Документооборот: точка отсчета

Валентина Митрофанова, кандидат экономических наук, практикующий консультант по применению трудового законодательства, отметила, что кадровым работникам сложно организовать делопроизводство таким образом, чтобы проверяющие не имели претензий к фирме. Многие инспекторы утверждают, что это возможно. Но контролеры уточняют, что в их практике еще не встречались фирмы с идеальной работой отдела кадров.

Первые шаги

Итак, открылась небольшая фирма. Руководство возложило на бухгалтера обязанности по ведению документов. Для того чтобы понять, чем он будет заниматься в кадровой работе, учетный работник должен изучить следующие нормативные акты: Трудовой кодекс, постановление Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1, постановление правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 и другие.

Вообще, в законодательстве правила работы с кадровыми документами прописаны не полностью. Поэтому бухгалтер должен по крупицам выбирать нужную информацию из вышеперечисленных актов. Кроме того, компания обязана хранить документы в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (Перечень Росархива от 6 октября 2000 г.).

У любой организации должен быть необходимый минимум кадровых документов. Но такой список ни в одном нормативном акте не указан. Поэтому Федеральная инспекция труда в 2002 году составила внутренний документ, в котором изложила перечень требуемых бумаг для плановой проверки (подробнее об этом списке читайте в «Московском бухгалтере» № 12 за 2004 год на странице 106). Фирма получает эту памятку вместе с уведомлением от ГИТ о предстоящей ревизии.

Бумажный минимум

Валентина Митрофанова перечислила документы, которые в любом случае должны быть у фирмы. Среди них – трудовые книжки, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, заявления, график отпусков, а также командировочные документы (если есть командировки), личные карточки работников, положения по защите персональных данных и об оплате труда в организации, правила внутреннего распорядка, табель учета рабочего времени, инструкция по охране труда.

Трудовую книжку сотруднику нужно завести в течение недели, если фирма станет первым местом работы новичка (ст. 66 ТК). Если же будущий сотрудник уже числился в других организациях, то нужно внести в трудовую книжку запись по истечении пяти дней со дня его поступления на работу. В этом случае необходимо будет проверить подлинность бланка. На совместителей заводить трудовые книжки не нужно.

Работодатель заключает в письменной форме со всеми работниками трудовые договоры (ст. 67 ТК). Эти документы определяют условия взаимоотношений между фирмой и ее сотрудниками. Законодатели указали в статье 57 Трудового кодекса, что должно содержаться в договоре. А за образец при составлении бухгалтер может взять форму договора, приведенную в постановлении Минтруда от 14 июля 1993 г. № 135.

В некоторых фирмах счетные работники составляют штатное расписание, которое руководитель утверждает приказом. Оно содержит сведения о структуре компании, должностях, окладах, количестве штатных единиц. Готовую форму этого документа можно найти в альбоме унифицированных форм (постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1).

Фирма обязана иметь распорядительную документацию, так как без нее невозможно организовать работу компании. Это приказы по основной деятельности и по личному составу. Их достаточно просто отличить друг от друга, так как к приказам по кадрам относятся распорядительные документы по приему, переводу, увольнению, отпуску, дисциплинарным взысканиям и командировкам.

Росархив классифицирует приказы по срокам хранения. Распорядительные документы по основной деятельности фирма должна хранить постоянно (например, приказы об утверждении нового штатного расписания, о возложении обязанностей и др.). Исключение составляют приказы, посвященные текущим проблемам (например, приказ о перенесении праздничных дней, которые пришлись на выходные дни). Такие документы хранятся три года. Также одни приказы по персоналу хранятся 75 лет, а другие – 5. Поэтому бухгалтер не может завести единственную папку на все документы, так как он нарушит требования архивного законодательства. Кстати, на сегодняшний день в столице, в отличие от других регионов, архивная служба имеет право прийти и проверить, как фирма ведет документы. Причем Мосгорархив может оштрафовать организацию на сумму от 28 до 75 МРОТ (постановление мэра Москвы от 19 октября 1993 г. № 595-РМ). Таким образом, бухгалтер должен оформить как минимум две папки: «Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет» и «Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет». Однако лучше всего разделить документы на четыре папки. Например, распоряжения по командировкам удобнее держать вместе, присвоив им максимальный срок. Кроме того, сотрудники чаще уходят в отпуск, чем получают дисциплинарные взыскания. Поэтому счетному работнику будет проще, если он заведет для этих документов разные папки.

