Инвентаризация: разложить по полочкам, отразить по строчкам

Вспомните, как обычно вы проводите генеральную уборку у себя дома. Сначала вычищается каждый уголок, любой мелочи находится свое четко отведенное место. День близится к завершению, и силы покидают вас вместе с исчезающим за горизонтом солнцем. И вот те вещи и предметы обихода, до которых не успела дотянуться хозяйская рука, волшебным образом распределяются в «закрома» коридоров и комнат. Проходит время – что-то теряется в глубинах стеллажей, а что-то ранее очень нужное неожиданно находится. Аналогичный процесс, только в более глобальных масштабах, ежегодно (а то и чаще) происходит в каждой компании. Вот только при инвентаризации сотрудникам помогают сориентироваться акты, описи, инвентарные карточки и другие документы. Но все равно нет-нет да и потеряется на складе пара офисных стульев, а то и партия готовой продукции. Возможен, конечно, и другой вариант – мистически найденные ТМЦ, требующие немедленного учета и использования. Возникающие несоответствия часто мешают адекватной оценке хозяйственной деятельности предприятия. Нередко реальное состояние дел оказывается неприятным сюрпризом как для бухгалтерской службы, так и для руководителя предприятия. В идеале директор предприятия должен принимать решения, основываясь на представленной ему достоверной информации о деятельности организации. А актуальности данных добиться можно только путем грамотной и эффективной инвентаризации.

Вы тоже в списках!

Согласно статье 12 Закона «О бухгалтерском учете» (Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), организация обязана проводить инвентаризацию в следующих случаях:
•    при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
•    перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
•    при смене материально ответственных лиц;
•    при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
•    в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
•    при реорганизации или ликвидации организации;
•    в других случаях, предусмотренных законодательством.

Из материалов дела

Перечень имущества, не подлежащего амортизации, и Перечень основных средств, которые исключаются из состава амортизируемого имущества, предусмотрены пунктами 2 и 3 статьи 256 Налогового кодекса. Данные перечни являются исчерпывающими и не содержат указания на имущество, выявленное по результатам инвентаризации. Кроме того, налоговым законодательством не предусмотрено, что имущество, выявленное по результатам инвентаризации, относится к безвозмездно полученному и в его отношении амортизационные отчисления не начисляют и не учитывают в составе расходов в целях уплаты налога на прибыль (постановление ФАС Уральского округа от 13 августа 2009 г. № Ф09-5794/09-СЗ; по делу № А60-2521/2009-С8) .

Как видно, избежать данной процедуры практически невозможно. Об этом говорит в особенности последний, 12-й пункт статьи. Кроме того, инвентаризация может проводиться и в добровольном порядке по распоряжению руководителя компании. Например, если меняется собственник, новый «хозяин» может проверить наличие имущества предприятия и его учет.
Если руководитель решился на проведение добровольных инвентаризаций, ему необходимо определить их количество в отчетном году, даты мероприятий, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (подп. 2.1. п. 2 Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 - далее Методических указаний).
Инвентаризация может проводиться не только по предприятию в целом, но и по его подразделениям. Кроме того, она может быть как полной, так и частичной. В первом случае проверяются все активы и обязательства (обычно это происходит в конце финансового года, перед составлением годовой отчетности). Во втором – ревизия может проводиться по любой статье актива и пассива в балансе (например, инвентаризация денежной наличности в кассе).
Если компания не уверена в своих силах или желает привлечь беспристрастных и квалифицированных специалистов, то она может воспользоваться услугами сторонних фирм для проведения инвентаризации. Но, привлекая дополнительные ресурсы, будьте готовы к пристальному вниманию налоговиков – произведенные расходы (как, впрочем, все расходы на консультационные и подобные им услуги) фискальные органы «не любят» признавать экономически обоснованными. Поэтому запасайтесь верно оформленными документами, подтверждающими необходимость понесенных расходов. Важно, чтобы причина, по которой бухгалтерия самостоятельно не смогла провести инвентаризацию, выглядела убедительно для инспекторов и была подкреплена письменными объяснениями или экономическими расчетами.

Корпоративный «субботник»

Порядок и сроки проведения инвентаризации установлены в Методических указаниях. Так, процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов.
1. Готовим платформу и нужных людей.  Прежде чем начать проверку имущества, приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители топ-менеджмента организации, работники бухгалтерской службы, а также в нее могут входить специалисты отдела внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций. Если хотя бы один из членов комиссии пропустил мероприятие, то на этом основании результаты инвентаризации можно признать недействительными.
До начала проверки комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «до инвентаризации на дату…», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учетным данным к началу ревизии.
2. Измеряем, взвешиваем, сравниваем. Итак, инвентаризация набирает обороты. На руководителя организации ложится обязанность обеспечить полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания или обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны опечатываться. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
3. Фиксируем результаты. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
В описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на тех же последних страницах должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов. Документ визируется подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, фиксируется отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, и перечисленное в описи имущество, наконец, принимается на ответственное хранение. Отметим, что на имущество, арендованное или полученное для переработки, которое находится на ответственном хранении, составляются отдельные описи.

