Как ИФНС должна оформлять изъятие информации с компьютеров

На серверах, рабочих компьютерах, жестких диска и флешках содержится гораздо больше информации, чем в бумажных архивах компании. Выемка электронных носителей дает налоговиках лишние аргументы и основания для доначислений.

Выемку регламентирует статья 94 НК РФ. Детализации процесса в этой статье практически нет. Всего несколько важных условий:

1. Основанием для проведения выемки документов является постановление должностного лица налоговой. В постановлении должно быть утверждено руководителем той налоговой, которая вынесла решение о ВНП, или его заместителем (письмо Минфина РФ от 01.02.2023 № 03-02-07/8170.) Также в этом документе должны быть указаны причины выемки, а также бумаги, которые необходимо изъять.
2. Выемка производится в присутствии понятых и лиц, у которых документы (предметы) изымаются. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол.
3. При изъятии таких документов с них изготавливают копии.
4. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

Особенности оформление выемки нужно искать в судебных решениях. Одно из таких, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.05.2025 № Ф07-1724/2025 по делу № А56-123827/2023.

В нем судьи указали на важные детали при выемке компьютерной техники.

1. Выемка должна проводится постановления, в котором приведен перечень документов и предметов, подлежащих выемке, в том числе в нем могут быть указаны системные блоки (компьютеры), флэш-накопители, иные съемные носители информации, документы и иные файлы на электронных носителях, серверы, в том числе: носители, содержащие электронно-цифровые файлы и программы, сведения по делопроизводству, бухгалтерскому, складскому и налоговому учету; дневники, записные книжки, электронные, служебные и неофициальные записки, черновики документов и иные предметы, содержащие сведения, подтверждающие факт совершения налогового правонарушения.
2. Информация с жестких дисков компьютеров должна быть скопирована на территории проверяемой компании на внешние диски налоговой, затем диски должны быть помещены в картонные коробки.
3. Коробки должны быть упакованы способом, исключающим внешнее проникновение, и опечатаны подписями лиц, участвующих и присутствующих при производстве выемки, а также подписями понятых.
4. В дальнейшем вскрытие этих коробок должно производиться только в присутствии представителей проверяемого налогоплательщика.

Имейте в виду, что оспорить постановление о проведении выемки не получится.

Суд признал правомерным изъятие инспекторами у компании оригиналов документов

Чтобы обезопасить себя нужно грамотно построить работу с электронными документами, ввести так называемую «электронную гигиену»:

1. Не держать на рабочем места на электронных носителях никакую компрометирующую информацию. Это касается компьютеров, СD, флэшек.
2. Не хранить переписку в электронной почте, если вы не хотите, чтобы она попала в чужие руки.
3. Важную информацию можно хранить в «облаке».
4. Не пользоваться автоматическим входом в аккаунты, программы и не ставить «запоминания паролей».

Бухгалтерия.ру