Большая сверка

По итогам года в объеме плановой инвентаризации регистров бухгалтерского учета, как правило, проводятся сверки с контрагентами. Это банки, покупатели и поставщики, партнеры по бизнесу, контролирующие структуры. Сверки необходимы, потому что их результаты используются при составлении отчетов за год. Издательство «Бератор» выпустило практическое пособие по составлению и сдаче годовой отчетности «Годовой отчет 2008». К изданию прилагается персональный диск с оригиналами текстов нормативных актов и отчетными формами. Он же является бесплатным ключом доступа для использования интернет-ресурса на сайте www.buhgod.ru, на котором можно получить актуальную информацию и задать свои вопросы экспертам компании.

Проверьте свои финансы

Театр начинается с вешалки, а бухгалтерия с кассы и банка. Можно рекомендовать начать проведение сверки именно с проверки оборотов по кассе и банку. Резонно услышать замечание, что уж это-то точно весь год находилось под контролем. Тогда эта часть статьи не для тех, кто весь год не только бегал с платежками и иной документацией в банк, но и кропотливо складывал бумажку к бумажке, копейку к копейке, да при этом еще и своевременно вносил данные в регистры учета. Не касается она и тех, кто периодически проверял соответствие своих учетных данных и сведений, которыми располагает банк.

Но даже когда показатели регистров сходятся, не бывает лишним проверить, все ли выписки есть в наличии, все ли платежки имеют отметки банка, вся ли документация скомпонована. Это актуально для всех, но особенно для тех, кто подпадает под валютный контроль. Если придерживаться принципа «учет и контроль», то многие текущие проблемы могут исчезнуть сами по себе.

Для самоконтроля можно запросить у банка выписку за весь год. Это позволит увидеть все операции, а значит, не нужно будет мучительно вспоминать о том, что в течение года писалось «на полях» и что надо было «потом не забыть».

Операции с наличными деньгами, естественно, придется контролировать по своим регистрам. Следует проверить наличие всех «приходников» и «расходников», правильность их оформления, наличие авансовых отчетов, подтверждающей их документации и других документов, связанных с движением наличности.

Таким образом, можно составить список сотрудников, которым не выплачена заработная плата, с кого не произведены удержания по полученным под отчет средствам и кто не представил необходимые документы. Лучше всего не держать такую информацию в голове, а оформить ее реестром. Так будет проще и нагляднее и поможет выявить нерадивых сотрудников.

Проверять кассовые и банковские операции целесообразнее, имея под рукой сведения о задолженностях перед контрагентами. Ведь отправленные и полученные денежки лучше всего соотносить с покупателями и поставщиками в разрезе дебиторской и кредиторской задолженности.

Не верь словам, верь делам

В зависимости от особенностей деятельности организации контроль за своевременностью получения оплат от покупателей и перечисления денег поставщикам возлагается на разных сотрудников компании или даже целые подразделения. Где-то за это отвечает менеджер, где-то целая группа специалистов, однако в итоге все эти сведения собираются в любимой бухгалтерии. Независимо от того, большой или маленький оборот у компании, провести инвентаризацию по счетам расчетов с контрагентами и по учетным данным счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» необходимо.

Для выверки взаиморасчетов следует направить контрагентам информационные письма о необходимости провести сверку. Работа эта кропотливая и даже скучная, но не бесполезная. Хорошо, если между сторонами — полное единодушие. Но когда «в товарищах согласья нет», сверка обязательно пригодится.

Итоги сверки оформляются формой, которая может быть самостоятельно разработана сторонами. Говорить о том, что экземпляр такой формы должен быть у каждой заинтересованной стороны, наверное, излишне. При выявлении обоснованных расхождений в учете производятся соответствующие корректирующие записи. Если результаты сверки вы доведете до руководства компании, можно полагать, что так или иначе ваш труд заметят.

Дебитор дебитору рознь...

Наличие дебиторской задолженности, с одной стороны, греет душу, а с другой — на сердце теплее, все же когда деньги уже в кармане.

Поэтому при наличии в учете дебиторской задолженности контрагенту необходимо отправить напоминание об оплате с указанием общей суммы задолженности, срока и порядка уплаты. Если вдруг контрагент делает большие глаза и в ответ на ваши претензии говорит вам: «Какие деньги?!» — смело можете передать его слова своему руководителю, а сами потихоньку подбирать документы для иска в суд:

• договор или иной документ, на основании которого производилась отгрузка продукции или предварительная оплата поставки;
• неоплаченные платежные требования, поручения, иные платежные документы;
• доказательства отгрузки продукции (товарно-транспортные накладные, доверенности на получение материальных ценностей);
• прочие документы, связанные с исполнением договора.

