Как облагать НДФЛ суточные сотрудника с разъездной работой?
24.03.2021 распечататьМногим работникам с разъездной работой компания выплачивает суточные. Нужно ли нормировать суточные для целей обложения НДФЛ? Почему важно документально подтверждать возмещение расходов сотруднику с разъездной работой?
Условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор.
Компенсация расходов «разъездного» работника
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Это установлено статьей 168.1 Трудового кодекса.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, должны быть установлены трудовым или коллективным договором.
Обратите внимание, что нормативов для расходов, связанных со служебными поездками, законодательно не установлено. Решение о выплате и размере возмещений, в том числе и суточных, работодатель принимает самостоятельно.
Выплаты сотрудникам с разъездным характером работы
НДФЛ с суточных работника с разъездной работой
Ранее чиновники разъясняли, что нормирование суточных для целей обложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов. Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются. Поэтому нормирование суточных при командировках к компенсационным выплатам, выплачиваемым при разъездном характере работы, не применяется, и они облагаются НДФЛ в полном размере.
Однако в своих последних разъяснениях Минфин изменил свою точку зрения (письма от 24.02.2021 № 03-04-06/12696, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364).
Так, суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.
Однако такие выплаты не облагаются НДФЛ только в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер выплат, поэтому указанные доходы должны облагаться НДФЛ в полном размере.
Подтверждающие документы
Подтверждающими документами являются:
- коллективный договор (соглашение), локальные нормативные акты, в которых определен перечень должностей и категорий работников, чья работа носит разъездной характер;
- трудовые договоры, определяющие размеры и порядок возмещения расходов, понесенных работниками в связи со служебными поездками;
- приказы о направлении в служебные поездки;
- проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т. п.
Имейте в виду, что инспекторы могут придерживаться иной позиции по данному вопросу. Поэтому нужно быть готовым отстаивать свою точку зрения в суде.
Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру
