Электронный документооборот - удобно для бухгалтера

Речь идет, в частности, о приказах ФНС России:

• от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@ (да­лее - приказ № ММВ-7-6/138@), устанав­ливающем формат счетов-фактур в элек­тронном виде;
• от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@ (да­лее - приказ № ММВ-7-6/172@), утверж­дающем формат ТОРГ-12 акта приемки-сдачи работ.

Документы только недавно утвержде­ны. Потому на сегодняшний момент еще нет каких-либо официальных разъясне­ний о порядке и практике их применения. Но мы разобрались в них уже сейчас «по горячим следам».

Нововведения не могут не порадовать плательщиков - теперь с утверждением форматов появилась возможность вы­гружать их в электронном виде по ТКС именно с ЭЦП (электронной цифровой под­писью - ЭЦП) для передачи в налоговые орга­ны и контрагентам. Основное предназначе­ние электронных форматов сводится к тому, что после их внедрения появится возмож­ность полноправного применения ЭЦП.

Несомненно, что с принятием элек­тронных форматов основных первичных документов между продавцом и покупате­лем сократится доля бумажного докумен­тооборота в части обмена товарными на­кладными, счетами-фактурами по НДС, подписанными ЭЦП. Кроме того, появит­ся возможность использовать данные до­кументы в электронном виде, без необхо­димости каждый раз распечатывать их на бумажном носителе.

Также к преимуществам перехода на электронное взаимодействие и формирование актуальных первичных документов можно отнести то, что он позволит вашим клиентам исключить посещение офисов, ускорит обмен первичными документами, оптимизирует документооборот с налого­выми органами да и в общем повысит ка­чество делопроизводства.

Другой вопрос, как будет работать но­вый формат на практике. Решение его - де­ло времени и практики.

Наконец-то решится проблема у тех бухгалтеров, которые работают с боль­шим количеством товарных позиций. Как известно, особенностью документального оформления сделок с покупателями явля­ется то, что на каждый товар оформляют­ся отдельная товарная накладная и счет-фактура по НДС. Если товарных позиций всего несколько, то составить накладную и счет-фактуру на них несложно и не зай­мет много времени. А если за год число товаров составит более 40 000, к примеру? Очевидно, что при большом количестве товарооборота есть проблема и с боль­шим объемом документооборота по каж­дому товару. Теперь же можно будет не только оформлять «первичку» в элек­тронном виде, но и направлять ее по ТКС контрагентам, инспекторам, и не будет необходимости распечатывать на бумаж­ном носителе этот ворох документов, да и ситуация с правомерностью ЭЦП лега­лизована.

Преимущество перехода на электрон­ный документооборот в этом случае оче­видно. Единственное, здесь следует об­ращать внимание на то, чтобы первич­ные учетные документы в электронном виде были составлены в утвержденном формате и подписаны квалифицированной электронной подписью.

И все потому, что электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается информация в электронной форме, заверенная квалифицированной электронной подписью.

Кроме того, к порядку оформления электронных документов на бумажном носителе инспекторы также предъявляют особое внимание и часто не принимают их в качестве документов, «оправдывающих» расходы. Это потому, что спорным оставался вопрос о том, нужно ли заверять бумажную копию электронного документа подписью ответственного лица и печатью.

Официальное мнение сводится к тому, что электронный документ с ЭЦП может обосновать произведенные фирмой расходы в случаях, если федеральными законами или иными нормативными актами не устанавливается требование о составле­нии такого документа на бумажном носи­теле. Такие разъяснения были представле­ны в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-2.

Подпись факсимиле на счетах-фактурах

Что касается вопроса о наличии подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах, тем более путем факси­мильного воспроизведения, он извечно был спорным. У налоговиков и плательщи­ков он вызывал сплошные разногласия. Предполагается, что внедрение электрон­ного оборота счетами-фактурами исклю­чит возможные прения, поскольку прямо устанавливает возможность использова­ния ЭЦП.

