Аутсорсинг: доверяя сокровенное

На Западе аутсорсинговые услуги известны давно. Большинство фирм вообще не содержит штатных бухгалтеров, юристов или секретарей. К сожалению, пока представление российских предпринимателей таково, что поручить бухгалтерию аутсорсеру — дорого и информационно небезопасно. Но это заблуждение, в реальности передача функций специализированной компании позволяет снизить расходы, уверена партнер компании «ОптимАудит» Мария Абрамова:

— В частности, затраты на оплату труда, расходы на содержание рабочих мест. Также снижаются административные издержки и налоговые риски.

Система аутсорсинга, безусловно, имеет свою рыночную нишу и очень востребована, соглашается генеральный директор консалтинговой компании «Косов и Партнеры», председатель Комитета по аналитической работе и информации Московской Аудиторской Палаты Андрей Косов:

— В ряде случаев компаниям не имеет смысла держать на некоторых участках постоянный штат сотрудников на окладе. Более выгодно передать эти участки для контроля и учета сторонней организации. Тем более если их обслуживание носит нерегулярный характер или имеет четко выраженную периодичность. Принятие решения об использовании услуг фирмы-аутсорсера зависит от характера деятельности компании, тактики, а также многих других внутриорганизационных факторов. Кроме того, со сторонней организации взыскать нанесенный ущерб значительно проще, чем с физического лица — сотрудника предприятия.

Аутсорсинг — очень полезное и экономичное подспорье для успешных бизнесменов, считает аттестованный аудитор и бухгалтер, исполнительный директор ООО «Лаборатория аудита» Наталья Ямщикова:

— Это снижение рисков: ведь в отличие от обычного бухгалтера, работающего на условиях найма, в компании-аутсорсере существует взаимозаменяемость. Ничего не случится, если бухгалтер заболеет, уйдет в отпуск или декрет. Однако это не исключает личного подхода к каждому клиенту. Кроме того, в крупных консалтинговых компаниях, выполняющих аутсорсинговые услуги, имеются юристы, специалисты по кадрам, управленческие и налоговые консультанты, которые принимают участие при решении сложных вопросов.

Сегодня аутсорсинг часто представляют как договор аренды персонала. По мнению аудитора компании «Вече-Инвест» Валерии Кузнецовой, это не так. Арендовать можно только имущество, вещи непотребляемые и индивидуализированные (ст. 606 и п. 1, 3 ст. 607 ГК), говорит она:

— Этой же позиции придерживается Закон от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)», если провести аналогию арендных отношений. Аутсорсинг подразумевает возмездное оказание услуг с определенными особенностями. Пока законодатель не придал правового статуса таким отношениям, все спорные вопросы об ответственности, ее распределении, возмещении убытков станут решаться, исходя из известных норм законодательства. То есть будут применяться правила для регулирования отношений по оказанию услуг.

В России около 40 процентов организаций используют труд временного персонала. Лизинг сотрудников является одной из форм административного аутсорсинга. На самом деле подобрать персонал в аренду — не является особой проблемой, рассказывает начальник департамента управления персоналом аудиторско-консалтинговой группы «АРНИ» Светлана Минченкова:

— Почему-то работодатели не учитывают то, что аутсорсинг и лизинг персонала являются больше понятиями управленческими, а не правовыми. Употребление этих терминов юридически неправомерно. На данный момент четкой практики оформления аутсорсинга нет, так как правовая сторона предоставления персонала в аренду законодательством не урегулирована.

Если компания все же решила обратиться к такому виду услуг, следует выяснить: сроки, в которые фирма обязуется предоставить сотрудников заказчику, включен ли в стоимость услуг подбор работников, кто несет юридическую ответственность в случае возникновения спорных ситуаций с предоставленными сотрудниками. Хорошая консалтинговая компания полностью берет на себя все возможные риски заказчика, связанные с приемом, сопровождением и увольнением сотрудников, подчеркивает Светлана Минченкова:

— Если фирма никогда не прибегала к услугам такого рода, то советую собрать рекомендации о понравившемся агентстве. Проверенная деловая репутация стоит дорогого.

