Как учитывать расходы на оплату проезда работников при ЕСХН?

Министерство финансов РФ в письме от 16.11.2020 №03-11-11/99589 разъяснило, как предприятию правильно учитывать затраты на проезд сотрудников к месту работы и обратно при ЕСХН.

Законодательная база

При ЕСХН разрешается уменьшать базу по налогам за счет расходов, перечень которых приводится в пункте 2 статьи 346.5 НК РФ. Там, в частности, значатся расходы на оплату труда работников, которые являются штатными и заключили трудовые договора. Список таких расходов аналогичен затратам, которые признаются при определении базы по налогу на прибыль. Они указаны в статье 255 НК РФ.

Среди них – затраты работодателя, предусмотренные трудовыми и коллективными договорами, а также нормативно-правовыми актами. Подобные расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально.

Расходы на проезд

В число расходов на оплату труда не входят затраты, упомянутые в статье 270 НК РФ. Там же есть и расходы на проезд работников к месту работы и обратно, не предусмотренные трудовым договором. При этом неважно, какой транспорт используют сотрудники организации – ведомственный, общего пользования или специальные маршруты.

Минфин отмечает, что работодатель может признавать такие расходы, если в трудовых договорах будет зафиксировано, что они являются частью системы оплаты труда. Это позволит определить конкретный размер доходов каждого из сотрудников. В противном случае затраты организации на проезд по сути считаются социальными выплатами.

Таким образом, недостаточно, чтобы в трудовых договорах с работниками было указание на оплату стоимости проезда. Также необходимо, чтобы эти расходы не имели социального характера и не входили в число других мер соцподдержки, перечисленных в договоре.

Если у оплаты проезда социальный характер, ее нельзя учесть при начислении ЕСХН, даже если она предусмотрена трудовым договором. Кроме того, если не определен размер дохода каждого работника при оплате проезда, эти расходы нельзя отнести к оплате труда или к какой-нибудь другой категории расходов.

Есть и дополнительное условие, при котором разрешается учитывать расходы на проезд работников. По мнению Минфина, эти затраты учитываются, если они обусловлены технологическими особенностями производства и труднодоступностью предприятия, а работники не имеют возможности добираться общественным транспортом. Все эти расходы должны быть необходимы для деятельности, направленной на получение дохода.