Как правильно оформить расписку о получении трудовой книжки?

Хранение и выдача оригинала трудовой книжки

Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек. Как правило, их хранят в специально оборудованных местах — металлических шкафах, сейфах или отдельных помещениях, доступ к которым ограничен. Это необходимо для предотвращения несанкционированного доступа третьих лиц к документам.

Свободная выдача трудовых книжек работникам ограничена. Законодательство четко регулирует случаи, когда документ выдается на руки сотруднику. Основные положения закреплены в ст. 62 ТК РФ и Постановлении Правительства РФ № 225.

1. По письменному заявлению. Работник имеет право получить оригинал трудовой книжки по письменному заявлению для решения вопросов, связанных с обязательным социальным страхованием, например, для оформления пенсии.
2. При увольнении. В последний рабочий день сотрудник получает трудовую книжку на руки (п. 41 Постановления Правительства РФ № 225). Еще по теме: Какие документы выдают работнику при увольнении в оригиналах, какие - в копиях
3. После перехода на электронную трудовую. Если работник выбирает электронный формат ведения трудовой книжки, бумажный экземпляр передается ему на хранение.

Во всех иных ситуациях работодателю предписано выдавать не оригинал, а копию трудовой книжки, заверенную подписью ответственного лица и печатью организации.

Расписка о получении трудовой книжки

Хотя закон не требует обязательного составления дополнительного документа при выдаче оригинала трудовой книжки, практика показывает целесообразность получения расписки. Она позволяет снять ответственность с работодателя и кадровика в случае утраты или повреждения документа владельцем. Расписка служит доказательством того, что трудовая книжка была передана работнику на законных основаниях.

Порядок записи в журнал учета трудовых книжек

Оформление расписки о получении трудовой книжки

Расписка оформляется в свободной форме, однако существуют общие рекомендации относительно ее содержания и оформления:

1. Форма расписки. Письменная форма предпочтительнее печатной, поскольку позволяет провести графологическую экспертизу подписи работника в случае возникновения споров.
2. Информация, содержащаяся в расписке.
• Полное наименование и адрес организации.
• Дата составления расписки.
• ФИО сотрудника, получающего трудовую книжку, а также его паспортные данные, адрес регистрации и контактные сведения.
• Идентификационные данные трудовой книжки (номер, серия и другие отличительные признаки).
• Указание цели, ради которой трудовая книжка передается работнику.
• Подпись работника, получившего документ, которая должна соответствовать образцу подписи в его паспорте.
• Подпись лица, выдавшего трудовую книжку (например, представителя отдела кадров).
3. Хранение расписки. Оригинал расписки вместе с копией трудовой книжки подшиваются в личное дело сотрудника.

Отказ от составления расписки

Работник вправе отказаться от составления расписки, особенно если трудовая книжка выдается ему при увольнении. Отказ не влечет за собой никаких правовых последствий для сторон, так как оформление расписки носит добровольный характер и не подкреплено нормативными актами.

Особенности выдачи трудовой книжки родственникам умершего сотрудника 

В некоторых случаях трудовая книжка может быть выдана не самому работнику, а его близким родственникам. Такая ситуация возникает при смерти сотрудника. Согласно ст.14 СК РФ, право на получение трудовой книжки умершего имеют следующие родственники:

• Супруг/супруга.
• Родители.
• Дети (включая усыновленных).
• Родные братья и сестры (даже если родство установлено только по одному из родителей).
• Дедушки и бабушки, внуки.

Расписка в данной ситуации составляется аналогично обычной процедуре, но с учетом особенностей, связанных с выдачей документа родственнику, например, в расписке обязательно указываются фамилия, имя и отчество родственника, которому передается трудовая книжка, а также его паспортные данные и адрес регистрации и проживания. 

Образец расписки в получении трудовой книжки "на руки"

РАСПИСКА

работника о получении трудовой книжки

 

Я, ФИО, __.__._____ года рождения, паспорт, серия ____ N _________, выданный _____________________________________________________________________________, зарегистрирован по адресу: _______________________________________________, получила от ООО "______________________" трудовую книжку (серия ТК-V N 987654321) для предоставление в Социальный фонд для перерасчета пенсии.

Обязуюсь не позднее трех рабочих дней со дня получения указанной трудовой книжки у предыдущего работодателя вернуть ее в ООО "_____________".

 

Дата

Автор. Е. Грицак

Бухгалтерия.ру