Как оформить удержания из зарплаты, в случае счетной ошибки?

Когда можно удержать из зарплаты сотрудников

Согласно статье 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

• счетной ошибки;
• если доказана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
• если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

На взыскание таких удержаний не требуется согласие сотрудника. Во всех остальных случаях потребуется письменное согласие сотрудника.

Что такое счетная ошибка?

В законодательстве не раскрыто подробно, что понимать под «счетной ошибкой».

Согласно письму Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 и формулировкам из судебных решений, счетной будет считаться ошибка, допущенная при арифметических расчетах: в умножении, вычитании, сложении.

А вот технический сбой программы при расчете заработной платы не будет считаться счетной ошибкой (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 07.07.2022 № 88-6013/2022).

Судьи, обычно, не признают счетными следующие ошибки:

• Выплата пособия работнику дважды из-за того, что не учли ранее выплаченную сумму.
• Использование в расчетах неправильных исходных данных.
• Применили не тот коэффициент.
• Неправильно подсчитали количество дней для выплаты пособия.
• Неправильный подсчет из-за алгоритма, заложенного в программу.
• Сбой бухгалтерской программы по причине технической неисправности.
• Ошибочная трактовка норм законодательства.
• В расчет среднего заработка включили премию, начисленную после расчетного периода.
• Применена не установленная для работника надбавка к заработной плате.
• Начислили премию ошибочно без приказа директора.
• Перевели деньги на карту однофамильца.

Другие причины переплаты заработной платы при отсутствии вины со стороны работника, не дают права на удержание излишне выплаченных работнику сумм. И если работник обратится в суд и оспорит удержание с него переплаты, решение будет принято в его пользу.

Единственный вариант в таких случаях - договориться с работником.

Но важно, что 137 статья Трудового кодекса РФ ограничивает работодателя только по удержаниям из зарплаты, под которой понимается вознаграждение за труд. В отношении других выплат такой запрет не действует.

В связи с этим, скорректировать выплаты работнику можно, если заработная плата состоит из оклада и премии, которая не выплачивается безусловно, а зависит от результатов труда. В каком-то очередном месяце можно снизить премию, сославшись на показатели работы.

Какие еще долги могут быть за работником

Долг за работником образуется в случае выплаты ему командировочных, выдачи денег под отчет, предоставлении отпуска авансом.

Согласно все той же статье 137 ТК РФ право вычета долга из зарплаты появляется у работодателя:

• если работник не отработал полученный аванс;
• если работник не потратил и не отчитаться по командировочным или суммам, выданным на переезд в другую местность и т. п.;
• если бухгалтер допустил счетную, арифметическую ошибку;
• если работник стал виновным в невыполнении норм труда или простое, и он должен возместить полученную оплату;
• если работник должен вернуть отпускные за неотработанный период полученного ранее отпуска.

Как оформить возврат излишне выплаченной зарплаты?

Если право удержать из зарплаты у работодателя все же есть, то необходимо:

1. Комиссия учреждения должна составить акт, в котором фиксируется факт ошибки, в котором прописывается, считается ли такая ошибка счетной;
2. Далее составляется приказ, в котором указывается суммы удержаний из зарплаты сотрудника и основания;
3. Ознакомить сотрудника с приказом под роспись;
4. При каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок с указанием оснований и конкретных размеров удержания из данной выплаты (ст. 136 ТК РФ).

На удержания из заработной платы работника статьей 138 ТК РФ установлены ограничения.

Обоснование и детали взыскания алиментов на детей и на возмещение вреда Роструд РФ привел в письме от 12 июля 2022 г. № ПГ/16129-6-1.

Максимум – 70% из зарплаты – можно удержать:

• на уплату алиментов на несовершеннолетних детей,
• компенсацию вреда, причиненного здоровью другого лица,
• возмещении вреда лицам, потерявшим кормильца,
• возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Если работник сам решит, то из его зарплаты можно удерживать больше, для этого он должен написать заявление на имя работодателя. Это позволит быстрее погасить долг.

Размер удержаний определяется из суммы, оставшейся после вычета НДФЛ.

Что делать, если сотрудник не хочет возвращать переплату?

Удержать из зарплаты сотрудников можно не более 20% от суммы при каждой выплате. Если сотрудник не согласен или увольняется, оставшуюся часть взыскать можно будет только через суд. В суде необходимо будет доказать, что:

• допущена именно счетная, то есть арифметическая ошибка;
• переплата случилась из-за нарушений, допущенных бухгалтером, ответственными за начисление заработной платы;
• сотрудник точно знал, что получил «лишние» деньги, то есть, не мог считать, что полученная им сумма является премией, которые установлены в компании.