Электронная цифровая подпись - верное решение проблем документооборота
27.09.2010 распечататьВ настоящее время электронный документооборот между хозяйствующими субъектами применяется в меньшем объеме, чем позволяет законодательство. Основные причины, по нашему мнению, - настороженное отношение участников хозяйственных процессов к электронному документообороту и недостаточное техническое и программное оснащение. Между тем, традиционный порядок документооборота, то есть бумажный, таит в себе немало неудобств и подводных камней. Постараемся разобраться, как решить проблемы документооборота с помощью электронных средств и электронной цифровой подписи.
Суть электронной цифровой подписи
Для проверки подлинности документа, составленного в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП), о которой сказано в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон об ЭЦП). Содержание электронного документа неразрывно связано с ЭЦП, и документ невозможно изменить без нарушения подлинности подписи. Для каждого пользователя Удостоверяющий Центр изготавливает два ключа ЭЦП:
- секретный — для формирования собственной ЭЦП;
- открытый — для проверки достоверности цифровых подписей.
Принадлежность секретного ключа ЭЦП конкретному лицу удостоверяется сертификатом. В сертификате, кроме всего прочего, указано, какие виды документов может подписывать владелец данной ЭЦП. Каждый сотрудник организации может иметь один или несколько сертификатов, которые удостоверяют и ограничивают его полномочия. Например, бухгалтер имеет право подписывать ЭЦП счета-фактуры, кладовщик — акты приема-передачи товара на склад и т.д. В специализированных системах подтверждения подписи должностных лиц (СППДЛ) для удостоверения полномочий будущего владельца сертификата при создании ЭЦП необходимо представить соответствующую доверенность, выданную организацией-работодателем.
Чтобы рассказать о преимуществах электронного документооборота, обратим внимание на текущие проблемы бумажного документооборота и разберемся, как их можно решить с помощью электронных средств.
Проблема 1: большие трудозатраты.
Первая проблема — сложность оперативного представления документов контрагентами и оперативного внесения изменений в документы. Даже в компаниях среднего размера количество недополученных, полученных не вовремя, полученных с ошибками документов измеряется сотнями. При совершении операций контрагентами, расположенными в удалении друг от друга, проблема только усугубляется. В результате производительность труда финансовых подразделений компании падает – на обеспечение оперативного представления документов тратится огромное количество рабочего времени.
При электронном документообороте контрагент всегда может, подключившись к Интернету, проверить поступившие к нему документы и подписать их своей электронной цифровой подписью. Так как информация по электронным каналам связи передается мгновенно, то всегда будет ясно, какие документы получены и подписаны. Исчезнут ситуации, когда один контрагент утверждает, что направил документ другому, а второй контрагент ничего не получил.
Проблема 2: подписывают не те лица
При бумажном документообороте подписи при заключении сделок или подписании актов могут быть произведены неуполномоченными лицами. Например, за отсутствующего руководителя подпись может поставить неуполномоченное лицо как внутри организации (например, секретарша), так и представитель третьей стороны, не имеющий к сделке никакого отношения. Подделка подписей, к сожалению, широко распространена.
В случае же использования ЭЦП подписать документ может только владелец сертификата. В случае передачи ключевой пары третьему лицу возмещение причиненных вследствие этого убытков возлагается на владельца сертификата ключа подписи (ст. 12 Закона об ЭЦП).
Проблема 3: нет полномочий на подпись определенных типов документов.
Помимо контрактов, которые подписывает руководство организации, существует и иные документы, например, акты приема-передачи. Часто возникают ситуации, когда у кладовщиков, экспедиторов, водителей и другого персонала, подписывающих первичные документы, отсутствует или ненадлежащим образом оформлена доверенность на совершение таких действий. В результате суд может признать всю сделку ничтожной, что принесет организации существенный (может быть, непоправимый) ущерб.
Решить проблему можно путем использования ЭЦП. Сертификат для каждого сотрудника, подписывающего какие-либо документы, выдается на основании доверенности, определяющей круг его полномочий. В случае судебного разбирательства и доверенность, и сам сертификат будут служить подтверждением правомочности подписи. Более того, при создании нового документа в СППДЛ необходимо указать его тип, что сделает указанный документ доступным для подписания только теми сотрудниками, чьи полномочия позволяют это делать.
Проблема 4: затратный документооборот
Документы в бумажном виде требуют их хранения в архивах. Отдельные «бумажки» могут легко потеряться или быть помещены не в тот раздел. Поиск документов может потребовать существенных затрат времени. Каким бы организованным ни был бумажный архив, все равно в нем нет опции «Поиск», как в компьютере.
При электронном же документообороте существуют специальные программные продукты, представляющие собой электронные архивы документов. Эти программные средства позволяют систематизировать любой объем хранимого материала и обеспечить к нему удобный доступ. Также система будет автоматически следить за изменениями в каждом документе. Затраты на аренду помещения, оборудование и персонал, необходимые для ведения бумажного архива, в этом случае отсутствуют.
Как происходит связь
Сразу скажем, что оба контрагента должны быть клиентами одной из систем подтверждения подписи должностных лиц. Необходимо проверить, чтобы система была зарегистрирована в Едином государственном реестре сертификатов ключей подписей удостоверяющих центров. На наш взгляд, предпочтительный вариант на рынке данных услуг — ЗАО «НУЦ ЭЦП», чья система обладает, в частности, следующими функциями:
- согласование и подписание электронных документов с применением ЭЦП;
- автоматический контроль статуса сертификатов и полномочий подписантов.
- по желанию пользователя - защищенное хранение электронных копий заверенных документов и электронных подписей;
- автоматическое проставление на подписанных документах т.н. «метки времени» - специализированной электронной подписи доверенного сервера точного времени, позволяющей в случае судебного разбирательства определить время подписания документа.
Для наглядности приведем пример электронного документооборота с помощью ЭЦП. Допустим, компания «Гром» отгрузила товар компании «Молния». При этом компания «Гром» формирует первичные учетные документы на данную операцию (разумеется, в электронном виде) и направляет их на сервер СППДЛ, одновременно указывая типы этих документов (счета, накладные и т.п.). Для каждого документа СППДЛ автоматически определяет должностное лицо компании «Молния», которое имеет право подписать такой документ, и направляет этому сотруднику уведомление на указанный им адрес электронной почты. Сотрудник либо подписывает документ своей ЭЦП, либо отказывается от подписи и сообщает, по какой причине.
В случае подписания документа его копии вместе с файлами ЭЦП направляются двум сторонам договора, и их можно помещать в электронный архив. Если документ не подписан, то стороны получают уведомление об отказе, и документ аннулируется. Затем можно сформировать новый документ на основе аннулированного и вновь повторить процедуру.
Важно, что СППДЛ в режиме реального времени проверяет достоверность ЭЦП, статус сертификата каждого подписанта и его полномочия по подписанию определенных типов документов. Сотрудник, чья ЭЦП недействительна (например, сертификат отозван в результате увольнения) не сможет даже зайти в систему, а должностное лицо, не имеющее достаточных полномочий, не сможет подписать документ. Таким образом, СППДЛ обеспечивает соблюдение условий, при которых электронная цифровая подпись и собственноручная подпись на бумажном носителе признаются равноценными (ст. 3 Закона об ЭЦП):
- сертификат ключа подписи действует на момент подписания электронного документа;
- электронная цифровая подпись подлинна;
- ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Кстати, наряду с первичными документами теперь в электронном виде можно оформлять и счета-фактуры. Такую возможность ввел Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
Не так все страшно, как малюют
Многие могут проявить недоверие к электронному документообороту с использованием ЭЦП. Например, что будет, если подпись попадет в «недобрые руки». На такой случай существует защита в виде индивидуализированного программного обеспечения. То есть пользоваться конкретной ЭЦП можно только с конкретного компьютера, где установлена уникальная копия программы для связи с СППДЛ. Программы эти не требуют каких-либо специальных навыков.
Опасения, что электронный архив документов организации станет недоступен из-за отказа носителя информации, также небеспочвенны. Но, во-первых, все программы управления электронными архивами позволяют создание резервных копий информации, а, во-вторых, архив подписанных документов может, по желанию пользователя, храниться и на серверах СППДЛ.
И, разумеется, многие беспокоятся, что система электронного документооборота будет стоить слишком дорого. На самом деле это не так, и затраты на получение ЭЦП, программные средства и связь с СППДЛ не превысят регулярные затраты на почту, курьеров, отдельное помещение для содержания архива и т.п., возникающие при бумажном документообороте. Если учесть и возможные незапланированные затраты и убытки (например, из-за задержек документов или подписания их ненадлежащими лицами), то электронный документооборот имеет явную экономическую выгоду.
«Электронное» будущее
В настоящее время система электронного документооборота развита главным образом в банковской сфере, а также при взаимодействии хозяйствующих субъектов и контролирующих органов (например, при подаче налоговых деклараций).
Что касается взаимоотношений между контрагентами, то здесь внедрение ЭЦП только начинается. Дополнительно стимулировать этот процесс может переход на электронный документооборот государственных учреждений, предусмотренной Федеральной Целевой Программой «Электронная Россия». Прогресс не стоит на месте, и мы всерьез полагаем, что повсеместное использования электронного документооборота — дело ближайшего будущего, и каждый должен оценить от него плюсы.
Эксперт «НА»
Е.Н. Сатаев
Материал предоставлен редакцией журнала "Нормативные акты для бухгалтера"
Для проверки подлинности документа, составленного в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП), о которой сказано в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон об ЭЦП). Содержание электронного документа неразрывно связано с ЭЦП, и документ невозможно изменить без нарушения подлинности подписи. Для каждого пользователя Удостоверяющий Центр изготавливает два ключа ЭЦП:
- секретный — для формирования собственной ЭЦП;
- открытый — для проверки достоверности цифровых подписей.
Принадлежность секретного ключа ЭЦП конкретному лицу удостоверяется сертификатом. В сертификате, кроме всего прочего, указано, какие виды документов может подписывать владелец данной ЭЦП. Каждый сотрудник организации может иметь один или несколько сертификатов, которые удостоверяют и ограничивают его полномочия. Например, бухгалтер имеет право подписывать ЭЦП счета-фактуры, кладовщик — акты приема-передачи товара на склад и т.д. В специализированных системах подтверждения подписи должностных лиц (СППДЛ) для удостоверения полномочий будущего владельца сертификата при создании ЭЦП необходимо представить соответствующую доверенность, выданную организацией-работодателем.
Чтобы рассказать о преимуществах электронного документооборота, обратим внимание на текущие проблемы бумажного документооборота и разберемся, как их можно решить с помощью электронных средств.
Проблема 1: большие трудозатраты.
Первая проблема — сложность оперативного представления документов контрагентами и оперативного внесения изменений в документы. Даже в компаниях среднего размера количество недополученных, полученных не вовремя, полученных с ошибками документов измеряется сотнями. При совершении операций контрагентами, расположенными в удалении друг от друга, проблема только усугубляется. В результате производительность труда финансовых подразделений компании падает – на обеспечение оперативного представления документов тратится огромное количество рабочего времени.
При электронном документообороте контрагент всегда может, подключившись к Интернету, проверить поступившие к нему документы и подписать их своей электронной цифровой подписью. Так как информация по электронным каналам связи передается мгновенно, то всегда будет ясно, какие документы получены и подписаны. Исчезнут ситуации, когда один контрагент утверждает, что направил документ другому, а второй контрагент ничего не получил.
Проблема 2: подписывают не те лица
При бумажном документообороте подписи при заключении сделок или подписании актов могут быть произведены неуполномоченными лицами. Например, за отсутствующего руководителя подпись может поставить неуполномоченное лицо как внутри организации (например, секретарша), так и представитель третьей стороны, не имеющий к сделке никакого отношения. Подделка подписей, к сожалению, широко распространена.
В случае же использования ЭЦП подписать документ может только владелец сертификата. В случае передачи ключевой пары третьему лицу возмещение причиненных вследствие этого убытков возлагается на владельца сертификата ключа подписи (ст. 12 Закона об ЭЦП).
Проблема 3: нет полномочий на подпись определенных типов документов.
Помимо контрактов, которые подписывает руководство организации, существует и иные документы, например, акты приема-передачи. Часто возникают ситуации, когда у кладовщиков, экспедиторов, водителей и другого персонала, подписывающих первичные документы, отсутствует или ненадлежащим образом оформлена доверенность на совершение таких действий. В результате суд может признать всю сделку ничтожной, что принесет организации существенный (может быть, непоправимый) ущерб.
Решить проблему можно путем использования ЭЦП. Сертификат для каждого сотрудника, подписывающего какие-либо документы, выдается на основании доверенности, определяющей круг его полномочий. В случае судебного разбирательства и доверенность, и сам сертификат будут служить подтверждением правомочности подписи. Более того, при создании нового документа в СППДЛ необходимо указать его тип, что сделает указанный документ доступным для подписания только теми сотрудниками, чьи полномочия позволяют это делать.
Проблема 4: затратный документооборот
Документы в бумажном виде требуют их хранения в архивах. Отдельные «бумажки» могут легко потеряться или быть помещены не в тот раздел. Поиск документов может потребовать существенных затрат времени. Каким бы организованным ни был бумажный архив, все равно в нем нет опции «Поиск», как в компьютере.
При электронном же документообороте существуют специальные программные продукты, представляющие собой электронные архивы документов. Эти программные средства позволяют систематизировать любой объем хранимого материала и обеспечить к нему удобный доступ. Также система будет автоматически следить за изменениями в каждом документе. Затраты на аренду помещения, оборудование и персонал, необходимые для ведения бумажного архива, в этом случае отсутствуют.
Как происходит связь
Сразу скажем, что оба контрагента должны быть клиентами одной из систем подтверждения подписи должностных лиц. Необходимо проверить, чтобы система была зарегистрирована в Едином государственном реестре сертификатов ключей подписей удостоверяющих центров. На наш взгляд, предпочтительный вариант на рынке данных услуг — ЗАО «НУЦ ЭЦП», чья система обладает, в частности, следующими функциями:
- согласование и подписание электронных документов с применением ЭЦП;
- автоматический контроль статуса сертификатов и полномочий подписантов.
- по желанию пользователя - защищенное хранение электронных копий заверенных документов и электронных подписей;
- автоматическое проставление на подписанных документах т.н. «метки времени» - специализированной электронной подписи доверенного сервера точного времени, позволяющей в случае судебного разбирательства определить время подписания документа.
Для наглядности приведем пример электронного документооборота с помощью ЭЦП. Допустим, компания «Гром» отгрузила товар компании «Молния». При этом компания «Гром» формирует первичные учетные документы на данную операцию (разумеется, в электронном виде) и направляет их на сервер СППДЛ, одновременно указывая типы этих документов (счета, накладные и т.п.). Для каждого документа СППДЛ автоматически определяет должностное лицо компании «Молния», которое имеет право подписать такой документ, и направляет этому сотруднику уведомление на указанный им адрес электронной почты. Сотрудник либо подписывает документ своей ЭЦП, либо отказывается от подписи и сообщает, по какой причине.
В случае подписания документа его копии вместе с файлами ЭЦП направляются двум сторонам договора, и их можно помещать в электронный архив. Если документ не подписан, то стороны получают уведомление об отказе, и документ аннулируется. Затем можно сформировать новый документ на основе аннулированного и вновь повторить процедуру.
Важно, что СППДЛ в режиме реального времени проверяет достоверность ЭЦП, статус сертификата каждого подписанта и его полномочия по подписанию определенных типов документов. Сотрудник, чья ЭЦП недействительна (например, сертификат отозван в результате увольнения) не сможет даже зайти в систему, а должностное лицо, не имеющее достаточных полномочий, не сможет подписать документ. Таким образом, СППДЛ обеспечивает соблюдение условий, при которых электронная цифровая подпись и собственноручная подпись на бумажном носителе признаются равноценными (ст. 3 Закона об ЭЦП):
- сертификат ключа подписи действует на момент подписания электронного документа;
- электронная цифровая подпись подлинна;
- ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Кстати, наряду с первичными документами теперь в электронном виде можно оформлять и счета-фактуры. Такую возможность ввел Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
Не так все страшно, как малюют
Многие могут проявить недоверие к электронному документообороту с использованием ЭЦП. Например, что будет, если подпись попадет в «недобрые руки». На такой случай существует защита в виде индивидуализированного программного обеспечения. То есть пользоваться конкретной ЭЦП можно только с конкретного компьютера, где установлена уникальная копия программы для связи с СППДЛ. Программы эти не требуют каких-либо специальных навыков.
Опасения, что электронный архив документов организации станет недоступен из-за отказа носителя информации, также небеспочвенны. Но, во-первых, все программы управления электронными архивами позволяют создание резервных копий информации, а, во-вторых, архив подписанных документов может, по желанию пользователя, храниться и на серверах СППДЛ.
И, разумеется, многие беспокоятся, что система электронного документооборота будет стоить слишком дорого. На самом деле это не так, и затраты на получение ЭЦП, программные средства и связь с СППДЛ не превысят регулярные затраты на почту, курьеров, отдельное помещение для содержания архива и т.п., возникающие при бумажном документообороте. Если учесть и возможные незапланированные затраты и убытки (например, из-за задержек документов или подписания их ненадлежащими лицами), то электронный документооборот имеет явную экономическую выгоду.
«Электронное» будущее
В настоящее время система электронного документооборота развита главным образом в банковской сфере, а также при взаимодействии хозяйствующих субъектов и контролирующих органов (например, при подаче налоговых деклараций).
Что касается взаимоотношений между контрагентами, то здесь внедрение ЭЦП только начинается. Дополнительно стимулировать этот процесс может переход на электронный документооборот государственных учреждений, предусмотренной Федеральной Целевой Программой «Электронная Россия». Прогресс не стоит на месте, и мы всерьез полагаем, что повсеместное использования электронного документооборота — дело ближайшего будущего, и каждый должен оценить от него плюсы.
Эксперт «НА»
Е.Н. Сатаев
Материал предоставлен редакцией журнала "Нормативные акты для бухгалтера"
