Как сэкономить время бухгалтера и увеличить прибыль компании?

01.07.2020 распечатать

Перегруженный бухгалтер, который увязает в текущих делах, не может сходить в отпуск, работает по 10-12 часов в день и постоянно «тушит пожары», героически разгребая аврал – увы, привычная картина. Многие даже поощряют такой темп работы, мол, вот это человек выкладывается, значит, работает на славу.

На самом деле – нет. Такой бухгалтер работает на истощение и выгорание, его концентрация и трудоспособность снижается, он допускает все больше ошибок. И, самое главное, он настолько погряз в трясине текучки, что его не хватает на стратегические задачи. В измотанном состоянии бухгалтер не сможет заняться вопросами налоговой оптимизации, автоматизации бухгалтерского учета, повышением собственной квалификации и поиском путей экономии для компании.

А ведь эти задачи – половина успеха любой фирмы. Бухгалтер, который уделяет хотя бы 1-2 часа в день стратегическим задачам, стоит целого штата. Но вместо этого доблестная бухгалтерия продолжает «тушить пожары», которых можно было бы избежать. Давайте вместе посмотрим, куда утекает время бухгалтера, и как этого можно было бы избежать. Мы приготовили для вас конкретные рекомендации и наводки на полезные инструменты.

Куда уходит время бухгалтера?

Если бухгалтер не распивает чаи с коллегами, не висит на телефоне и не «шабашит» на другую фирму прямо на рабочем месте, можно подумать, что он всегда при деле, так что полезное время выкроить негде. Это самая частая ошибка: если рабочее время занято работой – значит, ничего не поделаешь. Три раза нет. Поделать можно, потому что в подавляющем большинстве случаев корень всех зол кроется в том, что трудочасы бухгалтера заняты не стратегическими задачами, а кучей мелких дел, которые безболезненно можно делегировать, автоматизировать или вовсе отмести.

Давайте взглянем на 6 главных пожирателей времени бухгалтера, а в следующих разделах разберемся, как с ними бороться.

Пожиратель 1. Рутина

Ввод первичной документации, проверка ошибок, контроль контрагентов, ручная подготовка отчетности, подписание документов, взаимодействие с налоговой и с банками – все это важные задачи, но чаще всего они выполняются «ручками», и на это уходит целая прорва времени. Лучше один раз потратить час-другой на поиск решений автоматизации (мы разберем их в следующем разделе), чем сливать сотни и тысячи рабочих часов на то, что можно сделать в пару кликов.

Пожиратель 2. Совещания

«Как тратить меньше времени на совещания? Давайте посовещаемся на эту тему!». Как показывает практика, бухгалтера зовут на все совещания, но реально он нужен на 2 из 10. И все равно человек отсиживает каждое, потому что «вдруг надо будет уточнить цифры или посоветоваться»?

Говорят, люди уже изобрели телефон и даже скайп, по которому всегда можно связаться с бухгалтером, если он вдруг понадобится в ходе совещания. В остальном лучше оставить человека в покое и дать ему поработать.

Пожиратель 3. Выбивание документов

Если сложить все время за год, которое тратит бухгалтер, чтобы собрать акты, договоры, счета-фактуры, авансовые отчеты, табели и прочие «бумажки» с сотрудников других отделов, получился бы полноценный отпуск.

Пожиратель 4. Поиск и исправление ошибок

Первое правило бухгалтера: «Проверь. Потом перепроверь. И еще раз – свежим взглядом». Чем больше человек имеет доступ к финансовым документам компании, тем выше вероятность ошибки. И бухгалтер частенько сливает свои трудочасы в яму бесконечных перепроверок и правок.

Пожиратель 5. Обучение сотрудников

«А как заполнять вот эту строчку в табеле?», «Посмотрите, я правильно авансовый отчет оформил?», «А вы не подскажете, вот тут как верно?». И еще тысяча вопросов от сотрудников, которые повторяются уже в сотый раз. Да, менеджер отдела продаж не должен шарить в бухучете, и не обязан запоминать все эти сложные формы. Но разве обязательно обучать его каждый месяц?

Пожиратель 6. «Война» с 1С

«Я ничего не нажимала, оно само все пропало». Проблемы с 1С – не редкость: то сотрудник что-то подзабыл, то обновление выкатили, то мистические глюки. Даже при всей своей стабильности 1С может «чудить», и на решение этих проблем тоже тратится немало времени.

Совет из практики: карта дня.

Мы рассмотрели самые распространенные «черные дыры», в которые утекает время, но в каждом конкретном случае могут обнаружиться и другие пожиратели. Чтобы узнать точно, советуем вам попробовать карту дня. Ее может заполнять сам бухгалтер или человек со стороны (другой сотрудник или приглашенный эксперт). Смысл в том, чтобы в течение дня фиксировать все задачи, которые решает сотрудник, и записывать количество времени, которое ушло на их решение. В идеале нужно сделать не одну, а несколько карт, так результаты будут более показательными.

Скиньте рутину на роботов: 5 примеров автоматизации

К автоматизации у нас относятся с большим сомнением, потому что многим кажется, что это долго, дорого и сложно. На самом деле, есть множество простых решений, которые можно применить в пару кликов, и начать получать с них профит сразу же, а не ждать разработчика или программиста. Давайте взглянем на несколько примеров автоматизации, которые можно внедрить прямо сейчас.

1. Ввод первички.

Одна из самых затратных по времени задач – ввод первичной документации. И именно в ней бухгалтеры чаще всего допускают ошибки, которые потом могут оказаться критичными и потребуют серьезных исправлений.

Совет из практики.

