Как правильно оформляется отпуск

Трудовое законодательство закрепляет за работником право на отдых. Одним из спо­собов его реализации является предостав­ление сотрудникам ежегодного оплачивае­мого отпуска.

Сразу отметим, что право на отпуск име­ют тол ько те сот руд н и к и, ко торые работ а ют в компании на основании трудовых догово­ров. Что же касается работников, трудя­щихся по гражданско-правовым договорам (например, по договору подряда), то на них указанные нормы Трудового кодекса не рас­пространяются (ст. 11 ТК РФ).

В общем случае продолжительность еже­годного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Но в ряде случаев время отпуска может быть увеличено. На­пример, на дополнительные дни оплачивае­мого отпуска могут претендовать трудя­щиеся во вредных или опасных условиях, занятые на работах особого характера, ис­полняющие свои трудовые обязанности в районах Крайнего Севера и приравнен­ных к ним местностях, совмещающие рабо­ту с учебой, а также работники с ненорми­рованным рабочим днем.

Дополнительные дни суммируются с еже­годным отпуском.

Казалось бы, если поход в отпуск – пра­во работника (а не обязанность), он может им не пользоваться. Однако законодатель­ство устанавливает запрет для работодате­лей на непредоставления отпусков: в тече­ние двух лет подряд; работникам в возрас­те до 18 лет; персоналу, который занят на работах с вредными или опасными усло­виями труда.

При нарушении указанных требований работодатель может быть привлечен к ад­министративной ответственности в виде штрафа. Для должностных лиц санкции установлены в размере от 1000 до 5000 руб­лей; для предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей; для юрлиц – от 30 000 до 50 000 рублей либо приостановление дея­тельности до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Основные положения

Рабочий год при определении права на отпуск исчисляется не с 1 января, а со дня поступления сотрудника на работу. Соот­ветственно работник, который только при­шел в организацию, имеет право уйти в отпуск за первый рабочий год, если отра­ботал не менее полугода.

Роструд в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1 указал: в нормах Трудового ко­декса нет указаний на то, что дни отпуска предоставляются пропорционально отра­ботанному в данном рабочем году времени. Таким образом, новый сотрудник после по­лугода работы имеет право по своему требо­ванию получить отпуск в 28 календарных дней. При режиме неполного рабочего вре­мени отпуск предоставляется на общих основаниях и не может быть уменьшен или не предоставлен.

Право на следующий отпуск возникает у работника только после того, как начнет­ся второй рабочий год, третий – после на­чала третьего рабочего года и т. д.

В стаж работы, который дает право на от­пуск, включается время:

• фактической работы;
• когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место;
• вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении;
• отстранения работника, не прошедшего медицинский осмотр не по своей вине;
• отпуска без сохранения заработной пла­ты, который не превышает 14 календар­ных дней.

При этом в стаж не включается время от­сутствия сотрудника на работе без уважи­тельных причин и время отпусков по уходу за ребенком до полутора лет. Таким обра­зом, при наличии данных обстоятельств окончание рабочего года будет отодвигать­ся на то число дней, которые сотрудник отсутствовал (письмо Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1).

С согласия работодателя сотрудник мо­жет уйти в отпуск до истечения первого по­лугодия работы. Хотя существуют катего­рии трудящихся, которым работодатель не имеет права отказать в «авансовом» от­пуске. К ним относятся женщины перед от­пуском по беременности и родам или после него (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0); сотрудники до 18 лет; работни­ки, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Если сотрудник работает в одной и той же организации сразу по двум штатным должностям (внутреннее совместитель­ство), то ему в обязательном порядке предоставляется отпуск по ним обеим. Аналогичная ситуация и при внешнем совместитель­стве. В любом случае ежегодный отпуск должен предоставляться совместителям одновременно с отпуском по основному ме­сту работы.

При соглашении сторон ежегодный от­пуск может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 кален­дарных дней. Оставшаяся часть отпуска при достижении согласия между работода­телем и сотрудником может предоставляться в любом размере (например, пять кален­дарных дней). При этом продление такого отпуска по решению работодателя не до­пускается. Например, если работник взял отпуск с понедельника по пятницу, руко­водство не вправе увеличить его на сле­дующие два дня (субботу и воскресенье), «отъев» таким образом остающиеся дни отпуска.

В порядке очереди

Работодатель обязан составить за две неде­ли до окончания календарного года график отпусков. В нем определяется очередность ухода сотрудников в отпуск, его продол­жительность и месяц.

Прежде чем начать составление графика, не помешает издать приказ о его разработ­ке. Это не является обязательным, но помо­гает дисциплинировать персонал и ответ­ственно подходить к разработке данного документа.

Далее на основании сведений, которые есть у кадровика или бухгалтера, а также пожеланий сотрудников и работодателя определяется количество дней отпуска, на которые имеет право сотрудник, и даты.

Далее составляется сам график по форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Его подписывает начальник кадровой службы (или лицо, уполномоченное на это) и утверждает руководитель организации (его замести­тель) с учетом мотивированного мнения вы­борного профсоюзного органа (при его на­личии) об очередности предоставления от­пусков.

В письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 указано, что график отпусков от­носится к локальным нормативным актам. Следовательно, работники должны быть с ним ознакомлены под роспись. Это мож­но сделать с помощью листа ознакомления либо дополнив форму № Т-7 соответствую­щей графой. Например, прописать: 

Однако для изменения формы работода­тель, согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, должен из­дать соответствующий приказ.

