодателя технические средства либо закупит их недостающие компоненты и передаст в пользование сотруднику. При этом способе все технические ресурсы будут числиться на балансе компании. Очень важно закрепить порядок их передачи во внутренних ЛНА, обеспечить сохранность таких средств и удостовериться, что передаваемая техника, как и другие средства, будет использоваться сотрудником по назначению.

Второй способ – это использование сотрудником личного имущества для работы. В этом случае оборудование – собственность сотрудника, поэтому работодателю нет необходимости обеспечивать сохранность и контроль обозначенных средств.

Работать со своего компьютера сотрудник сможет лишь с согласия или с ведома компании. И если две стороны согласны взаимодействовать подобным образом, то у работодателя возникает обязанность компенсировать расходы за использование дистанционным сотрудником своего имущества.

Каких-либо ограничений законодательство на этот счет не устанавливает.

Например, таких сумм может быть две. Первая устанавливается в случае, если сотрудник использует имущество компании (ведь несмотря на то, что техника собственностью сотрудника не является, есть другие расходы, которые работодатель может компенсировать по своей инициативе: электричество, связь, Интернет и т. д.). Вторая – это компенсация за пользование личным имуществом сотрудника и его дополнительные расходы.

Также при составлении документов рекомендуется учесть следующее.

Определите срок, в течение которого сотрудник будет получать компенсационную выплату. Старайтесь этот период не пропускать, иначе компания рискует получить штраф в размере 1/150 ключевой ставки Центрального банка РФ от невыплаченных сумм за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

Продублируйте конкретную сумму компенсации в дополнительном соглашении с каждым сотрудником либо сделайте отсылку к пункту Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) о ее размере во избежание конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами.

Предусмотрите наличие обстоятельств, которые могут уменьшить размер компенсационной выплаты. Например, если такая выплата установлена в фиксированном размере, а ваш сотрудник находится на больничном или в отпуске, то компания может заплатить 50% от установленной суммы. Только не забудьте это условие также указать в документах.

Порядок возмещения

Налогообложение расходов

Компенсация за использование личного имущества в работе – одно из требований законодательства. Условие о ее выплате необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Сумму компенсации компании имеют право учесть в расходах на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ.

Одновременно с этим Минфин России допускает учет такой компенсации в составе прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Для этого необходимо иметь соответствующие подтверждающие документы и внимательно прописывать условия организации дистанционной работы в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, о чем напомнили Минфин России в письмах от 6 ноября 2020 года № 03-04-06/96913, от 4 февраля 2020 года № 03-03-06/1/6672, а также ФНС России в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705. В противном случае компании могут грозить споры с контролирующими органами и финансовые риски.