Расходы на разъездную работу нужно обосновать

Экономическое обоснование расходов при разъездной работе

Сотрудникам с разъездным характером работы работодатель должен возмещать расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, понесенные ими с разрешения работодателя (ст. 168.1 ТК РФ). Как правило, работодатели в этих целях утверждают положения о разъездном характере работы.

Однако одного Положения о разъездном характере работы, утвержденного работодателем, недостаточно для правомерного учета затрат. Подтверждением этого служит постановление АС Поволжского округа от 30 мая 2024 г. № Ф06-3330/2024 по делу № А12-4016/2023.

По мнению арбитров, необходимы также трудовые договоры, закрепляющие характер (разъездной) таких работ (либо коллективный договор), а также локальный нормативный акт, предусматривающий размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников.

Минфин в письме от 3 июня 2024 г. № 03-03-06/1/50926 подтвердил, что для того, чтобы сумму возмещения расходов при разъездной работе можно было учесть в расходах по налогу на прибыль, в коллективном или трудовом договоре должны быть прописаны:

• размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками;
• перечень работ, профессий и должностей разъездных работников.

Все это служит экономическим обоснованием расходов.

Вместе с тем, бухгалтеру нужно их обосновать и документально подтвердить.

Документальное обоснование расходов на разъездную работу

Чтобы документально оформить расходы разъездных работников, можно разработать маршрутные листы (листы служебных заданий) и вести журналы учета поездок.

Если при разъездах используется служебный транспорт, придется оформлять путевые листы. Они нужны для учета ГСМ, а также в случаях, когда разъезды связаны с перевозками грузов.

Порядок заполнения путевых листов утвержден Приказом Минтранса от 11 сентября 2020 г. № 368.

Состав необходимых подтверждающих документов нужно установить локальным актом, где также прописать:

• должностное лицо, которое определяет направление и продолжительность поездки;
• сроки сдачи отчетной документации по разъездам.

Подключите бератор - работать будет проще! А еще у нас действуют большие скидки. Переходите и узнавайте подробности.

Подписаться на бератор