Как хранить финансовые документы, чтобы на поиск уходило минимум времени?

Способы хранения электронных документов

В Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что ответственность за безопасное хранение документов лежит на организации. Поэтому компания самостоятельно определяет способ ведения финансового архива в зависимости от потребностей. 

Сегодня бизнес использует 4 распространенных варианта хранения:

1. Внешние носители 

Компания хранит электронные документы на дисках или флешках. Способ ненадежный, потому что съемный носитель могут повредить, потерять или взломать. При этом нужно сохранить программы, которые будут воспроизводить файлы, так как форматы документов часто меняются, а ПО быстро устаревает.

2. Локально на компьютере

Документы хранятся в сетевой папке на ПК. Разграничивать права доступа к файлам в таком архиве очень сложно. Основной недостаток — нет возможности защитить документы от случайного изменения или удаления. В таком хранилище отсутствуют удобные инструменты для поиска, поэтому найти нужный ПУД по мере роста архива будет трудно. 

3. Облачное хранилище сервиса обмена

Оператор электронного документооборота (ЭДО) несет ответственность за отправку и получение электронных документов, но не за хранение. Ведение электронного архива на базе сервиса обмена — дополнительная услуга. Поэтому провайдер отвечает за сохранность данных, только если это прописано в соглашении. 

Большинство операторов ЭДО предоставляют возможность облачного хранения бесплатно. Но всегда есть риск, что провайдер закроет доступ к архиву или сделает его платным. Тогда по запросу налоговой отправить документы в срочном режиме будет проблематично. 

Если организация использует несколько сервисов обмена, бухгалтеру трудно собирать нужные документы из разных источников. Эффективнее, когда вся информация хранится в одном месте. 

4. Электронный архив на базе информационной системы

В цифровое хранилище можно сложить не только электронные оригиналы, поступившие через сервисы обмена, но и оцифрованные копии бумажных документов. Когда все данные хранятся централизовано, то необходимый акт или договор легко отыскать за парку кликов.  

В чем удобство работы с электронным архивом

Сотрудники бухгалтерии тратят значительную часть времени на подготовку к налоговой проверке, а нередко — остаются на работе сверхурочно. Сэкономить время специалиста поможет электронный архив финансовых документов. 

Быстрый поиск. Бухгалтер тратит в 7 раз меньше времени на поиск нужного документа в финансовом архиве. Ему помогают удобная панель фильтрации и группировка реестра по контрагенту или договору. А благодаря тому, что документы можно связывать между собой, сотруднику не составит труда найти весь комплект первички по договору, поставке или хозяйственной операции. 

Надежная защита. Права доступа можно разграничить в соответствии с регламентом компании, тем самым исключается потеря документов и утечка конфиденциальной информации. Также бухгалтер может вручную выдать доступ к отчетности заинтересованным лицам организации, например, для участия в тендере. 

Законное хранение. С электронным архивом сотрудники уверены в юридической значимости ПУД на протяжении всего срока хранения. Электронная подпись подтверждает легитимность документов и защищает их от изменения. Действительность сертификата ЭП на момент подписания фиксируется с помощью перештамповки.  

Удобство в использовании. Благодаря интеграции архива с учетной системой бухгалтер может открывать документы из хранилища в пару кликов и работать с ними в привычном для себя интерфейсе. 

Легкая подготовка к проверкам. Специалист потратит минимум времени на подготовку документов, потому что они выгружаются из финансового архива в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Готовый комплект документов можно оперативно отправить в контролирующие органы через онлайн-сервисы отчетности.

Готовность к онлайн-взаимодействию с ФНС. Электронный архив можно интегрировать с витриной данных, чтобы открыть инспектору доступ к запрашиваемым ПУД в рамках налогового мониторинга. Бухгалтеру не нужно находиться на проверке, потому что сотрудник ФНС просматривает документы удаленно.  

Как электронный архив помогает в работе с бумагой

При бумажном документообороте можно столкнуться с ситуацией, когда недостает акта или на накладной нет подписи контрагента. В архиве создаются специальные отчеты, которые показывают статус подписания и наличия документов. С их помощью сотрудники отслеживают недостающую первичку. Если оригинал не вернулся, то система вместо бухгалтера напомнит ответственным об этом — менеджеру придет задача, чтобы он связался с контрагентом и получил отсутствующие документы. 

В финансовый архив Directum встроены интеллектуальные инструменты. Они помогают наполнять хранилище скан-копиями бумажных документов и извлекать из них реквизиты. С ИИ-решениями бухгалтеру не придется вручную заносить данные в учетную систему.   

402-ФЗ разрешает вести в электронном виде входящие и исходящие первичные документы, регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность, но полностью отказаться от бумаги некоторым компаниям пока сложно. Организация единого финансового архива поможет унифицировать работу с обоими потоками документов, упростить ее и сделать эффективной.