ЕФС-1 по договорам ГПХ, когда сроки подписания и исполнения расходятся

Как оформить ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?

ЕФС-1 компании не нужно подавать, если в соответсвии с договором бизнесу не нужно платить НДФЛ, об этом говорится в пункте 4 статьи 420 Налогового кодекса. Для компаний это значит, что не требуется заполнять и подавать ЕФС, если гражданско-правовой договор заключен с самозанятым или индивидуальным предпринимателем.

ЕФС-1 подают организации и ИП. Бизнес должен подготовить и направить форму, когда: принимают или увольняют сотрудников, заключают или разрывают договор ГПХ с исполнителями-физлицами, у которых, как сказано выше, нет ИП или самозанятости, но компания делает выплаты в их пользу, с которых платятся взносы на травматизм. Форму также нужно заполнить и направить при смене кадрового состава или в случае, когда. есть особые условия назначения пенсии.

Если ваш договор предполагает уплату взносов, то в СФР нужно подать: заполненный титульный лист ЕФС-1, Подраздел 1 раздела 1 и Подраздел 1.1 раздела 1. Как их заполнить?

Титульный лист заполняется стандартно, так же, как компания делает это в отношении обычных работников.

Подраздел 1 раздела 1 ЕФС-1 заполняется по данным исполнителя. Для этого вам понадобятся: Ф. И. О., дата рождения исполнителя, его ИНН, СНИЛС. Обратите внимание на коды: статус для граждан России – ГРФ, и гражданство (РФ – 643).

Полный перечень всех кодов для поля «Статус ЗЛ»:

• гражданин РФ — ГРФ;
• иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ — ПЖИГ;
• иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно проживающее в РФ. временно пребывающий в РФ иностранный гражданин-беженец — ВЖИГ;
• иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ (за исключением ВКС) — ВПИГ;
• иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ. Для сотрудников, признанных высококвалифицированными специалистами (ВКС) — ВКС.

В подразделе 1.1. раздела 1 вам нужно заполнить следующие графы, укажите в них:

• 2 – дату начала оказания услуг или выполнения работ;
• 3 – фразу: «начало договора ГПХ»;
• 6 – код выполняемой функции, по Общероссийскому классификатору занятий, а также признак договора ГПХ. Коды можно найти в пункте 46 раздела IV Правил заполнения ЕФС-1;
• 8 – название договора, например, «договор подряда»;
• 9 – дату оформления договора;
• 10 – номер договора (используйте только цифры и буквы, без значка «№»).

Обратите внимание! Срок сдачи ЕФС-1 при заключении договора – не позднее следующего рабочего дня с заключения договора ГПХ!

Как заполнить ЕФС-1 при расторжении договора?

Коротко расскажем, на что обратить внимание при расторжении гражданско-правового договора. С титульным листом формы никаких заметных изменений в порядке заполнения нет.

В подразделе 1.1 графы 2, 6, 8–10 заполняются аналогично. В графе 3 необходимо указать «окончание договора ГПХ».

Срок сдачи ЕФС-1 при расторжении договора – не позднее следующего рабочего дня с даты окончания договора ГПХ. Если по договору вы должны заплатить взносы на травматизм, укажите данные о выплатах в подразделе 2.1. Отчет с подразделом 2.1 сдается ежеквартально до 25-го числа следующего месяца.

Что делать если сроки подписания договора и периода исполнения не совпадают?

Далее перейдем к особым ситуациям, которые возникают в работе каждой компании и из-за которых бизнес не редко получает штрафы от Социального фонда. Пожалуй, самые распространенные ошибки, которые допускают работодатели – несоответствие сроков заключения или расторжения договора и направления документов с Фонд. Как быть, если подобная ситуация случится, рассказал Минтруд России в письме в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.

Так, если договор ГПХ подписан раньше, а работы начались позднее, допустим, контракт заключен 20 ноября, при этом исполнитель приступил к выполнению заказа лишь спустя пять дней. В этом случае в ЕФС-1 укажите в графе 2: 25.11.2024, дату начала работ, а в графе 9: 20.11.2024, дату подписания договора ГПХ.

Еще один частый случай: компания заключила договор на строительные работы, но в тексте вообще не указан срок выполнения заказа. Забыли, так бывает. Что делать? При оформлении ГПХ-договора сдайте ЕФС-1, указав в графах 2 и 9 дату подписания контракта. А после завершения работ сдайте ЕФС-1 с указанием в графах 2 и 9 даты подписания акта выполненных работ. Как видите, в этом случае акт выполненных работ играет весьма существенную роль. Поэтому не забывайте в срок подписывать этот документ с исполнителем.

Елена Усачева, генеральный директор платформы для работы с самозанятыми Qugo
для журнала «Практическая бухгалтерия»

Практическая бухгалтерия