Так, приведем в пример постановле­ние Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/ 11, в котором судьи придерживаются строгих правил порядка подписи счетов-фактур.

Инспекция отказала в применении вы­чета по счетам-фактурам, подписанным путем факсимильного воспроизведения. Обосновали свой отказ инспекторы про­сто - несоответствием порядка заполне­ния счетов-фактур установленным требо­ваниям.

Судьи поддержали контролеров, моти­вировав отказ в вычете НДС тем, что за­конодательство не позволяет оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием фак­симильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Также не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подпи­си при оформлении счета-фактуры по­ложениями статьи 169 Налогового кодек­са. Еще повлиял на вердикт судей закон о бухучете, устанавливающий, что доку­менты бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствую­щих лиц, а отступление от установлен­ных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фак­турам.

А следующее судебное решение с про­тивоположным выводом - постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 ап­реля 2011 г. № А13-8617/2008. В пред­ставленных обществом счетах-фактурах и товарных накладных содержались фак­симильные подписи от имени постав­щиков.

Арбитры не согласились с инспекторами в том, что эти счета-фактуры не могут под­тверждать совершение хозяйственных опе­раций, так как не содержат подлинных подписей руководителей. Действующее на­логовое законодательство и законодатель­ство о бухгалтерском учете не содержат норм о допустимых способах подписания счетов-фактур и не запрещают руководи­телям подписывать документы путем про­ставления штампа-факсимиле. Поэтому наличие факсимильной подписи в первич­ных документах само по себе не влечет отказ в вычете НДС.

Счета-фактуры в электронном виде

Напомним, что счет-фактура может быть выставлен на бумажном носителе или в электронном виде. В пункте 9 статьи 169 Налогового кодекса закреплена обязан­ность по утверждению:

• порядка выставления и получения сче­тов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП;
• форматов счетов, книги покупок и кни­ги продаж.

Первый из них уже был утвержден, теперь, с введением в действие форматов, плательщики имеют возможность ис­пользовать электронное взаимодействие в полном объеме.

Возможность формирования счетов-фактур в электронном виде не является нововведением.

Так, порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС утвержден приказом Минфина Рос­сии от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Появление приказа № ММВ-7-6/138@ продиктовано исполнением обязанности ФНС России по утверждению форматов счетов-фактур, журнала учета получен­ных и выставленных счетов-фактур, кни­ги покупок и книги продаж в электрон­ном виде (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Сам документ содержит описание фор­матов:

• счета-фактуры;
• корректировочного счета-фактуры;
• журнала учета полученных и выстав­ленных счетов-фактур;
• книги покупок;
• дополнительного листа книги покупок;
• книги продаж;
• дополнительного листа книги продаж.

Нелишне будет напомнить, что сфор­мировать счет-фактуру в электронном виде можно лишь по взаимному согласию сторон сделки.

Обратим ваше внимание на следую­щее. Используемая в Налоговом кодексе формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы состав­ления и выставления счета-фактуры. При этом способ выражения взаимного согласия партнеров на составление сче­та-фактуры в электронном виде налого­вое законодательство не регулирует. По­этому такое согласие может быть оформ­лено посредством обмена документами, без составления одного документа, под­писанного сторонами, выполнения дей­ствий, свидетельствующих о согласии (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26), и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработ­ки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и поряд­ком.

Торговая «первичка» в «цифре»

Что касается форматов унифицирован­ных форм первичной учетной докумен­тации по форме ТОРГ-12 и акта прием­ки-сдачи работ (услуг), то с появлением их форматов плательщикам предоставле­на возможность полностью воспользо­ваться правом отправлять по требованию инспекции документы в электронном виде по ТКС. Разумеется, если таковые подпи­саны ЭЦП.

Формат с описанием требований к ХМL-файлам передачи ТОРГ-12 и акта о вы­полнении работ (оказании услуг) приво­дится в упомянутом приказе № ММВ-7-6/ 172@.

Е. Юдахина, редактор-эксперт

Практическая бухгалтерия