Как учесть подписку на журналы для бухгалтерии

Учитывая огромный объем информации, которым должен владеть бухгалтер и ежегодные масштабные изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, без подписки на профессиональную прессу довольно сложно исполнять все новые нормы законодательства. А ошибка бухгалтера – это тысячные штрафы.

Свободная информация в интернете, дает только общие представления о проблемах, часто за шокирующими заголовками нет никакого смысла. Кроме того, информации в сети стало слишком много, из-за чего на поиски и проверку достоверности уходят часы. Многие сайты, которые размещают бухгалтерскую информацию для повышения посещаемости и последующей продажи собранной аудитории рекламодателям, до сих пор вместо СФР указывают несуществующие ПФР и ФСС.

На рынке бухгалтерской информации представлено множество изданий как печатных, так и электронных; справочные и информационные системы; рассылки и справочники. 

На наш взгляд, оптимальным бухгалтерским изданием является электронная энциклопедия, она «не раздувается» до бесконечности, как СПС, не накапливает архивы и не шокирует громкими заголовками. Это всегда хорошая структура, короткий и точный ответ на «рабочий» вопрос. 

Практическая энциклопедия бухгалтера 

В любом случае, что выбрать решаете вы. Журнал или энциклопедию, печатный вариант или электронный, комплект разных изданий, разных форматов. Если вы предпочитаете прессу всяким базам данных, бухгалтерские журналы смотрите здесь. 

Почти всегда вы можете учесть затраты на подписку в расходах компании. 

Учет расходов на подписку на ОСНО

В налоговой базе по прибыли на основании статьи 264 НК РФ можно учесть профессиональные издания, которые нужны для производственной деятельности или в управленческих целях. Способ учета зависит от формата издания: печатное или электронное.

Подписка на печатные издания

Оформить подписку на печатные газеты или журналы можно на почте или напрямую через издательство.

В первом случае подписка оплачивается на почте, а во втором – фирма перечисляет деньги за подписку со своего расчетного счета непосредственно в издательство. Во обоих случаях, это предоплата.

Суммы, перечисленные за подписку на печатные издания, нужно учитывать в бухучете в составе дебиторской задолженности в качестве выданных авансов на счете 60, субсчете «Авансы выданные».

Далее, в периоде действия подписки, ежемесячно списывать равными частями в расходы.

При распространении по подписке журналов, передаваемых подписчикам ежемесячно, счета-фактуры должны выставляться ежемесячно (письмо Минфина от 6 апреля 2011 г. № 03-07-09/07).

Входной НДС на подписку можно поставить к вычету в обычном порядке на основании полученного счета-фактуры ( пп. 1 п. 2, п. 4 ст. 170 НК РФ, а также п. 1, 1.1 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина от 5 октября 2011 г. № 03-07-11/261).

Схема проводок такая (ежемесячно):

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– отражена стоимость журнала, газеты или другого печатного издания;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с поставщиками»

– учтен НДС;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с поставщиками» КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»

– зачтен аванс;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– принят к вычету НДС на основании счета-фактуры издательства.

Затраты организации на подписку на газеты и журналы, тематика которых связана с ее деятельностью, могут быть признаны в налоговом учете как прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы отражаются по мере получения печатных изданий, а по ежедневным газетам и еженедельным изданиям - в последний день месяца или квартала на основании закрывающих документов (п. 1, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Подписка на электронные издания

Вариантов учета подписки на электронные издания существует несколько.

Вариант 1

Подписка на электронное периодическое издание может учитываться по схеме «печатной» подписки. Она описана выше.

Вариант 2

Если издательство выдает подписчику комплект «закрывающих» документов сразу после передачи ему кода доступа или пароля в электронному изданию, а подписка оформлена на несколько месяцев, в бухучете можно использовать счет 97 «Расходы будущих периодов» и учитывать стоимость подписки в расходах равномерно. Так же, равномерно, в течение срока действия подписки, нужно учитывать затраты в налоговом учете.

НДС можно принять к вычету единовременно, поскольку у подписчика в этом случае имеются и акт (накладная) на получение кода доступа, и отгрузочный счет-фактура (подписка должны быть отражена в бухучете (принята к учету)).

Вариант 3

Подписка может быть оформлена в виде двустороннего договора оказания информационных услуг с предоставлением экземпляра издания в электронном виде.

В этом случае в прочих расходах по налогу на прибыль эти услуги можно учесть на основании подпункта 14 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Вариант 4

Наконец, имеется еще вариант оформления электронной подписки - заключение с издательством лицензионного договора, по которому подписчику на определенный срок передаются неисключительные права на пользование электронными базами данных и иными ресурсами издательства. А большинство бухгалтерских изданий и информационные системы относятся к базам данных.

В бухучете результаты интеллектуальной деятельности, приобретенные на основании лицензионных договоров для использования в деятельности фирмы, относятся к НМА (п. 6 ФСБУ 14/2022).

Подпункт 26 пункта 1 статьи 264 НК РФ прямо разрешает учитывать в составе прочих расходов в налоговой базе по прибыли затраты на приобретение программ для ЭВМ и баз данных.

Вместе с тем может сложиться такая ситуация.

Пунктом 7 ФСБУ 14/2022 введено требование установить лимит первоначальной стоимости, при соответствии которому объект включается в состав НМА.

Активы, характеризующиеся признаками, установленными для НМА, но имеющие незначительную стоимость за единицу, в бухучете считаются малоценными объектами (см. информационное сообщение Минфина от 18 июля 2022 г. № ИС-учет-40). Их списывают в расходы.

Таким образом, оплату подписки на электронные издания, которая меньше установленного лимита, в бухучете списывают в расходы, и для их равномерного списания можно также применять счет 97.

Что касается налога на прибыль, то неисключительные права также учитываются в составе косвенных (прочих) расходов в течение срока лицензии (п. 3 ст. 257 НК РФ, подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Учет расходов на подписку на УСН

Минфин считает, что расходы на подписку на печатные издания при УСН учитывать нельзя (письмо Минфина от 15 февраля 2020 г. № 03-11-06/2/39411).

Но есть иные варианты оформления подписки на профессиональную прессу.

Например, журналы можно выписать на имя бухгалтера, затем выплатить ему компенсацию за использование личного имущества в служебных целях. Причем учесть выплату можно в составе расходов на оплату труда. Ни НДФЛ, ни взносы во внебюджетные фонды с нее не платят.

Размер компенсации, разумеется, не должен превышать стоимости подписки. А подтвердить эту стоимость должны оплаченные сотрудником квитанции на подписку.

Если оформлена подписка на электронные издания по лицензионному договору о передаче неисключительных прав, электронное издание можно отнести к покупке ПО, баз данных, их обновлению.

Бухгалтерия.ру