Автоматизировать ввод первичной документации при помощи сервиса Fasta: с ним вы потратите 10-15 минут вместо привычной вилки от 1 до 5 часов.Для проверки контрагентов используйте сервис 1С:Контрагент.

2. Электронная отчетность.

Сдача отчетности может сожрать немало времени. Пока все подготовишь, пока проверишь, пока отправишь – уже и домой пора идти.

Совет из практики.

Сервис 1С:Отчетность позволяет формировать и отправлять отчеты напрямую из 1С.

3. Обмен документами с контрагентами и банком

Документооборот между компаниями и банками – настоящая головная боль и еще один участок, который требует повышенного внимания, потому что на нем может встретиться множество ошибок. А, как мы помним, ошибаться бухгалтеру не стоит, чтобы не потратить на исправление ляпов в три раза больше времени.

Совет из практики.

Существуют отличные сервисы 1С:Сверка для контрагентов и 1С:ДиректБанк для отправки документов в банк напрямую из 1С.

4. Проверка контрагента

Перед тем, как заключать новую сделку, любая компания тщательно проверяет контрагента, если не хочет потом отвечать перед налоговой за «недостаточную осмотрительность» – ведь наказывать стали не только мошенников, но и тех, кто с ними сотрудничает. На тщательную проверку может уйти от 3-4 часов до нескольких дней.

Совет из практики.

Для проверки контрагентов используйте сервис 1С:Контрагент.

5. Проверка ошибок и правильности оформления документов.

Проверять вручную – настоящая мука. Для этого нужна предельная концентрация, в состоянии которой любой живой человек может продержаться совсем недолго. В среднем это значение составляет не более 25 минут, потом концентрация снижается, внимание рассеивается, и показатели резко идут на спад. Когда говорят «глаз замылился» – это как раз об этом процессе пикирующего снижения. О какой проверке ошибок может идти речь в таком состоянии? Так что автоматизировать проверку ошибок – отличная идея.

Совет из практики.

Попробуйте сервис Sauri, в нем множество встроенных помощников бухгалтера, и он отлично справится с задачей проверки. Вот у кого глаз точно не замылится.

Мы рассказали об автоматизации самых затратных по времени процессов, но это не значит, что на этом возможности передачи дел «роботам» заканчиваются. Вы можете самостоятельно познакомиться с сервисами 1С в Маркете42 и выбрать те решения, которые подходят именно вам. Удобно то, что любой сервис оформляется по подписке, то есть каждый можно протестировать и в любой момент отключить, если продукт не подошел.

Другие способы выкроить время

Не автоматизацией единой. Можно освободить несколько свободных часов в день, если грамотно изменить правила работы и для бухгалтера, и для других сотрудников.

1. Организационные решения

Первое, что нужно сделать, чтобы без затрат увеличить количество свободного времени бухгалтера – ввести несколько новых правил в работу организации:

  • Отменить обязательное участие бухгалтера в каждом совещании, вызывать его только при необходимости, предпочтительно – по телефону или по конференц-связи.
  • Разработать инструкции для сотрудников по правилам заполнения форм, которые они подают в бухгалтерию. Разместить эти инструкции на сервере в общем доступе.
  • Если в компании есть штат бухгалтерии, то передать всю текучку бухгалтерам, ввести показатели эффективности и премии за успешное выполнение (например, обозначить предельно допустимое количество ошибок, четкие сроки сдачи и т.д.).

2. Работа с документами

В бумажной работе тоже стоит ввести ряд четких правил, чтобы раз и навсегда искоренить пожары и авралы:

  • Завести журнал сдачи первичной документации. Назначить ответственных по отделам и предельные сроки, указанные с запасом для бухгалтера. При необходимости – ввести штрафы.
  • Снять подписание части документации с главного бухгалтера и передать рядовым сотрудникам.
  • По максимуму отказаться от бумажных носителей и передавать документацию и отчетность в электронном виде.

3. Облачная 1С

Еще одно отличное решение для упрощения жизни бухгалтеру – облачная 1С, которую он сможет использовать не только на рабочем месте, но и из дома, и даже с мобильного телефона. Это особенно пригодится, когда придется посидеть в очереди в налоговую или в ПФР.

Другая полезная особенность облака – легкость настройки разграничения прав доступа. Это гарантирует бухгалтеру, что никто из сотрудников, имеющих доступ к 1С, не «прорвется» в важные документы и не натворит там дел, которые потом придется исправлять.

А еще к облаку «прилагается» техническая поддержка и консультанты 1С, которые помогут оперативно и грамотно разобраться с любой возникшей проблемой в программе. Не придется вызывать и ждать программиста 1С или до бесконечности «гуглить» решение проблемы силами бухгалтера.

4. «Принудительные» перерывы и отпуска

В нашей культуре к трудоголикам относятся с одобрением и даже уважением, но хитрость в том, что человек, который перерабатывает, быстро выгорает и теряет свою трудоспособность. Так что либо бухгалтеру, либо его руководителю стоит серьезно отнестись к вопросу отдыха сотрудников бухгалтерии, отправлять их в отпуск и делать короткие перерывы в работе, особенно в те дни, когда готовятся отчетные документы.

Главное, помнить, что бухгалтер, сгорающий в огне аврала, не герой, а человек, у которого есть проблемы с организацией труда. Либо слишком много возложено на одного сотрудника, либо его обязанности определены неверно. Ответственность в равной степени лежит и на нем, и на его руководителе. Но не надо искать виноватых, куда важнее разобраться в ситуации и организовать труд бухгалтера таким образом, чтобы и он сам работал эффективно, и приносил максимальную пользу компании.

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.