Как работать с самозанятыми и не платить штрафы?

erid: 2SDnjeuGfTF

Налоговая взялась за самозанятых

Проверки организаций на предмет нелегальной занятости участились в связи с увеличением пользователей НПД (налога на профессиональный доход). В 2023 году рост самозанятых составил 39%: с 6,6 миллиона до 9,3 миллиона человек.

В зоне риска компании, работающие в сфере дизайна, IT, логистики, оптовой торговли и услуг и нанимающие внешних исполнителей, сообщает издание «Ведомости».

По информации журналистов, Федеральная налоговая служба (ФНС) использует специальную систему, которая анализирует свыше 20 критериев работы организации. Также ведомство изучает чеки самозанятых и при обнаружении повторяющегося покупателя инициирует его проверку.

С 1 января текущего года вступил в силу Федеральный закон от 12.12.2023 №565-ФЗ «О занятости населения в РФ», который включает работу региональных межведомственных комиссий по противодействию нелегальной занятости, в том числе прикрытию трудовых отношений гражданско-правовыми договорами. С 1 марта 2024 году у комиссии появилось право запрашивать у ФНС сведения о работодателях, которые подозреваются в использовании нелегальной занятости.

Как налоговая вычисляет подмену трудовых отношений

По закону (см. Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ.) самозанятые не являются наемными работниками и не имеют работодателя. Когда компании маскируют трудовые отношения самозанятостью, они тем самым минимизируют свои обязательства по уплате страховых взносов, а также не исполняют обязанности по удержанию и перечислению НДФЛ (налога на доходы физических лиц) в пользу государства.

В письме ФНС России от 15 апреля 2022 года N ЕА-4-15/4674 «О направлении информации по проведению мероприятий налогового контроля по НПД» содержится перечень признаков наличия трудовых отношений с самозанятым.

Проверяющие органы тщательно анализируют договор между исполнителем и заказчиком, обращая внимание на следующие пункты:

• в договоре указывается работа определенного рода, а не разовые задания от заказчика;
• отсутствует указание конкретного объема работ;
• установлена фиксированная ежемесячная сумма оплаты труда и размер вознаграждения не меняется в течение календарного года;
• договор носит не разовый, а системный характер (заключен на год или же до окончания календарного года);
• в договоре предусмотрено подчинение работника внутреннему трудовому распорядку и выполнение им распоряжений работодателя, а также указана дисциплинарная ответственность за ненадлежащее выполнение этих распоряжений;
• исполнитель работ несет материальную ответственность за выполнение распоряжений начальства, а работодатель осуществляет контроль за этим процессом;
• работодатель обеспечивает сотрудника необходимыми условиями труда.

Договор между исполнителем и заказчиком не единственный документ, который проверяет налоговая. Подтвердить или опровергнуть трудовые отношения могут следующие типы документации:

• Кадровые документы. К ним относятся: графики работы и отпусков, командировочные документы, договоры о материальной ответственности, приказы о возложении обязанностей по обеспечению пожарной безопасности и т.д.
• Зарплатные документы. Это могут быть расчетные листы о начислении заработной платы, ведомости о выдаче денежных средств, сведения о перечислении денег на банковскую карту.
• Первичные документы. Товарные накладные, подписанные физическим лицом, акты о выполненных работ, заявки на перевозку товаров или грузов, счета-фактуры, копии кассовых книг о полученной выручке, а также путевые листы.
•  Документы контроля за дисциплиной труда. Например, пропуск на территорию офиса или предприятия работодателя.
• Документы по охране труда. Записи в журнале регистрации и о проведении инструктажа на рабочем месте, удостоверение о проверке знаний требований охраны труды, направление работника на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра, карта специальной оценки условий труда.

Есть и другие «красные флаги» для проверяющих органов:

• Условием заключения договора с физическим лицом стала его регистрация в качестве самозанятого/индивидуального предпринимателя. После прекращения получения выплат от работодателя физлицо завершило свою деятельность в качестве самозанятого/индивидуального предпринимателя и снялось с учета.
• Физическое лицо находится в инфраструктурной зависимости от работодателя. Например, работает в офисе компании, пользуется ее инструментами или оборудованием. А также несет материальную ответственность за недостачу имущества.
• Одномоментная подача документов в налоговые органы по телекоммуникационным каналам (автоматизированная отчетность) или же по доверенности сотрудниками организации. Т. е. отчетность самозанятых в налоговые органы осуществляется работодателем (либо его представителем по доверенности) централизованно и/или в один и тот же календарный период.

Чем грозит нарушение закона?

Раньше некоторые работодатели использовали следующую схему: перевести сотрудника из наемного работника в статус самозанятого, чтобы снизить для себя налоговое бремя. Однако в настоящий момент закон запрещает работодателю оформлять отношения с самозанятым, который числился в его штате в последние два года. В такой ситуации специальный налоговый режим не применяется (пункт 8 часть 2 статьи 6 Закона N 422-ФЗ).

В случае выявления трудовых отношений гражданско-правовой договор будет переквалифицирован в трудовой. Сроки начала трудового договора будут установлены в соответствии со сроками начала ГПД, согласно части 4 статьи 19.1 ТК РФ. К этому моменту у работника, имевшего ранее статус самозанятого, накопятся не предоставленные работодателем ежегодные отпуска, больничные, доплата за вредность, за сверхурочный труд и другие социальные гарантии, которые работодатель должен возместить.

Нарушителю направляется письмо с уведомлением: на данном этапе многие работодатели признают вину и берут на себя все налоговые обязательства. Если же компания не идет на встречу, то инспекция проводит анализ документации, а также осуществляет камеральные и выездные проверки.

В случае выявления фактов теневой занятости работодатель привлекается к ответственности по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения. За данное нарушение ИП грозит ответственность в размере от 5 000 до 10 000 тысяч рублей, должностным лицам организации — от 10 000 до 20 000 тысяч рублей, организациям — от 50 000 до 100 000 тысяч рублей.

Также работодатель будет привлечен к ответственности по статье 123 НК РФ за неполное удержание и перечисление в бюджет сумм НДФЛ. Штраф составляет 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет.

За нелегальную занятость следует и другое наказание: включение в специальный открытый реестр недобросовестных работодателей. Согласно части 6 статьи 67 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ, соответствующий реестр появится в открытом доступе уже в следующем году.

Как автоматизировать работу и не платить штрафы?

Для удобного и быстрого удаленного подписания договоров, актов и других документов с самозанятыми воспользуйтесь сервисом EasyDocs. Процесс обмена документами в EasyDocs интуитивно понятный для всех сторон. Архив документов не потеряется, а сдача отчетности упростится.

Иногда бизнес выбирает работу с самозанятыми не для экономии на налогах, а в связи с более простым процессом документирования отношений и отчетности перед проверяющими органами. Использование кадрового электронного документооборота — хорошая альтернатива рискованной работе с самозанятым на постоянной основе. КЭДО делает процесс формирования, обмена и хранения документов прозрачным, контролируемым и безопасным.

Через платформу можно работать с любыми типами исполнителей, включая самозанятых, оформленных по договору ГПХ и трудовому договору, а также индивидуальных предпринимателей.

У сервиса EasyDocs есть расширение для 1С:Бухгалтерии. Попробуйте сервис бесплатно в течение 30 дней, чтобы самостоятельно убедиться в его простоте и эффективности!

Реклама. ИНН 5024181771

Бухгалтерия.ру