Бухгалтер обязан подшивать заявления сотрудников об увольнении по собственному желанию, на ежегодный отпуск и по беременности. Этот документ представляет собой письменную просьбу работника о предоставлении ему, например, отпуска. А фирма на основании заявления издает соответствующий приказ, который удостоверяет право на отпуск.

Также бухгалтер должен составить график отпусков. Этот документ нужен работодателю, чтобы распланировать уход в отпуск работников с учетом производственной необходимости и очередности (ст. 123 ТК). Руководство согласовывает график с профсоюзом и утверждает его не позднее, чем за две недели до начала календарного года. Этот документ обязателен как для работников, так и для работодателя. При составлении графика необходимо учесть требования законодательства (гл. 19 ТК). Фирма может хранить этот документ не больше года.

Если компания отправляет сотрудников в служебные поездки, то у нее помимо соответствующих приказов должны быть командировочные документы. Речь идет о служебных заданиях для направления в командировку и отчете о его выполнении, а также о командировочных удостоверениях. Эти документы организация должна хранить пять лет и составлять на основе унифицированных форм (постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1).

На каждого сотрудника фирмы в первый день его работы бухгалтер обязан завести личную карточку по форме Т-2 (постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). Кстати, если сотрудник в одной и той же организации числится по основной работе и совместительству, то на него нужно оформить две такие карточки.

Если организация помимо окладов выдает премиальные или бонусные выплаты, то руководство должно утвердить положение об оплате труда (ст. 135, 144 ТК). Оно необходимо фирме для определения порядка выдачи дополнительных денег. Иначе работодатель не сможет доказать правомерность этих выплат. А точнее, недоплат другим сотрудникам, если премируются, например, не все работники и в разных размерах.

Одним из наиболее важных документов являются правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК). Они содержат информацию о приеме и увольнении, правах и обязанностях работников и администрации, а также сведения о рабочем времени, поощрении за успехи в работе и ответственности за нарушения. Бухгалтер составляет правила с учетом мнения представителей коллектива. Для того чтобы администрация могла проследить за своевременным приходом и уходом сотрудников, узнать причины неявки на работу (болезнь, отгул, прогул), увидеть фактически отработанное время, нужен табель учета рабочего времени. При этом отметки в нем о любых отступлениях от нормы должны быть сделаны на основании оправдательных документов.

Чтобы фирма могла обеспечить работникам нормальные условия, должна быть создана инструкция по охране труда. Каждый сотрудник в организации при приеме на работу или при переводе на другую должность должен ознакомиться с этим документом.

При поступлении на работу сотрудник предоставляет в отдел кадров или бухгалтеру, заменяющему кадрового специалиста, большой объем личной информации. При этом он рассчитывает, что работодатель не будет разглашать сведения о нем , поэтому фирма должна обеспечить их сохранность. Для таких целей работодатель создает как минимум два документа по защите персональных данных. Например, бухгалтер может составить положение по защите персональных данных и в трудовом договоре сделать на него ссылку. В положении не нужно ничего сочинять, достаточно изложить в свободной форме статью 86 Трудового кодекса.

Система регистрации документов

После того как бухгалтер разобрался с созданием документов, он должен подумать об их регистрации. Законодательство не обязывает этим заниматься, но система регистрации поможет фирме при проверке. Например, если инспектор будет сомневаться в том, что документ действительно был создан именно в указанную на нем дату.

Способ можно выбрать любой, но наиболее распространенная система – журнальная. Каждой папке с бумагами должен соответствовать свой регистр. Бухгалтер самостоятельно решает, как его оформить. Существует только три журнала, форма которых законодательно закреплена: прихода и расхода бланков трудовых книжек, движения трудовых книжек (постановление Минтруда и соцразвития от 10 октября 2003 г. № 69), учета контрольных мероприятий (п. 5 ст. 9 закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ).

У регистра должен быть твердый типографский переплет, чтобы из него нельзя было бесследно вырвать лист, а страницы необходимо пронумеровать. Счетный работник должен прошнуровать журнал, а концы бечевки вывести на обложку и проклеить бумагой. Затем генеральный директор поставит подпись на заверительной записи о количестве страниц и круглую печать организации. А журналы регистрации трудовых книжек и бланков должны быть удостоверены сургучной печатью (постановление правительства от 16 апреля 2003 г. № 225).

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала организатора семинара – ООО «Центр профессионального развития».

Анна АНДРЮЩЕНКО