Как исправить ошибку в расчете выплат работнику?

Ошибочные выплаты

Исправление ошибки зависит от того, выплатили вы больше или меньше положенного.

Если произошла ошибка в пользу компании, то есть бухгалтер начислил меньше, недостающую сумму просто доплатите сотруднику. Сделать это нужно на основании докладной записки на имя директора и бухгалтерской справки. В ней указывают сумму к доплате.

Если же ошибка в пользу работника, ситуация иная.

Просто взять и удержать переплату с работника нельзя. Как сказано в статье 137 Трудового кодекса РФ, заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативных правовых актов), не может быть с него взыскана. Исключений из этого правила всего три:

• бухгалтер допустил счетную ошибку;

• внутрифирменная комиссия по трудовым спорам или суд признали вину работника в невыполнении норм труда или простое;

• работнику переплатили из-за его неправомерных действий, что подтверждено решением суда (например, при трудоустройстве он предъявил фальшивый диплом об образовании).

В других случаях работник может возместить ошибочно выданную зарплату только в добровольном порядке.

Как бухгалтеру исправить ошибку?

При недоплате нужно:

• доначислить зарплату, НДФЛ и страховые взносы. Рассчитаться с бюджетами. Отразить расходы в налоговом учете. Учет (налоговый и бухгалтерский) аналогичен учету обычной зарплаты;

• рассчитать и выплатить работнику компенсацию за задержку зарплаты в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной в срок суммы за каждый день просрочки. 

А если переплата?

Если была допущена счетная ошибка, излишне выплаченные средства можно удержать.

С другими переплатами выйти из ситуации можно тремя путями:

• попросить работника добровольно возвратить долг;

• при отказе добровольно вернуть долг подать судебный иск;

• простить долг.

Поэтому от работника нужно получить письменное согласие на удержание в произвольной форме и после этого издать приказ об удержании.

Работник может просто подписать приказ об удержании, где будет указано, что с приказом он ознакомлен и с удержанием согласен. В таком случае отдельное согласие на удержание с работника не требуется.

Обратите внимание, что размер такого удержания не может превышать 20% от выплаты работнику после удержания из нее НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Если заработная плата была выплачена излишне не в связи со счетной ошибкой и в этой излишней выплате нет вины работника, взыскать эту сумму с работника нельзя даже через суд (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Единственный выход – добровольное согласие работника.