Как подтвердить расходы на выплату компенсации дистанционным сотрудникам?
05.09.2022 распечататьДистанционный работник может в работе использовать собственные или арендованные им оборудование и другие средства. Обязанность работодателя выплатить компенсацию и возместить связанные с этим расходы.
Обязанность компенсировать затраты дистанционного работника и предусмотреть порядок их выплаты установлена статьей 312.6 Трудового кодекса.
Оформляем правильно
Дистанционному сотруднику организация обязана возмещать расходы на мобильную связь, интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.
Порядок выплаты компенсаций должен быть отражен в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Можно порядок предусмотреть в локальном нормативном акте, который принят с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации.
Компенсационные выплаты дистанционщикам не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Кроме того, эти расходы организация может учесть по налогу на прибыль.
Главное условие при этом – правильно оформить документы, из которых четко следует, какие расходы и на какие цели были произведены.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Какие документы потребуются?
Организация должна иметь копии документов, подтверждающие расходы работников в служебных целях.
Поэтому нужно утвердить такай перечень документов. А именно:
методику расчета компенсаций;
перечень возмещаемых расходов;
перечень документов, подтверждающих расходы. Например, оплаченные счета за электроэнергию, интернет, договор с провайдером связи, накладные, квитанции об оплате коммунальных услуг и т.д.;
порядок и сроки выплаты компенсации.
Расчет компенсации составляют в произвольной форме.
Подробно о расчете читайте в бераторе
Виды расходов и правила расчета компенсации
НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов дистанционного работника
