Бухгалтеру в помощь: как выбрать электронный финансовый архив

На поиск нужной информации в таком хранилище может уйти от пары часов до нескольких дней или даже недель. Ситуация становится стрессовой с приближением налоговой проверки, так как добавляются сжатые сроки. Растет риск человеческой ошибки, а вместе с ним — вероятность получить штраф от контролирующих органов. Что делать? Перевести финансовый архив в цифру. Расскажем, на что обратить внимание при выборе системы.

Пункт 1. Функциональность

В электронном финансовом архиве хранятся первичные учетные документы — накладные, счета-фактуры, счета на оплату, акты, договоры и пр.

Многие компании пытаются создать универсальный архив для всех видов документов. Это не совсем верно. Большинство бухгалтерских документов имеют временный срок хранения (до 10 лет). К такого рода файлам требуется оперативный доступ, в том числе из учетной системы, а также наличие связей между документами. Структура при этом выстраивается от номенклатуры дел. Другое дело — проектно-сметная документация: архив формируется от проектов. Или кадровые документы, которые требуют долговременного хранения. Разные задачи — разные виды архивов. Это соответствует рекомендациям Росархива.

Евгений Кузнецов, руководитель проектов развития бизнеса Directum

Как компании организовать финансовый архив, чтобы соблюсти требования законодательства и упростить работу бухгалтеру? Обратите внимание на:

1. Удобную фильтрацию файлов по критериям — периоду, виду, атрибутам. Ускоряет поиск необходимых документов в 15-20 раз.
2. Настройку связей между документами. Помогает сгруппировать информацию по определенным условиям, например по поставщикам.
3. Поддержку электронной подписи. Обеспечивает неизменность файлов и сохраняет юридическую значимость документа.
4. Контроль полноты архива. Сотрудник при помощи специальных списков проверит, какие экземпляры ожидают подписи в ЭДО или по каким образцам отсутствуют скан-копии подписанных контрагентами бумажных документов.
5. Возможность выборочной и массовой выгрузки. Бухгалтер оперативно соберет пакет файлов по требованию налоговой или запросу сотрудников.

Сотрудник может указать критерии для выгрузки документов

Пункт 2. Интеграции с сервисами ЭДО, учетной системой и витринами данных

Файлы попадают в виртуальное хранилище через:

• учетную систему;
• сервисы ЭДО;
• сканер: заносятся копии бумажных документов.

Единую экосистему хранения компания сможет создать только с тем финансовым архивом, у которого есть интеграция с используемой в организации бухгалтерской системой и сервисами обмена, например, СБИС или Диадок.

Если компания состоит в налоговом мониторинге, то привычные проверки ФНС проходят онлайн в автоматическом режиме. Чтобы открыть инспектору доступ к первичным учетным документам, необходима интеграция электронного архива напрямую с системой «Налог-3» или через витрину данных. Такой налоговый режим облегчает работу, ведь количество дозапросов и риск получить штраф уменьшаются.

Пункт 3. Искусственный интеллект

Чтобы быстро наполнять электронный архив, пригодятся интеллектуальные сервисы. Они снизят затраты на рутинные операции — занесут документ в систему, проверят корректность реквизитов и сумм, подберут и сопоставят номенклатуру с ценами и позициями заказа, синхронизируют данные между системами компании. Человеку останется проверить корректность и полноту занесения.

Благодаря AI-инструментам специалисты также смогут оперативнее подготовиться к налоговой проверке. ИИ извлечет и занесет в систему все необходимые сведения из требований ФНС — дату и номер, сроки предоставления отчета, перечень истребуемых документов, контрагентов, период. Также виртуальный помощник найдет в системе и подготовит для выгрузки запрашиваемые документы.

Пункт 4. Безопасность

При использовании финансового электронного архива компания может разграничить права доступа — например, скрыть файл для отдельной группы пользователей или наоборот выдать возможность просмотра. Таким образом снижается риск потери документа и утечки конфиденциальной информации.

Цифровой архив усиливает контроль над документами. Конечно, выйти из строя может любая техника, в том числе и в силу каких-то внешних причин — например, из-за пожара или потопа. Рекомендую обратить внимание на возможность создания резервной копии. В таком случае восстановить «утраченный» электронный документ не составит труда.
	Евгений Кузнецов, руководитель проектов развития бизнеса Directum

Финансовый архив Directum RX отвечает всем необходимым требованиям и помогает централизованно хранить первичку — как цифровые, так и скан-копии бумажных документов. Компания может выбрать облачный или локальный вариант поставки и дополнить его ИИ-сервисами.

Решение уже используют «Татспиртпром», сеть магазинов «Подружка», «Теплоэнерго» и другие.

erid: 2Vtzqx55XUm

Реклама ИНН: 1835056809 ООО "ДИРЕКТУМ"

Подключите бератор - работать будет проще! А еще у нас действуют большие скидки. Переходите и узнавайте подробности.

Подписаться на бератор

ДИРЕКТУМ