Как оформить компенсацию работнику за аренду и покупку жилья, чтобы включить ее в расход

Компенсация процентов по ипотеке

В налоговой базе по прибыли прибыль вы вправе учесть в расходах на оплату труда суммы компенсации расходов на проценты, уплаченные работником при приобретении жилья (пункта 24.1 статьи 255 НК РФ).

Эти расходы принимаются:

• в размере, не превышающем 3% суммы расходов на оплату труда (письмо Минфина от 23 марта 2023 г. № 03-03-07/25388);
• ежемесячно, исходя из начисленной суммы (письмо Минфина от 28 августа 2019 г. № 03-03-07/66078).

Если компенсация меньше 3% от ФОТ, вся сумма принимается в расходы. Если больше, сумму превышения учесть в расходах нельзя.

Учитывая требования статьи 252 НК РФ расходы, даже такие, как компенсация работнику, нужно  экономически обосновать и  документально подтвердить. Для этого вам понадобятся:

1. Заявление от работника с просьбой компенсировать ему затраты по уплате процентов по ипотечному займу на приобретение жилья.
2. Приказ руководителя компании о выплате компенсации с указанием размера и сроков.
3. Пакет документов, подтверждающих размер процентов и целевое использование работником ипотечного займа (кредита) (письмо Минфина России от 28 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/728).

Компенсация расходов на аренду жилья

 Компенсация расходов работника по найму жилого помещения, не связана с исполнением трудовых обязанностей. Считается, что эти связаны с социально-хозяйственными потребностями работника (п. 29 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина РФ от 16 августа 2023 г. № 03-03-06/2/77305).

Поэтому такую компенсацию вы не можете учитывать в составе прочих расходов в налоговой базе по прибыли. 

Одновременно с этим, статья 255 НК РФ дает вам право учесть компенсацию стоимости жилья  в расходах на оплату труда, если она предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре. 

Но, и с расходами на оплату труда тоже не все так просто. Если в трудовом договоре просто написать, что компания оплачивает за жилье работнику в определенном размере, налоговая не признает это обоснованным расходом.

Чтобы учесть компенсацию расходов на аренду жилья для работника, нужно ее не только установить в трудовом и (или) коллективном договоре, но и оформить как   оплату труда в натуральной форме. 

Например, в трудовом договоре можно написать, что оклад составляет 80 000 рублей в месяц, и из этой суммы 20% являются выплатой в неденежной форме.

20% - это предел для перевода части зарплаты в неденежную форму, больше установить нельзя, это запрещено статье 131 ТК РФ.

Что касается страховых взносов, их придется платить. Но, тогда все начисленные суммы вы сможете учесть в  уменьшение налогооблагаемой прибыли.

Обратите внимание: всю выплату целиком нужно учитывать при расчете среднего заработка для оплата отпусков, компенсации за неиспользованный отпуск, выплаты при увольнении, оплаты вынужденного прогула