Информационные услуги и информационное обслуживание: нюансы учета расходов

23.07.2025 распечатать

Без информации и программных продуктов сейчас не обходится практически ни одна компания. При этом различные программы автоматизации бухгалтерского и налогового учета, справочно-правовые системы требуют постоянного обслуживания и обновления. В каком порядке учитывать расходы на информационные, консультационные услуги и информационное обслуживание и обновление софта?

Куда отнести расходы на информационные услуги

Учитывать в составе прочих расходов информационные и консультационные услуги позволяют подпункты 14 и 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Если информационные, консультационные (а также посреднические) услуги связаны с приобретением тех или иных ценностей (основных средств, материалов и т. д.), то в бухгалтерском учете их сумму включают в первоначальную стоимость купленного имущества. Если нет – отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.

Есть также возможность сразу списать их на расходы, связанные с производством и реализацией. Такой порядок закрепите в налоговой учетной политике.

Часто компании направляют своих работников на разнообразные семинары и тренинги, а зачастую даже проводят их на своей территории.

Заметим, что такие мероприятия чаще всего устраивают не образовательные учреждения, а специализированные организации (аудиторские, консалтинговые компании и др.). Лицензии на образовательную деятельность у них, как правило, нет. И документы по завершении занятий они могут не выдавать.

То есть, затраты на такие занятия не отвечают требованиям пункта 3 статьи 264 НК РФ, предъявляемые к расходам на обучение. Поэтому учитывать затраты на семинары и тренинги следует как расходы на консультационные услуги на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина от 2 марта 2021 г. № 03-03-07/14266).

Но договор с фирмой - организатором занятий должен быть, только прописать в нем нужно не образовательные, а консультационные услуги.

Также, кроме договора на оказание консультационных услуг, будут нужны и другие документы:

приказ директора о направлении сотрудников на консультационный семинар (тренинг) в связи с производственной необходимостью;
план, содержание мероприятия (должны быть связаны с деятельностью вашей компании);
акт об оказанных услугах;
платежные документы, квитанции, чеки.

В составе расходов на оплату консультационных, информационных и иных аналогичных услуг можно учесть затраты на приобретение доступа к программе для повышения квалификации для бухгалтера, если предметом договора является оказание таких услуг. Например, фирма приобретает для бухгалтера доступ на один год к программе повышения квалификации для бухгалтера в форме интернет-вебинаров. Оплата по договору - единовременным платежом. По результатам оказания услуг требуется подписать акт (отчет). Расходы учитываются на дату это акта (отчета).

Обновление софта

Расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям), учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание - подпункт 37 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Если в договоре о приобретении неисключительной лицензии на использование программного обеспечения указан срок, в течение которого могут быть использованы полученные по ней неисключительные права, фирма распределяет расходы, совершенные по такому договору, равномерно в течение срока действия лицензии.

Чтобы актуализировать софт, который вы используете в работе - различные программы автоматизации бухгалтерского и налогового учета, справочно-правовые системы, - с соответствующими фирмами-разработчиками заключают договоры. Это договоры на информационное обслуживание.

При этом факт оказания информационных услуг должен подтверждаться документально.

Это, разумеется, сам договор, а также акт сдачи-приемки услуг, подписанный обеими сторонами.

При обновлении (модификации) самой программной оболочки (установка новой версии, дополнительных модулей и т.п.) происходит качественное изменение программного продукта.

В этом случае понесенные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль не единовременно, а в течение определенного срока.

Минфин в письме от 21 февраля 2025 г. № 03-03-06/2/16813 разъяснил, как в целях налога на прибыль учитывать расходы на модификацию программы для ЭВМ при применении метода начисления.

Согласно статье 272 НК РФ, расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

Они признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. В случае, если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно, с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов.

При отсутствии этого срока в договоре с правообладателем организация вправе установить его самостоятельно (см. письмо Минфина России от 30 января 2017 г. № 03-03-06/1/4386). Например, это может быть срок в течение периода между плановыми обновлениями.