Хотя возможно, что руководство сможет найти другие способы воздействия на должника.

Бывают, правда, и новогодние подарки, когда на неплательщика уже махнули рукой, а он вдруг проплачивает всю сумму, да еще и вместе со штрафами.

«Деньги давай! Давай деньги!»

Обратная ситуация возникает, если должны вы. Но и тут не без приятного — товар у тебя, денег ты не заплатил, а если еще и реализовал его удачно, то и деньги на твоем счете.

Но прочитайте еще раз написанное выше и подумайте, что в вашей воле сделать кому-то приятный новогодний подарок или же получить его самому в виде судебного иска. Вряд ли второй вариант вас обрадует.

Однако, возвращаясь к сверке, хочется сказать, что при выявлении неучтенной кредиторской задолженности, ошибок или расхождений в учете необходимо сделать корректирующие проводки. Порядок внесения исправлений в учет мы подробно рассмотрели в статье «Ошибки в учете: миссия выполнима!».

Самая сложная сверка с...

Самая трудоемкая, затратная по усилиям сверка — это, безусловно, с налоговой инспекцией. Безусловно, можно и ничего не делать, но потом, когда начнется формирование годовой отчетности и особенно подготовка к сдаче отчетов по фондам, вспомнить упущенное время. Процедура такой сверки — не самая приятная, но пройти ее обязательно надо.

Вполне очевидно, что приступать к ней стоит после проведения сверки с банком, чтобы вся платежная документация была в полном объеме. Прежде чем начать активные действия, следует изучить приказ ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444@ «Об утверждении регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами» (далее — Регламент). К сведению — в 2007 году вводился новый регламент (приказ ФНС России от 11 января 2007 г. № САЭ-3-25/2@), но он был отменен приказом ФНС России от 25 апреля 2007 г. № ММ-3-25/261@.

Для проведения сверки не надо искать особых причин, достаточно желания налогоплательщика (подп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ). Делается это на основании заявления (п. 3.4 приказа ФНС России от 9 сентября 2005 г. № САЭ-3-01/444@). Чтобы получить необходимые сведения, следует наиболее полно изложить, по каким налогам необходима сверка и на какую дату она должна быть проведена. Чем конкретней и четче будет сделан запрос, тем больше вероятности получить удовлетворительный ответ. То есть указать налог, КБК, налоговые периоды, можно даже привести номера платежных поручений и запросить у налоговиков подтверждения поступления денежных средств по данным документам. Лучше, если это будет сделано в виде сличительной ведомости. Составляется заявление в двух экземплярах и может быть представлено в налоговую сотрудником организации лично (при необходимости выписать доверенность) или по почте.

Время на раскачку

Техника проведения сверки вполне доступно изложена в Регламенте. Но стоит остановиться на таком важном вопросе, как сроки. В общем случае при отсутствии расхождений процедура проведения сверки займет 10 дней (без учета времени на доставку результатов сверки по почте). При наличии расхождений срок увеличивается до 15 дней.

При выявлении расхождений отдельно производится выверка по данным налоговиков и налогоплательщика. Если ошибка допущена налоговым органом, то в тот же день направляется служебная записка в отдел, допустивший ее. Для исправления ошибок налоговикам отведено пять рабочих дней (п. 3.1.5 Регламента).

Если же ошибка допущена налогоплательщиком, то налоговики, руководствуясь Регламентом, уведомляют его об этом на бланке установленной формы. Уведомление производится по почте (п. 3.4.6 Регламента). Этот факт не из приятных, так как время проведения сверки будет увеличено. Поэтому, составляя заявление, необходимо отразить в нем желание получить такой документ «на руки».

Когда необходимые корректировки внесены, в течение трех рабочих дней в двух экземплярах формируется акт сверки с учетом внесенных изменений на текущую дату. Получить его можно лично или же по почте, о чем следует указать в заявлении.

Выверим страховые взносы

Сверка по взносам в Пенсионный фонд проводится в соответствии с пунктом 3.5 Регламента. Правда, есть незначительные отличия от общего порядка в сроках проведения и в оформлении результатов. В течение 10 дней со дня получения заявления формируется справка, а не акт. Если запрос сделан по почте, то срок увеличивается до 12 дней.

В завершение хочется сказать, что комплексные сверки — неотъемлемая часть работы бухгалтерии. При большом документообороте не лишним будет разработать регламент проведения сверок совместно с другими подразделениями компании. В нем следует указать распределение сфер ответственности и порядок документооборота. Это позволит бухгалтерии значительно сократить трудозатраты, высвободит ваше драгоценное время, которое можно будет потратить, например, на приобретение новогодних подарков...

А. Химичев, ведущий эксперт «ПБ»