Инвентаризация перед составлением отчетности по итогам года

Инвентаризация материальных ценностей – это сверка того, что отражено в регистрах бухгалтерского учета, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д., включая обособленные подразделения фирмы.

Инвентаризация обязательств – это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т. д.

Начинаем инвентаризацию

Прежде всего оформите приказ руководителя о проведении инвентаризации. Затем создайте инвентаризационную комиссию.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние активов и обязательств фирмы.

В приказе укажите, какие именно активы и обязательства будет инвентаризировать комиссия.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость активов и обязательств фирмы.

В регистрах учета должны быть следующие записи:

• дата и наименование той или иной хозяйственной операции;
• ее сумма;
• остатки по счетам бухгалтерского учета на дату начала инвентаризации.

Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы и сделать в них запись «до инвентаризации на (дата)».

На основании названных документов комиссия определяет стоимость активов и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).

Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида активов и обязательств оформляют свою форму.

Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по форме №o ИНВ-15, товаров или материалов – опись по форме № ИНВ-3 и т. д.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Как провести инвентаризацию

Фактическое наличие находящихся в организации товарно-материальных ценностей при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения предметов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измерительными приборами и т. п.).

Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечатывают.

Как сверить наличие основных средств

До начала инвентаризации надо проверить:

• заполнены ли инвентарные карточки, книги и описи;
• имеется ли техническая документация на основные средства;
• есть ли документы на сданные либо взятые в аренду основные средства.

Если этих документов нет, необходимо их срочно оформить или восстановить.

Если в ходе инвентаризации комиссия обнаружит объект основных средств, который не учтен, в описи надо сделать запись о его наименовании, технических характеристиках и материалах, из которых он изготовлен.

Такие объекты надо оценить по рыночным ценам.

Всю информацию по основным средствам инвентаризационная комиссия записывает в опись (форма № ИНВ-1).

Кроме того, отдельно оформите опись по не принадлежащим фирме (арендованным) ОС. В ней сделайте ссылки на документы, на основании которых эти основные средства находятся у вас.

Как сверить наличие материально-производственных запасов

Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме № ИНВ-3. Там указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в присутствии членов комиссии пересчитывают, перемеривают, перевешивают. Опись составляют в двух экземплярах:

• один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;
• второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.

По отгруженным товарам, которые не находятся на складе фирмы, оформите отдельную опись.

Сделайте в ней записи о покупателях, наименовании товаров, их стоимости и дате отгрузки.

Как сверить наличность в кассе и денежные документы

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с остатком на конец дня в кассовой книге.

Помимо денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории и т. д.

К денежным документам относятся оформленные векселя или облигации вашей фирмы, предназначенные к выдаче. В кассах часто хранят и документарные ценные бумаги третьих лиц (векселя, облигации), но денежными документами они не являются. Что касается акций, то эти ценные бумаги документарной формы не имеют.

При инвентаризации используют типовые бланки по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и № ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».

Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель может принять одно из решений:

удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира или если руководитель отказался от взыскания недостачи с кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

Как сверить расчеты

Результаты инвентаризации задолженностей по счетам расчетов отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17).

Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т. д. Она должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей и возможность их погашения.

Как оформить результаты инвентаризации

После инвентаризации оформленные описи и акты передайте в бухгалтерию фирмы. Если в них зафиксированы расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, суммы отклонений занесите в сличительные ведомости. Для этих ведомостей предусмотрены унифицированные формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме № ИНВ-19 – товарно-материальных ценностей и т. д.

Как исправить найденные ошибки

В ходе инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи материально-производственных запасов, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений. Они могут возникать из-за того, что те или иные ценности или хозяйственные операции были отражены в учете неверно. В этой ситуации бухгалтеру придется внести исправления в учет.

Для исправлений ошибок следует руководствоваться специальным ПБУ 22/2010.

Ошибки текущего года исправляют в месяце их обнаружения.

Если ошибки отчетного года выявлены после его завершения, но до утверждения отчетности, исправления датируют 31 декабря отчетного года.

Если в текущем году обнаружены прошлогодние ошибки, а годовой баланс уже утвержден собственниками фирмы, то исправления делают в текущем году.

Исправить ошибку можно двумя способами:

• сторнировать все неправильные проводки и записать верные;
• добавить запись на недостающую сумму.