Как искусственный интеллект уже сейчас помогает бухгалтерам обрабатывать документы в 7 раз быстрее

Когда необходимы интеллектуальные сервисы

Если смотреть с точки зрения бизнеса, то компании невыгодно растрачивать время сотрудников на рутину. Вместо того чтобы вручную дублировать информацию, то и дело переключаясь между окнами систем, специалист может решать более серьезные вопросы. Тем более что 60-70% задач по обработке первичных документов сегодня готовы взять на себя интеллектуальные сервисы.

Искусственный интеллект – помощник в обработке не только бумажных ПУД, но и электронных. В компаниях, которые перешли на ЭДО, часть документов всё равно остается в неструктурированном виде. И чтобы бухгалтеру не обрабатывать каждый файл самостоятельно, он может воспользоваться помощью ИИ.

Как работает интеллектуальная обработка первичных документов

Представьте, насколько проще и быстрее будут обрабатываться первичные документы, если бухгалтеры подключатся только на последнем этапе, чтобы проверить данные. А распознают текст, введут реквизиты в систему и заполнят ими карточку – интеллектуальные сервисы.

Рассмотрим подробнее операции, которые искусственный интеллект уже сейчас может выполнять за бухгалтера.

Заносить комплекты ПУД в систему и классифицировать их по видам

Работать с электронной первичкой в разы проще, чем с бумажной. Если настроена интеграция с операторами ЭДО, документы от поставщиков автоматически загружаются в систему. Бухгалтеру для этого не нужно ничего делать. А вот чтобы занести бумажные ПУД, их необходимо отсканировать и сохранить в специальную папку на ПК – отсюда интеллектуальные сервисы заберут файлы в обработку. Если же контрагенты отправляют сканы по email, то переслать входящее письмо на выделенный в компании электронный адрес тоже не составит большого труда. С почты комплект документов перейдет в обработку к ИИ-сервисам.

Следующий этап проходит без участия человека. Что делают интеллектуальные сервисы:

• делят поступивший пакет документов на отдельные файлы по типам;
• изменяют порядок следования страниц, если они были перепутаны при сканировании;
• переворачивают страницы и удаляют пустые.

Обработка документов с помощью встроенного интеллекта в системе Directum RX

Извлекать текстовую информацию из документа и заполнять поля электронной карточки

Искусственный интеллект распознает текст из документа любого формата. На основе полученных данных сформируется электронная карточка с заполненными полями. Например, Directum RX умеет извлекать реквизиты со 100%-ной точностью из 20 распространенных видов документов. А если вам требуется распознавание других видов и форм документов, то в перспективе возможно и такое. Система самостоятельно дообучается в процессе работы с новыми ПУД.

Дальше документы обрабатываются в зависимости от типа. Например, бухгалтер дополнительно проверяет табличную часть счетов-фактур, актов, УПД, товарных накладных. Но и с этой работой способны справиться ИИ-механизмы.

Сравнить наименования поступивших товаров с номенклатурой в ERP-системе

Часто номенклатура поставщика и покупателя отличается. Тогда бухгалтеру приходится сравнивать наименования товаров в первичке со справочником номенклатур в ERP-системе. Поэтому перед тем, как проводить документ в системе учета, важно сопоставить данные, чтобы они правильно отражались на балансе.

Сотрудникам не придется делать это вручную, если в системе электронного документооборота есть встроенные интеллектуальные сервисы. Они проведут сравнение автоматически. Для этого можно настроить сопоставление по различным критериям: наименованию, стоимости за единицу товара или другим характеристикам.

Сопоставление в системе Directum RX наименований товаров с номенклатурными позициями

Проверить вычисления сумм и НДС по документу

Чтобы в бухгалтерском учете всё было верно до копейки, искусственный интеллект проводит арифметические проверки по документам. Вы смело можете отложить калькулятор в сторону — ИИ-сервисы пересчитают все суммы и подсветят ошибки.

Сравнить цены и количество товаров с заказом в учетной системе

Бывают случаи, когда требуется сравнить поступивший ПУД с документом-основанием в учетной системе. Например, когда вы предварительно согласовали с поставщиком стоимость товара в заказе, а по факту в накладной отражается другая цена. Тогда интеллектуальные инструменты проводят перекрестную проверку и сравнивают два документа. Если они выявят расхождения в ценах, то подсветят те поля, которые не соответствуют заказу, а на экране появится предупреждение для пользователя.

Перекрестные и арифметические проверки в системе Directum RX

А что после обработки?

После обработки документов интеллектуальными сервисами бухгалтер просматривает уже готовую заполненную реквизитами карточку документа. Ему не приходится сравнивать каждый символ с оригиналом. Система подсвечивает поля, на которые стоит обратить внимание, например, если при сканировании смазаны какие-то строки. Проверяющий может оперативно исправить некорректные данные.

Сотрудникам не нужно заводить документы в учетную систему вручную, и даже переключаться между интерфейсами систем. Проверенный ПУД автоматически передается в ERP-систему благодаря интеграции. В результате у сотрудников уходит в 7 раз меньше времени на занесение одного комплекта документов в учетную систему.

Обычно стоимость ИИ-решений рассчитывается от количества обрабатываемых документов. У Directum RX есть неоспоримое преимущество — интеллектуальные сервисы уже встроены в систему, поэтому можно работать с неограниченным количеством документов.