Как правильно заполнить и сдать форму СЗВ-ТД

Что за форма СЗВ-ТД

Бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое. Сейчас при первом приеме на работу вам сразу заведут ЭТК — электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая останется лишь у тех, кто сам выбрал такой формат хранения информации о трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ).

Теперь кадровые данные о работниках поступают в Пенсионный фонд в электронном виде и хранятся в информационных ресурсах ПФР онлайн. А чтобы передать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников, работодатель заполняет форму СЗВ-ТД. По сути, СЗВ-ТД — это и есть электронная трудовая книжка.

Бланк и порядок заполнения СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019. С 1 июля 2021 года форму обновили. В СЗВ-ТД показывают информацию:

• работнике — его фамилию, имя, отчество, дату рождения и СНИЛС;
• месте работы;
• выполняемой трудовой функции;
• приеме и увольнении, переводе на другую работу;
• документах-основаниях и другие сведения.

Учитывать СЗВ-ТД в книге движения трудовых книжек не нужно. Это электронная трудовая, и в бумажных регистрах она не отражается.

Когда заполняют СЗВ-ТД

С 2020 года все работодатели подают в ПФР сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде. СЗВ-ТД заполняют (ст. 11 27-ФЗ от 01.04.1996) в следующих случаях:

1. При приеме на работу. Сведения в ПФР передают на следующий рабочий день после того, как оформили трудовой договор.

2. При увольнении с работы. Сведения отправляют на следующий рабочий день после того, как издали приказ.

3. При переходе на электронную трудовую книжку, переводе на другое постоянное место работы. Сведения формируют до 15 числа следующего месяца после кадровых мероприятий.

Если с работником в течение месяца не происходили кадровые изменения, не подавайте СЗВ-ТД. Если сотрудник ушел в отпуск за свой счет, об этом тоже не нужно отчитываться по форме СЗВ-ТД. Не формируют сведения о трудовой деятельности и на тех, кто работает по гражданско-правовым договорам.

Нужно ли заполнять при аннулировании трудового договора

Для приема на работу нужно заключить трудовой договор, для увольнения — расторгнуть соглашение и издать приказ (ст. 68, 84.1 ТК РФ). По правилам, трудовой договор вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем. Или же со дня допуска к работе.

Если работник не начал работать в положенный срок, работодатель может аннулировать трудовой договор. Такое соглашение считается незаключенным (ст. 61 ТК РФ). В результате трудовые отношения не возникают, и их нельзя прекратить по смыслу Трудового кодекса. Поэтому и СЗВ-ТД на такого работника подавать не нужно.

Как заполнить СЗВ-ТД

Сведения о трудовой деятельности подают в Пенсионный фонд по месту регистрации работодателя-страхователя. Обычно отчет заполняет бухгалтер или кадровик. Кто именно будет заниматься кадровой отчетностью, решает только работодатель, подтверждая свое решение приказом.

СЗВ-ТД подают в бумажном или электронном виде. Формат подачи зависит от численности работников:

• если в штате до 10 человек (включительно) — вы можете выбрать бумажный или электронный способ отчетности;
• если в штате больше 10 человек — подавайте СЗВ-ТД в электронном виде, отчитываться на бумаге нельзя.

Инструкция, как заполнить СЗВ-ТД:

1. Заполняем сведения о страхователе. В этом разделе указывается регистрационный номер в ПФР (в нем 12 цифр), наименование страхователя из учредительных документов, ИНН и КПП. Десятизначный ИНН прописывается в первых десяти знако-местах, а в двух последних надо поставить прочерк.

2. Если у страхователя есть правопреемник, заполните сведения о таком работодателе.

3. Впишите сведения о зарегистрированном лице. Нужны его фамилия, имя отчество, дата рождения и СНИЛС.

4. Отметьте, подано ли заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности. Эту часть заполняют, если сотрудник переходит на ЭТК или же оставляет бумажную трудовую. Укажите дату подачи заявления. Если нужно отменить сведения о заявлении, поставьте Х в поле «Признак отмены».

5. Заполните таблицу в разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Здесь нужно проставить порядковый номер кадрового события, его дату и само мероприятие — прием, увольнение, перевод и проч. Если застрахованный сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте код района в графе 4. Укажите трудовую функцию (название должности) и код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Если работника увольняют, напишите причину по ТК РФ. Статью укажите полностью, без сокращений. Дальше впишите реквизиты документа-основания кадрового мероприятия — название, дату номер.

Если формируете электронный СЗВ-ТД при увольнении работника, трудовую функцию и ее код заполнять не нужно. Эти графы остаются пустыми. А при переводе на другую должность, в другое подразделение или переименовании должности в графе 3 укажите «Перевод».

СЗВ-ТД при первом приеме на работу заполняют в общем порядке. А вот для внешних и внутренних совместителей есть особенности (письмо ПФР № В-6181-19/10665-20 от 05.03.2020). СЗВ-ТД на совместителя подается независимо от желания работника (ст. 66.1 ТЕ РФ). Если внутренний совместитель, на которого ведется трудовая книжка, не обратился к работодателю с просьбой о внесении записей по совместительству, страхователь все равно сдает СЗВ-ТД. В графе «Трудовая функция» нужно указать на совместительство. А отметка о подаче заявления по трудовой книжке в СЗВ-ТД на совместителя не ставится.

Какие ошибки допускают при заполнении СТД-Р

ПФР автоматически проверяет электронную форму СЗВ-ТД и направляет протокол проверки. Чаще всего в протоколе фигурируют ошибки с кодами «50» и «20». Все коды ошибок с расшифровками приведены в таблицах 11–14 формата сведений для СЗВ-ТД (приложения 1–4 к постановлению № 730п).

Рассмотрим основные ошибки в СЗВ-ТД:

1. Код «50» означает серьезную ошибку заполнения. ПФР не примет такой отчет. К примеру, СЗВ-ТД подписали некорректной электронной подписью (код АФ.ЭП.1.1). В таком случае нужно сразу же подать правильный отчет. На исправление ошибок отводят 5 рабочих дней после получения уведомления об устранении ошибок (п. 38, 40 приказа Минтруда № 211н от 22.04.2020). Обычно уведомление приходит вместе с протоколом, но если его не отправили, не ждите, а сразу же исправляйте ошибки. Это поможет избежать штрафов за просрочку.

2. Код «20» показывает на недочеты, которые позволяют принять СЗВ-ТД. К примеру, КПП из отчета отличается от КПП в карточке страхователя (код ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.3). Такие ошибки исправлять не нужно.

Если работодатель отправит неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности, ему вынесут предупреждение (ч. 24 ст. 17 27-ФЗ). А должностному лицу могут выписать штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Как предоставить сведения работнику

Работодатель обязан предоставлять сотруднику сведения о трудовой деятельности и в период его работы (по запросу), и при увольнении (в последний рабочий день). Но только если работник перешел на ЭТК. Если трудовую книжку ведут в бумажном виде, никаких дополнительных документов страхователь выдавать не обязан (ст. 66.1 ТК РФ, письмо Минтруда № 14-2/ООГ-8465 от 16.06.2020).

Форма и порядок заполнения СТД-Р закреплены в приказе Минтруда № 23н от 20.01.2020. Работодатель выдает сведения по запросу работника. В заявлении указывают способ получения СТД-Р — на бумаге с подписью руководителя или в электронном виде с усиленной ЭП.

СТД-Р выдают в течение 3 рабочих дней после подачи заявления или в последний рабочий день (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не получил сведения при увольнении, он может в любое время письменно обратиться к работодателю за экземпляром СТД-Р. Бывший страхователь оформит документы за 3 рабочих дня