Как списать дебиторскую задолженность на УСН

Дебиторская задолженность образуется, когда одна сторона сделки выполнила свои обязательства по договору, а другая - еще нет. Например, образовались долги за поставленные товары, оказанные услуги; получены авансы в счет будущих поставок; выданы подотчетные суммы; есть незачтенные доли в уставном капитале.

Признаки признания задолженности безнадежной для УСН

Организации, работающие на УСН, обязаны списывать безнадежную задолженность согласно п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного Минфином РФ от 29 июля 1998 года №34.

Основными признаками, позволяющими классифицировать задолженность как безнадежную, являются:

1. Истечение срока исковой давности. Общий срок давности составляет три года с момента появления долга или последнего документального подтверждения (ст. 196 ГК РФ). Если должник признал долг или были предприняты другие действия, срок давности начинается заново. Общий срок давности не может превышать десяти лет с момента нарушения права.
2. Ликвидация должника или прекращение деятельности. Если организация или предприниматель прекратили свою деятельность, задолженность признается безнадежной с момента внесения записи в государственный реестр (ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Однако, если ликвидация прошла по другим причинам (например, недостоверность данных), задолженность не считается безнадежной.
3. Окончание исполнительного производства. Постановление судебного пристава-исполнителя об окончании дела из-за невозможности взыскания также квалифицируется как признак безнадежной задолженности.

Процедура списания дебиторской задолженности при УСН в 2025 году

Процесс списания задолженности включает несколько последовательных шагов:

Шаг 1. Инвентаризация задолженностей

Рекомендуется проводить инвентаризацию дебиторской задолженности не только раз в год перед составлением годовой отчетности, но и ежеквартально. С 2025 года порядок инвентаризации регулируется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Инвентаризация расчетов (как и любая другая) проводится по приказу руководителя, в котором указываются участки проверки, сроки и утверждаются члены комиссии.

По итогам составляется Акт инвентаризации расчетов. Он содержит информацию о номерах счетов бухгалтерского учета, а также отражает разделение задолженности на подтвержденную, неподтвержденную и с истекшим сроком исковой давности. Как правило, развернутая информация о дебиторах и кредиторах, а также конкретные суммы задолженностей приводится в приложении к акту.

Затем проводятся сверки расчетов с дебиторами, к документам прилагаются договоры, накладные, акты приема-передачи, платежные поручения и другие подтверждающие бумаги. На основании этих документов руководитель принимает решение о списании задолженности.

Шаг 2. Подготовка служебной записки

Для руководителя компании рекомендуется составлять служебную записку, например, от начальника финансового или юридического подразделения. Записка содержит обоснование необходимости списания задолженности и служит основанием для последующего издания приказа.

Шаг 3. Приказ о списании задолженности

Приказ о списании безнадежной задолженности издается на основании служебной записки и подписывается руководителем компании. Типовая формулировка приказа выглядит следующим образом:

«На основании результатов инвентаризации расчетов за девять месяцев 2025 года и служебной записки начальника юридического отдела Капитонова И. И. от 11 октября 2025 года списать дебиторскую задолженность ООО "Квартет" в размере 20 000 рублей как безнадежную».

По задолженностям, которые не признаны безнадежными и не подлежат списанию, приказ издавать не нужно.

В бухгалтерском учете на УСН возможна регистрация задолженности либо за счет резерва, либо напрямую в составе прочих расходов.

Что касается налогового учета, то при УСН «доходы минус расходы» списание безнадежной задолженности не влияет на расчет налога, так как такие расходы не указаны в закрытом списке пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

На УСН «доходы» списание подобной задолженности не предусмотрено.

Шаг 4. Оформление списания в учете

После проведения инвентаризации и издания приказа о списании оформляется бухгалтерская справка. Дополнительно собираются документы по сделке с должником: договоры, накладные, платежные поручения и т.д. Если срок исковой давности прерывался, прилагаются акты сверки или письма.

Результат инвентаризации фиксируется в бухгалтерской отчетности того периода, в котором она проведена.

Проводки в бухгалтерском учете при списании дебиторской задолженности при УСН:

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (71, 73, 76 и т.д.) - если задолженность списывается за счет резерва по сомнительным долгам.

Если резерва недостаточно или он не формировался, задолженность списывается в состав внереализационных расходов.

После списания задолженность учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет.

Автор. Е.Грицак

Бухгалтерия.ру