Использование ЭП с машиночитаемой доверенностью: как подготовиться к обязательному переходу?

Как изменится цифровое подписание

Работать с машиночитаемой доверенностью можно уже с 1 марта 2022 года. По новым правилам руководитель должен получить сертификат электронной подписи организации, а сотрудники – выпустить ЭП физлиц, в которых указаны только личные данные без реквизитов компании. Чтобы работники могли от имени фирмы заверять документы, они должны подтвердить свои полномочия электронной доверенностью, которая визируется КЭП директора.

МЧД представляет собой XML-файл, который содержит информацию:

• о доверенном лице и организации, которая ему доверяет;
• о полномочиях, которые представитель может совершать от лица компании;
• о дате создания доверенности и сроке ее действия.

Как определиться со способом оформления МЧД?

Организация сама выбирает, где ей удобнее создавать и подписывать машиночитаемую доверенность. Это может быть любая информационная система, в которой есть необходимая функциональность. Например:

• портал ФНС с реестром машиночитаемых доверенностей;
• оператор ЭДО;
• собственная информационная система.

Если компании не требуется выпускать большое количество МЧД, то самый простой способ — создать их на сайте распределенного реестра. Портал ФНС для обмена машиночитаемыми доверенностями построен по технологии блокчейн. Благодаря этому данные о зарегистрированных МЧД не теряются и всегда доступны, потому что хранятся в нескольких узлах сети. В эксперименте по разработке и использованию МЧД участвуют 8 органов власти и нотариат, 14 операторов ЭДО, 8 кредитных организаций и удостоверяющих центров.

Создать электронную доверенность можно также через платформу оператора ЭДО, который является узлом блокчейн-сети ФНС. В таком случае информация об МЧД автоматически попадет в распределенный реестр, где ей присваивается идентификационный номер — GUID. Чтобы оформить доверенность, достаточно заполнить все реквизиты и подписать готовый документ КЭП директора. Информацию о статусе и сроке действия МЧД можно найти в реестре по идентификационному номеру доверенности.

Компаниям, которые выпускают большое количество доверенностей с периодическим отзывом и передоверием, будет удобнее формировать МЧД в собственной информационной системе. Например, в Directum RX такую функциональность можно реализовать через интеграцию с сервисом по созданию МЧД, который является узлом блокчейн-сети ФНС.

Как работать с готовой МЧД

После того как машиночитаемая доверенность зарегистрирована, нужно определиться с местом хранения. Выбор зависит от того, где создавалась доверенность, куда ее будут передавать для работы и в каком сервисе ведется ЭДО. Хранить МЧД можно в своих информационных системах, а также у третьих лиц:

• в аккредитованных удостоверяющих центрах;
• у операторов ЭДО;
• в государственных удостоверяющих центрах ФНС, Центробанка, Казначейства;
• в системах органов исполнительной власти и внебюджетных фондах.

Работать с доверенностью можно после того, как она зарегистрирована и подписана директором. При электронном документообороте допускается отправлять МЧД, прикрепив XML-файл к пакету подписанных документов либо указав только идентификационный номер доверенности, если она хранится у участников блокчейн-сети ФНС.

Сервис обмена автоматически считывает сведения из электронной доверенности и может по GUID найти информацию о доверенном лице, его полномочиях, статусе и сроке действия документа.

Что необходимо доработать в корпоративных информационных системах

Для подписания документов ЭП по новым правилам все организации к 1 января 2023 года должны адаптировать свои ИТ-системы под формат машиночитаемых доверенностей. Инициатива Минцифры по переносу обязательного срока использования МЧД на 8 месяцев добавит немного времени на подготовку систем, но перестраивать процессы нужно уже сейчас.

До того как электронные доверенности станут обязательными, корпоративные системы должны научиться:

• подписывать документы КЭП физлица с использованием МЧД;
• выбирать необходимую для подписания МЧД, если у представителя их несколько;
• проверять полномочия и валидность КЭП руководителя, которой подписана доверенность;
• поддерживать бизнес-процессы согласования, подписания, хранения, в том числе отозванных МЧД;
• контролировать срок действия доверенности;
• отображать в штампе подписи информацию о доверенности.

Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX уже поддерживает работу с МЧД. Интеграция с операторами Контур.Диадок и СБИС позволяет принимать и отправлять документы, подписанные с электронной доверенностью, в рамках межкорпоративного обмена.

Карточка электронной доверенности

Загрузка МЧД в Directum RX через сервисы ЭДО не требует много сил и времени: благодаря машиночитаемому формату поля карточки документа заполняются автоматически, а с помощью поиска можно легко найти загруженные в систему электронные доверенности. Чтобы визировать документы на основании МЧД, достаточно настроить право подписи. Когда у документа выйдет срок действия, то система заранее уведомит об этом.

Не стоит откладывать переход на последний момент. Начните уже сейчас дорабатывать процессы, решать организационные вопросы и обучать сотрудников работе с машиночитаемой доверенностью.