Как платить НДФЛ в 2023 году и не ошибаться?

Самое сложное беспроблемно перейти на новые сроки уплаты налога и новые расчетные периоды. Небольшим компаниям это сделать проще. Предприятия и организации с численность персонала 100 человек и более, могут столкнуться с повышенной нагрузкой на бухгалтера, ответственного за зарплатный участок работы и появлением ошибок.

Чтобы избежать ошибок, которые могут возникнуть в начале 2023 года из-за смены расчетных периодов, сроков уплаты и начисления НДФЛ, сохраните себе несколько важных правил.

Правила выплаты зарплаты, удержания и перечисления НДФЛ в 2023 году

1. Расчетным периодом для выплаты зарплаты в 2023 году являются периоды с 23 числа текущего месяца по 22 число следующего месяца.
2. Для января 2023 года установлен особый расчетный период: с 1 по 22 января 2023 года.
3. Датой признания дохода работника является дата выплаты.
4. НДФЛ нужно удерживать при каждой выплате.
5. НДФЛ нужно платить в составе ЕНП не позднее 28 числа каждого месяца:

Как платить НДФЛ в январе 2023 года

1. Для января 2023 года установлен особый расчетный период: с 1 по 22 января 2023 года.
2. НДФЛ с отпускных и больничных (за 3 дня), выплаченных в особый период с 1 по 22 января 2023 года нужно заплатить в бюджет не позднее 28 января 2023 года.
3. НДФЛ с отпускных и больничных (за 3 дня), выплаченных с 23 января 2023 года нужно заплатить в бюджет не позднее 28 февраля 2023 года.

Что изменилось НДФЛ с 2023 года: больше деталей

Дата признания дохода

В 2022 году согласно действующей на этот момент редакции пункта 2 статьи 223 НК РФ, дата получения дохода — это последний календарный день месяца, за который начислена заработная плата. С аванса НДФЛ не удерживается, поскольку это доход следующего месяца.

С 2023 года датой получения дохода считается день выплаты заработной платы, бухгалтерия удерживает НДФЛ с каждой выплаты работнику, включая аванс согласно новой редакции подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ.

Дата признания дохода по НДФЛ: 2022-2023 гг.

Расчетный период

С 2023 года расчетным периодом считается не месяц, как это было ранее, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.

Особый расчетный период за декабрь 2022 года и январь 2023 года:

• с 1 по 23 декабря 2022 года;
• с 23 по 31 декабря 2022 года;
• с 1 по 22 января 2023 года.

Сроки уплаты НДФЛ с 2023 года

НДФЛ, как и все остальные обязательные платежи в бюджет, нужно перечислять в составе ЕНП не позднее 28 числа каждого месяца:

То есть, НДФЛ с выплат за период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца платится не позднее 28 числа текущего месяца.

В срок до 25 числа нужно отправлять в ИФНС специальное уведомление с расчетом исчисленных налогов. Учитывается период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.

Например, до 25 апреля 2023 года нужно сдать расчет НДФЛ, начисленный с 23 марта по 22 апреля 2023 года. На переходный период (декабрь 2022 — январь 2023) предусмотрены иные сроки уплаты и подачи уведомления.

Когда платить НДФЛ в январе 2023 года

Удержанный НДФЛ с заработной платы за декабрь 2022 года, которая выплачена в декабре 2022 года, нужно перечислить в бюджет по правилам, действующим в 2022 году. То есть, не позднее следующего рабочего дня после удержания налога (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Но, на этот счет выходила в сети разная информация. После выхода письма Минфина РФ от письме от 14 сентября 2022 г. № 03-04-06/88989, где говорится о «новой» дате признания дохода, ряд экспертов писали о том, что НДФЛ нужно заплатить последним рабочим днем года ( то есть 30.12.2022). Прямое прочтение новых норм НК РФ, на это не указывает. По логике, НДФЛ с декабрьской зарплаты, выплаченной в последний рабочий день года, по действующим правилам, можно заплатить на следующий рабочий день – это 9 января 2023 года.

Более того, в ноябре вышло новое письмо ФНС 9 ноября 2022 года № БС-4-11/15099@ с разъяснениями о сроках уплаты НДФЛ.

При этом, заплатить НДФЛ с выплат за период с 23 по 31 декабря 2022 года заплатить в последний рабочий день 2022 года не запрещено.

По действующей на последний день 2022 года редакции НК РФ, НДФЛ, удержанный 30 декабря 2022 года, можно перечислить в бюджет 9 января 2023 года.

• НДФЛ с выплаты за период 1 по 22 января НДФЛ нужно уплатить не позднее 28 января.
• НДФЛ с выплат за период с 23 января 2023 года по 22 февраля - не позднее 28 числа февраля.

Таблица: сроки перечисления НДФЛ: декабрь 2022 – январь 2023 г.

Как сократить количество ошибок из-за перехода на новые правила уплаты НДФЛ

Сложно переходить на новые правила работы, если «старые» уже привычные применялись более 10 лет. Нужно установить новые «контрольные» точки для проверки работы как своей, так и бухгалтеров, ответственных за зарплатный участок работы.

Повторимся, переход на новые правила работы с НДФЛ не будет очень сложным для небольших компаний. У предприятий и организаций с численностью персонала от 100 работников, рисков намного больше и цен ошибки существенно дороже. Чтобы минимизировать штрафы и доначисления по НДФЛ введите в своей бухгалтерии одно из правил:

1. Всегда платить НДФЛ в день выплаты дохода работнику (неважно зарплата, это отпускные, аванс, больничный или иное вознаграждение).

Комментарий: Платить НДФЛ раньше срока можно, за счет фирмы – можно. Этот способ удобен небольшим компаниями и совершенно невыгоден крупным и средним, особенно торговым.

2. 28 числа каждого месяца проводить анализ всех выплат в пользу работников.

Комментарий: трудозатратно, бухгалтер на участке зарплаты на день загружен полностью. Но, это придется делать, поскольку выплаты работнику – это не только зарплата.