Сотрудник должен быть уведомлен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его предо­ставления. Данное извещение составляет­ся в произвольной форме. Например, мо­жет использоваться следующая формули­ровка: «Уведомляем, что, согласно графику отпусков на 2013 год, вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 3 июня 2013 года на 14 календарных дней».

В процессе работы нередко совершаются ошибки или опечатки. Так и в графике от­пусков можно неверно указать дату, период отпуска и т. д. При обнаружении ошибки следует руководствоваться положениями Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, так как график относится к пер­вичным учетным документам. Исправление должно содержать дату его внесения, а так­же ФИО и подписи сотрудников, которые составили документ.

Если при проверке обнаружится отсут­ствие графика отпусков, то в отношении организации могут быть применены санк­ции: штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Основанием для предоставления отпуска является утвержденный график отпусков, поэтому заявление на отпуск от работника не требуется.

Другое дело, если работник уходит в от­пуск в первый раз или не по графику. В этом случае придется заручиться заявлением от работника. Оно составляется в произвольной форме. Например, сотруд­ник может привести следующую формули­ровку: «Прошу предоставить мне ежегод­ный оплачиваемый отпуск с 3 июня 2013 года по 16 июня 2013 года (14 календарных дней)».

В остальных случаях достаточно офор­мить приказ (распоряжение) о предоставле­нии отпуска по формам № Т-6 или № Т-6а (если речь идет о нескольких сотрудниках одновременно), утвержденным постановле­нием Госкомстата Росси и о т 5 января 20 04 г. № 1. Данный документ составляется кадро­виком или иным уполномоченным лицом, подписывается руководителем организа­ции (его заместителем), объявляется работ­нику под роспись.

На основании приказа делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и про­изводится расчет отпускных по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Отпуск сотрудника в табеле учета рабо­чего времени отражается кодом «ОТ» или «09», а при дополнительном – «ОД».

Учитывая особенности производства (на­пример, работа с вредными веществами) или при капитальном ремонте в офисе и др. работодатель может принять решение о предоставлении отпуска сразу целому от­делу или всей организации. Данное право закреплено в правилах об очередных и до­полнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Отдых вне графика

Сотрудник имеет право написать заявле­ние на отпуск на даты, которые отличаются от сведений, указанных в графике отпу­сков. В данном случае работодатель не может отказать работнику, если он отно­сится к категории тех, кто имеет право на отпуск в любое удобное время. В осталь­ных случаях руководитель может отказать в отдыхе не по графику.

При получении от сотрудника подобного заявления его нужно зарегистрировать и проставить на нем номер. Далее заявление рассматривается работодателем. Если дано добро на предоставление отпуска, в графи­ке должны быть зафиксированы фактиче­ские даты отпуска, а также указаны рекви­зиты документов, на основании которых отдых предоставлен не по графику.

Продление и перенесение

При наличии обстоятельств, которые пре­пятствуют работнику уйти на «каникулы», отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок. Например, перенести отпуск нужно в случае временной нетрудоспособ­ности работника, исполнении им во время отпуска государственных обязанностей (если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы) и в ситуациях, когда перенос предусмотрен локальным нормативным актом (например, коллективным договором).

Также перенос отпуска осуществляется, если сотруднику своевременно не были вы­плачены отпускные; работник не был пред­упрежден об уходе в отпуск менее чем за две недели до его начала; предоставление отпу­ска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы ор­ганизации.

Если отпуск продлевается, то это проис­ходит автоматически на соответствующее число дней. Работник обязан сообщить ра­ботодателю о продлении отдыха. Не требу­ется оформлять приказ о переносе отпуска, так же как и заявление от работника. Это связано с тем, что срок продлевается авто­матически на соответствующее количество дней. В табеле учета рабочего времени фик­сируются даты временной нетрудоспособ­ности (код «Б» или «19»), а также вносятся изменения в личную карточку.

Сроки переноса отпуска законодатель­ством не определены, но он должен быть ис­пользован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который отпуск был предоставлен. Конкретная дата ухода в отпуск согласуется между организа­цией и сотрудником.

Сотрудник должен написать заявление о переносе отпуска. В данном заявлении нужно указать причины переноса, количество дней, даты начала и окончания от­пуска.

Если отдых мог быть продлен, но работ­ник захотел его перенести, то к заявлению прикладываются документы, на основании которых отпуск должен быть перенесен (на­пример, листок нетрудоспособности).

Далее оформляется приказ, в котором указываются причины переноса и даты от­пуска. Если они еще не определены, то про­писывается, что даты будут обозначены на основании дополнительного заявления ра­ботника.

Трудовым законодательством не преду­смотрена возможность продления или пере­носа отпуска в связи с переносом выходных дней. Также если на период отпуска выпада­ют нерабочие праздничные дни, то это не рассматривается как основание для продле­ния отдыха работника. Данные дни не увели­чивают общую продолжительность отпуска, однако сдвигается дата окончания отдыха.

Например, был предоставлен отпуск с 25 февраля по 10 марта 2013 года (14 ка­лендарных дней). На период отпуска выпал нерабочий праздничный день (8 марта). Он не включается в дни отпуска, поэтому на работу сотрудник выходит 12 марта, то есть фактически он отдыхал 15 дней. Од­нако продолжительность отпуска при этом не меняется и отпускные выплачиваются только за 14 дней.

Е.Г. Чекмарев, эксперт по правовым вопросам

Практическая бухгалтерия