Главная ошибка при подготовке документов для ИФНС в виде скан-копий

01.07.2021 распечатать

Налоговая проверка всегда стресс для проверяемой организации. Сколько не готовься — все равно что-то пойдет не так. Еще совсем недавно бухгалтерия коробками возила в налоговую первичку, тратя время и здоровье. Несколько лет назад в ФНС было принято решение о возможности предоставления копий первичных бухгалтерских документов в виде электронных образов, а проще говоря скан-копий.

Ошибка в выборе сканеров

Для большинства предприятий отсканировать силами бухгалтерии большой объем документации за короткий срок не возможно. Дело не в том, что работники бухгалтерии ленятся или не хотят выполнять не свойственную себе работу, а в том, что сканировать приходится на обычных бытовых сканерах или сканерах встроенных в различные МФУ. Приходилось не раз наблюдать огромное количество планшетных сканеров, собранных из всех кабинетов в одном месте, и такое же количество сотрудников , занимающихся , мягко говоря, не своим делом, а именно сканированием по одному листу.

При такой работе сканирование одного оборота листа занимает от 7 до 12 секунд, добавим время на положить-забрать лист и получаются все 20 секунд. Всего 20 секунд — скажете вы . Если вам нужно отсканировать 100 листов, то это вполне приемлемо. На сканирование 100 листов вам понадобится не более 38 минут. Вполне не плохой результат. Ну, а если вам нужно сканировать 5 000 , 100 000 или 5 000 000 листов и все это нужно сделать в течении месяца или двух. Задача кажется невыполнимой на первый взгляд, да и на второй тоже. Не будем вас томить и сразу скажем, что отсканировать 5 000 листов можно за 2 часа, 100 000 за 5 дней ,а 5 000 000 можно и за месяц. Главное, чем сканировать!

Немногие из вас слышали, что существуют такие чудо-сканеры, которые сканируют со скоростью до 100 листов в минуту, причем сканируют сразу с двух сторон. Конечно , такие сканеры относятся к профессиональному и дорогому оборудованию и иметь их на каждом предприятии не разумно, да и не зачем. Не будем вас больше интриговать и перейдем к сути.

Наша организация первая в России специализированная компания по аренде профессиональных сканеров и единственная предоставляющая аренду от одного часа в собственном профессионально коворкинге.

Коворкинг-это аренда рабочего места у нас в офисе вместе со сканером на почасовой основе. Для больших объемов мы предложим аренду полностью готового рабочего места у вас в офисе.

Теперь все по порядку

Аренда сканеров. У вас наверняка осталось много вопросов. Предлагаем ознакомиться с самыми популярными:

Вопрос: Через какой срок после первого обращения мы сможем начать сканировать на вашем оборудовании у нас в офисе?

Ответ: Обычно проходит не более 24 часов между обращением заказчика и началом работ ваших специалистов. За это время мы составим и отправим вам договор и счет, подготовим оборудования , привезем его, установим и научим ваших специалистов сканировать .

Вопрос: Что входит в комплект оборудования?

Ответ: В комплект входит сканер Panasonic KV-S4065, системный блок с монитором или моноблок, антистеплер для удаления скрепок, набор по уходу за роликами, в общем все, что нужно для быстрого начала сканирования.

Вопрос: Я простой бухгалтер (системный администратор, секретарь и т.д) смогу ли я освоить данный сканер?

Ответ: За нашу многолетнюю практику не было ни одного случая, когда наш заказчик не начал сканировать после 15-ти минутного обучения нашего специалиста. Это мы гарантируем.

Вопрос: Нам нужно отсканировать 5 папок с документами. Как быть

Ответ: Для такого объема целесообразнее воспользоваться нашим коворкингом. Милости просим.

Иногда возникает необходимость сканирования сшитых договоров не расшивая их. Такое встречается очень часто. Для этих целей мы предлагаем специализированные книжные сканеры для сшитых документов.