Приняли в расход и доказали

ИФНС России № 9 по Москве доначислила ЗАО «Манометр» налог на прибыль, так как посчитала, что компанией неправомерно включена сумма затрат по договору с ООО НПФ «Инком-Прайс» на оказание услуг по инвентаризации имущества и оценке рыночной стоимости основных средств в состав расходов по налогу на прибыль. В постановлении от 15 июля 2009 г. № КА-А40/6230-09 Арбитражный суд Московского округа в свою очередь признал, что затраты на услуги по проведению инвентаризации относятся к прочим расходам по налогу на прибыль согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. ЗАО «Манометр» отстояло свою позицию, доказав, что при проведении инвентаризации были необходимы специальные познания в этой области.

Бывает, что материально ответственные лица после инвентаризации неожиданно обнаруживают ошибки в описях. В таком случае важно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, осуществит проверку указанных фактов и, если они подтвердятся, произведет исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Дабы труды комиссии и прочих принимавших участие сотрудников не прошли даром, важно грамотно и достоверно оформить результаты. Для этого существуют формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (см. Приложения к Методическим указаниям). Результаты должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда процедура была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Рачительный руководитель может провести дополнительные контрольные проверки правильности проведения инвентаризации уже после ее окончания. Но тогда до открытия склада, кладовой или другого объекта, где она проводилась, придется снова привлечь членов комиссии и материально ответственных лиц. Результаты правильности проведения столь серьезного мероприятия оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет.

Когда расхождения имеют право на существование?

Выявленные при инвентаризации расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учета. Если был «найден» излишек имущества, то он приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации. Причем то имущество, которое попадает под определение амортизируемого средства, смело можете амортизировать.

В зависимости от причины, вызвавшей несоответствие фактических данных и данных бухгалтерского учета, необходимо предпринять следующие меры: 1.    Обеспечить строгий контроль над соблюдением процедур хранения ТМЦ и денежных средств. 2.    Обеспечить соблюдение графика документооборота на предприятии. 3.    Обеспечить разграничение доступа к системе бухгалтерского учета лиц в зависимости от их должностных обязанностей.

Несмотря на возможные пререкания со стороны налоговых органов, судебная практика уверенно склоняется в сторону налогоплательщика. Данная позиция подкреплена также Законом от
26 ноября 2008 г. № 224-ФЗ и письмами Минфина России (например, от 13 марта 2009 г. № 03-03-06/1/136).
Если же обнаружена недостача имущества или его порча, то в пределах норм естественной убыли такие суммы относятся на издержки производства или обращения. Выявленные недостачи списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». То, что потерялось или испортилось на суммы, превышающие норму, относится на счета виновных лиц.

Причинами несоответствия данных могут служить: •    «человеческий» фактор –  ошибки, халатность при ведении бухгалтерского учета, несвоевременное проведение операций и оформление документов; •    технический фактор – сбои в работе программы бухгалтерского учета (встречается редко); •    отсутствие строгого контроля за соблюдением процедур хранения ТМЦ и денежных средств.

Если по результатам инвентаризации отклонения данных бухгалтерского учета от реального положения дел не выявлены, то это может означать, что инвентаризация была проведена неэффективно. Ведь в жизни всегда имеются как факты небрежного ведения бухгалтерского учета, так и факты, которые в учете не отражались (хищения, пересортица, порча ценностей).
Если выявлены большие отклонения, то бухгалтеру и руководителю стоит задуматься о системе построения внутреннего контроля на предприятии. В первую очередь нужно определить причины таких отклонений и назначить ответственных и виновных лиц.

Виноватых наказываем рублем

По фактам образования излишков или недостач ТМЦ в любом случае необходимо получить объяснения от материально ответственных лиц. Если принято решение о взыскании ущерба с виновных сотрудников в недостаче или порче, то делается соответствующая запись в личной карточке работника. Удержание средств из зарплаты происходит по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», или открывается счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если в ходе инвентаризации происходит смена материально ответственных лиц, в инвентарной описи принявший имущество сотрудник расписывается в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

Если же виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них денежных средств, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).