Как проходит пилотный проект по переводу кадрового учета в цифру?

Минтруд России решил продлить пилотный проект по электронному кадровому учету, сообщили в конце января «Известия».

В Минтруде отмечают (цитата по сайту «Известий»):

<..> обеспечить (компаниям) "бесшовный" переход от экспериментального ведения кадрового документооборота в электронном виде к постоянному ведению кадровых дел в таком формате.

В ходе эксперимента компании столкнулись с рядом сложностей, которые необходимо решить для дальнейшего масштабирования такого метода кадрового учета.

Напомним, пилотный проект должен был завершиться в конце марта текущего года, но из-за выявленных проблем тестирование метода продлили до конца июля этого года, сообщил Минтруд в выпущенном докладе по промежуточным результатам тестирования цифрового кадрового учета.

В эксперименте принимают участие преимущественно крупные компании, до начала зимы 2020 года был 171 работодатель, но в ведомстве приняли решение увеличить число организаций, сейчас их количество составляет 381. Суммарное количество сотрудников, которые работают в компаниях, участвующих в пилотном проекте, – более 900 000 человек.

Цифровые сложности

Одна из выявленных проблем заключается в отсутствии единых форматов документов в цифровом виде. Компании вынуждены самостоятельно их разрабатывать и внедрять.

Кроме этого не установлены правила хранения созданных электронных документов. Решение этого вопроса опять же оказалось в зоне ответственности предприятий. Бизнес сам разработал систему отметок в цифровом документе, подтверждающих юридическую силу электронной подписи, кроме того, нужно было выработать механизм защиты от внесения изменений в подписанные ЭЦП кадровые бумаги.

Еще одна выявленная сложность – сохранение юридической силы цифрового документа после истечения срока действия электронной подписи.

В Минтруде России «Известиям» сообщили (цитата по сайту «Известий»):

Эти проблемы выступают серьезным препятствием на пути внедрения эффективного электронного кадрового документооборота, так как работодатель может столкнуться с ситуацией, при которой не сможет подтвердить юридическую значимость подписанного документа.

Еще один блок проблем выявлен на сайте «Работа в России», которым могут пользоваться предприятия для ведения электронного кадрового учета в случае отсутствия собственной системы для этих целей. Оказалось, что на текущий момент в сервисе отсутствует ряд функций, необходимых для полноценного ведения кадрового учета, среди них: невозможность уволить сотрудника, можно только принять на работу; нет разделения полномочий для представителей компании, то есть все сотрудники кадровой или бухгалтерской службы получают доступ ко всем данным сервиса. Еще одна сложность: на текущий момент система «Работа в России» не предполагает функции подключения удаленных сотрудников. Вероятнее всего, в ближайшее время система будет доработана.

В заключение напомним, что основная цель пилотного проекта – проверить, насколько эффективно компании могут вести цифровой кадровый учет, а также внести изменения в законодательную базу. Цели пилотного проекта можно признать достигнутыми, осталось только дождаться устранения выявленных недостатков и вовлечения в цифровой кадровый учет большего количества работодателей, что будет актуально в условиях массового перехода компаний на удаленный режим работы.