Для чего нужны единые электронные форматы документов

Электронные документы в ЭДО с контрагентами

Первичные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в электронном виде, с использованием электронной подписи.
Это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как убедиться, что с контрагентом можно организовать ЭДО?

Об участии контрагента в системе ЭДО можно узнать на сайте ФНС.

На сайте ФНС есть сервис «Прозрачный бизнес». Через него можно узнать, является ли юридическое лицо или ИП участником электронного документооборота (ЭДО). Если у интересующего лица есть такая отметка, это значит, что в ФНС:

• есть актуальная запись, что оно является абонентом хотя бы одного оператора ЭДО;
• имеется информация о действующем сертификате электронной подписи;
• нет сведений о том, что договор с оператором ЭДО расторгнут.

И это значит, что с контрагентом - участником ЭДО можно обмениваться электронными документами в любое время и независимо от местонахождения, главное, чтобы был интернет. Это сократит время и упростит работу с документами.

ЭДО с налоговой инспекцией

ФНС утвержден План разработки и ввода формата электронных документов (распоряжение от 20 апреля 2022 г. № 92@).

Согласно этому плану, уже утверждены электронные форматы первичных документов, которые можно использовать в ЭДО между контрагентами.

Среди форматов, утвержденных в последнее время, отметим два документа.

Акт рекламации (претензии)

Приказом ФНС от 11 ноября 2024 г. № ЕД-7-26/1016@ утвержден единый формат представления акта рекламации (претензии) в электронной форме для организаций и ИП.

Применять электронную форму акта рекламации можно с 12 января 2025 г.

Акт рекламации (претензии) в электронной форме включает:

• файл обмена информации отправителя, состоящий из сведений акта рекламации (претензии) к его получателю, который подписывается электронной подписью ответственного лица, либо уполномоченным им лицом в соответствии с требованиями закона об электронной подписи;
• файл обмена информации получателя, состоящий из результата рассмотрения информации отправителя, который подписывается электронной подписью ответственного лица, либо уполномоченным им лицом в соответствии с требованиями закона об электронной подписи.

Счет на оплату

Приказом ФНС от 20 января 2025 г. № ЕД-7-26/29@ утвержден для организаций и ИП единый формат представления счета на оплату в электронной форме.

Документ содержит XML формат представления счета на оплату в электронной форме (версия 1.01), вступает в силу с 20 марта 2025 года.

Единый формат счета разработан в целях:

• представления документов в электронной форме по ТКС в неизменном виде;
• сокращения документооборота, времени на ведение учета и контрольных процедур;
• улучшения взаимодействия налогоплательщиков и налоговых органов.

Счет на оплату является документом, который содержит платежные реквизиты продавца. На основании счета покупатель может перечислить денежные средства за указанные в нем товары, работы, услуги. Электронный формат позволяет сформировать и счет на оплату, и счет-оферту. Последний включает в себя признаки договорного документа, предусмотренного статьями 435 и 438 ГК РФ.

Другие форматы были утверждены раньше.

Акт сверки взаимных расчетов

Организация вправе самостоятельно принять решение о том, использовать ли в целях проверки обоснованности данных учета акт сверки взаиморасчетов. Документ носит вспомогательный характер и призван помочь в выявлении ошибок в расчетах с контрагентами. Подписание акта сверки сторонами означает подтверждение наличия задолженности или исполнение сторонами своих обязательств и отсутствие каких-либо претензий друг к другу.

С 21 июля 2022 года организации и ИП могут формировать электронные акты сверки взаимных расчетов по единому формату.

Формат акта сверки взаимных расчетов утвержден приказом ФНС от 13 мая 2022 г. № ЕД-7-26/405@.

Товарная накладная

С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Это форма ТОРГ-12. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.

Формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 в ЭДО утвержден приказом ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@.

Электронная транспортная накладная

ЭДО в сфере грузоперевозок был запущен с 2022 года на добровольной основе. А 21 мая 2022 года был утвержден единый формат электронной транспортной накладной постановлением Правительства № 931, вступившим в силу с 1 сентября 2022 года. То есть с этой даты перевозчики, которые уже обмениваются накладными электронным способом, должны использовать единый формат.

Электронные перевозочные документы

С 1 марта 2023 года начали действовать изменения, внесенные в 2022 году в Устав автомобильного транспорта (см. Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» в редакции Федерального закона от 11 июня 2022 года № 156-ФЗ, от 22 ноября 2022 г. № 459-ФЗ).

Среди изменений - расширение перечня перевозочных документов, которые можно формировать в электронном виде. К числу таких документов относятся путевой лист, заказ и заявка и договор фрахтования. ФНС утвердила электронные форматы этих документов.

Приказом ФНС от 17 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/116@ утвержден формат электронного путевого листа. Он вступил в силу с 11 марта 2023 года и действует до 1 марта 2029 года.

Напомним, что с 1 марта 2023 года действует порядок оформления путевого листа, который предусматривает возможность его формирования в электронном виде.

Приказом ФНС от 13 февраля 2023 № ЕД-7-26/108@ утвержден формат электронного заказа. Формат вступил в силу 11 марта 2023 года и действует до 1 сентября 2026 года.

Это заказ, формируемый в электронном виде в информационной системе электронных перевозочных документов. Такой заказ должен быть подписан усиленными квалифицированными или усиленными неквалифицированными электронными подписями.

Приказом ФНС от 13 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/109@ утвержден формат электронного договора фрахтования.

С 1 марта 2023 года договор фрахтования может оформляться на бумажном носителе или в виде электронного документа.

Электронный договор

Формат электронного договора утвержден Приказом ФНС от 24 марта 2022 г. № ЕД-7-26/236@.

Это формат PDF-А/3. Он позволяет обмениваться договорами с контрагентами с разным уровнем цифровизации. Такой электронный документ можно прочесть и подписать независимо от наличия специальной системы ЭДО.

Приказом ФНС от 16 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/115@ (вступил в силу 14 июля 2023 года) утвержден XML формат представления договорных документов. Это договор, соглашение, контракт, приложение к договору, дополнительное соглашение к договору и пр.

XML формат подойдет больше тем компаниям, которые обладают высоким уровнем цифровизации. Он содержит больше потенциальных возможностей для аналитики.

При заключении сделок можно самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребностей. Документ, сформированный по любому из форматов, можно будет без проблем передать в налоговые органы по ТКС при их истребовании или для пояснений.

Подключите бератор - работать будет проще! А еще у нас действуют большие скидки. Переходите и узнавайте подробности.

Подписаться на бератор