Директору, не передавшему документы своему преемнику, грозит серьезный штраф

Суд в очередной раз обязал бывшего директора не только вернуть оригиналы документов организации, но и выплатить неустойку.

Кто отвечает за хранение документов организации

В соответствии с п. 1 и 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность не менее пяти лет после отчетного года. Ответственность за хранение документов налагается на руководителя (п.1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 №402- ФЗ).

Закон позволяет директору передать ведение и хранение бухгалтерской документации главному бухгалтеру компании. Но даже в этом не случае, ответственным за хранение бухгалтерских документов все равно остается руководитель. Причем даже при утере документов или их порчи, обязанность по восстановлению налагается на директора.

Если какие-то документы находятся у третьих лиц, должны быть письменные доказательства (например, акт передачи документов организации, с которой у компании заключен договор на ведение бухучета).

Передача дел при смене директора - обязательна

При смене руководителя организации должна быть организована передача документов, механизм которой определяется организацией самостоятельно (п. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402- ФЗ). Форма передачи зависит от конкретных обстоятельств: объема и вида документации, правил документооборота, принятых в компании.

В любом случае, неизменна норма, по которой руководитель организации по завершении своих полномочий обязан передать дела. Это включает в себя не только общее введение в курс дел, но и обязанность вернуть компании все ее документы, если они по какой-то причине находятся у бывшего руководителя, а не по месту нахождения организации.

Факт передачи документов от бывшего директора новому руководителю должен быть зафиксирован, желательно, письменно (актом либо иным аналогичным документом).

Позиция судов по этому вопросу

Неисполнение норм налогового и бухгалтерского законодательства при передаче дел при смене руководителя нередко приводит организации и их бывших директоров в суд. При этом действует презумпция вины бывшего директора.

Недавно опубликовано «свежее» решение суда по такому спору: постановление 15-й ААС в от 19.03.2025 по делу № А32-19859/2022.

Новое руководство потребовало от уволившегося директора предоставить все документы по компании, в том числе договоры с партнерами, акты приема-передачи, накладные, счета-фактуры, акты уничтожения или пропажи документов, в также пояснить причины отсутствия или утраты учредительных документов, которые подлежат обязательному хранению. Освобожденный от должности директор ответил отказом, ссылаясь на то, что документы не составлялись.

В такой ситуации суды, опираясь на подп. 4 п. 2 постановления № 62 Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62, трактуют действия бывшего директора, как недобросовестные, если он после прекращения своих полномочий уклоняется от передачи новому руководству документов организации.

Судья 15-го ААС в постановлении от 19.03.2025 по делу № А32-19859/2022 обязал бывшего директора в течение 20 рабочих дней передать компании оригиналы документов либо обосновать их отсутствие.

Речь шла: об учредительных документах; бухгалтерских документах по ряду контрагентов, включая договоры и акты, счета-фактуры и накладные, оборотно-сальдовые ведомости и карточки счетов; полной расшифровке кредиторской задолженности с указанием контрагентов, запасов, дебиторской задолженности, основных средств; кассовых документах.

В случае неисполнения требования суда в течение 5 рабочих дней с момента вступления в силу решения,  бывший директор обязан уплатить неустойку в размере 300 руб. за каждый день просрочки до дня фактического исполнения решения суда.

Схожие решения вынесены были в ранее: постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.02.2024 по делу № А32-24513/2023

Бухгалтерия.ру