Как правильно вести документооборот

Первичные документы должны оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Так, например, получая деньги в кассу организации, кассир сразу же должен оформить приходный кассовый ордер.

Исключение предусмотрено для организаций, реализующих товары, работы или услуги с применением ККМ. Документ, подтверждающий оприходование наличных денег в кассу организации (приходный кассовый ордер), разрешается оформлять в конце рабочего дня на основании кассовых чеков (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Сроки оформления сводных документов (то есть документов, которые содержат обобщенные сведения о ряде операций) определяются законодательством или учетной политикой организации.

Так, например, работник, получивший деньги на командировочные расходы, должен составить авансовый отчет не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Авансовый отчет о расходовании средств, ранее полученных для оплаты хозяйственных расходов, работник должен представить в бухгалтерию не позднее чем через 3 рабочих дня после того, как истек срок, на который эти деньги были выданы.

При этом срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет, законодательством не ограничен. Его может (но не обязан!) установить руководитель организации.

Таким образом, несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок, а также сроки создания и передачи в бухгалтерию первичных документов каждая организация определяет самостоятельно. Так, организация должна утвердить:

◆ перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов;

◆ график документооборота.

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичныедокументы, утверждает руководитель организации по согласованиюс главным бухгалтером (п. 15 Положения по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Руководитель организации может утвердить такой перечень отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.

Приведем в качестве примера выдержку из такого перечня:

График документооборота

График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.

Как правило, график документооборота составляется под руководством главного бухгалтера. Руководитель же утверждает график документооборота в составе учетной политики организации (п. 8 Положения по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организациибухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.

Приведем в качестве примера выдержку из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № ТОРГ12):