Как сократить потери, если командировка «пошла не по плану»

Что нужно сделать при сокращении срока командировки

Когда срок командировки сократили, нужно оформить приказ с указанием причины и новых сроков поездки.

Исходный приказ о командировке нужно сохранить, чтобы можно было объяснить, почему сотруднику пришлось менять билеты и раньше времени покидать место командировки.

Новый приказ послужит обоснованием для дополнительных расходов, возникших в связи с изменением срока командировки. В нем нужно отразить следующее.

1. Причина, по которой срок командировки меняется.
2. Установить новые сроки командировки.
3. Аннулировать бронирование номера в гостинице в соответствии с новыми сроками командировки.
4. Если гостиница взяла с работника штраф за сокращение срока пользования номером либо он бронировал номер по невозмещаемому тарифу, на основании нового приказа обе суммы можно учесть в расходах.
5. Возврат и переоформление билетов на другую дату. Если обратный билет был возвратным, то плату перевозчику за его переоформление на другую дату можно будет учесть в расходах.
   
   Доплату разницы в тарифах тоже можно будет учесть, при этом безопаснее будет прописать в новом приказе разрешение на обратный перелет любым классом.
   
   Если у сотрудника был невозвратный билет, в расходы пойдут стоимость этого билета за вычетом возвращенных сервисных и аэропортовых сборов и стоимость нового обратного билета. 
6. Пересчет суточных по фактической продолжительности поездки.

Излишек первоначально выданных суточных работник должен вернуть.

Если директор решил выдать суточные в полном размере, в расходы эти суммы лучше не включать.

Замена обратного билета

Сотрудник мог возвратиться из командировки не тем транспортом, которым планировалось, а другим. Это может быть связано с действиями авиакомпании.

Роспотребнадзор в своем сообщении еще от 24 февраля 2022 г. сообщил, что в случае отмены или задержки рейса, изменения маршрута перевозки либо выполнения рейса не по расписанию пассажир имеет право на возврат уплаченной за воздушную перевозку провозной платы.

Пассажиры отмененных рейсов могут вернуть деньги за билеты либо обменять билеты на другие даты.

Для этого необходимо обратиться к авиаперевозчику или организации, у которой приобретались билеты, и подать соответствующее заявление.

Затраты на несостоявшийся авиаперелет учесть не получится. Но если сотрудник оформил заявление в адрес перевозчика, то в расходы можно будет списать комиссию за возврат билета.

А фактические расходы на обратный проезд другим транспортом можно включить в состав командировочных расходов в обычном порядке.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить подтверждающие проезд документы и объяснительную записку о замене вида транспорта при возвращении из командировки. На ней должна быть виза директора о согласовании непредвиденных расходов.

Если командировка не состоялась

Затраты по несостоявшейся по уважительным причинам командировке командировочными не считаются, поскольку служебной поездки не было. Минфин рекомендует отражать такие затраты как убытки, то есть включать их во внереализационные расходы, но при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ (см. письмо от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766).

Как вариант, можно отразить эти суммы как прочие расходы: перечень таких расходов является открытым (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Подключите бератор - работать будет проще! А еще у нас действуют большие скидки. Переходите и узнавайте подробности.

Подписаться на бератор