Практика показывает, что главными показателями при работе с аутсорсинговыми компаниями являются сервисное обслуживание и опыт работников, констатирует директор по развитию компании «Бухконсалт» Алексей Бурим:

— Часто к нам обращаются клиенты, которых в других фирмах обслуживал сотрудник-стажер. По понятным причинам он не справлялся с поставленными задачами и не гарантировал положительный результат. Для того чтобы контролировать такого специалиста, аутсорсинговой организации нужно привлекать дополнительно как трудовые ресурсы, так и финансовые, что сказывается на стоимости проекта.

Еще один параметр, на который стоит обратить внимание, — застрахована ли профессиональная деятельность аутсорсинговой компании, советует Алексей Бурим:

— Если да, то значит, что фирма готова нести ответственность за свои действия. Таким образом, по этим ключевым моментам можно составить «автопортрет» компании и принять решение.

Ответственность исполнителя за выполненные работы и оказанные услуги наступает в соответствии с условиями заключенного между сторонами договора возмездного оказания данных услуг, поясняет Андрей Косов:

— Если в контракте не оговорен размер материальной ответственности исполнителя за те или иные искажения бухучета и отчетности, то, в соответствии с действующим законодательством, заказчик вправе через суд взыскать с аутсорсера полную сумму нанесенного ущерба. При этом необходимо обязательно учитывать, что все требования, обращенные к исполнителю, должны иметь четкое документальное подтверждение.

К аутсорсеру легче юридически предъявить претензии, поскольку все условия работы предусмотрены договором оказания бухгалтерских услуг. В нем могут быть отражены различные условия исполнения, говорит Наталья Ямщикова:

— Например, формирование бухгалтерской и налоговой отчетности на основании уже готовых первичных документов и сдача ее в ИФНС. Либо бухгалтерское сопровождение компании, начиная с составления «первички» и заканчивая сдачей отчетности. В соответствии с гражданским законодательством, нарушение условий договора одинаково для всех сторон. Поэтому перед подписанием следует очень внимательно прочесть контракт.

Ответственность аутсорсера за ошибки, допущенные при составлении налоговой отчетности, может быть только гражданско-правовой. Так как у исполнителя по договору возникают обязанности лишь перед заказчиком в рамках контракта, отмечает Валерия Кузнецова:

— Тем не менее сам по себе договор не снимает с аутсорсера обязанностей, предусмотренных Налоговым кодексом. Впоследствии возможно истребовать с исполнителя убытки в регрессном требовании.

За нарушения законодательства административную и уголовную ответственность несут руководители и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухучета (ст. 18 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), отмечает Мария Абрамова. Более того, должник обязан возместить кредитору убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательства (ст. 393 ГК).

Стоимость работы специалистов зависит от самого понимания формулировки «арендованные». Рассматривая аутсорсинг как возможность возмездного оказания услуг сторонней организацией, можно выделить два основных варианта, рассказывает Андрей Косов:

— Договор заключается непосредственно с организацией, в нем указываются работа, ответственность и срок исполнения. В этом случае состав и квалификацию специалистов определяет сам исполнитель в зависимости от объема ответственности и работ. Возможен вариант, когда компания-аутсорсер предоставляет специалистов в найм. В этом случае указывают поименно сотрудников и их уровень квалификации. То есть заказчик сам вправе определить квалификацию и штат специалистов для оказания услуг.

Содержать бухгалтерию и платить ей зарплату даже более расточительно, нежели нанимать аутсорсера, доказывает Наталья Ямщикова:

— Кроме самой зарплаты работодатель выплачивает по ней еще и налоги. Тем более выплаты зарплаты сотрудникам не уменьшают НДС. То есть косвенно работодатель еще и НДС больше уплачивает государству. В соответствии с договором на ведение бухучета, НДС, выплаченный аутсорсеру, обслуживаемая компания возмещает из бюджета. ЕСН и взносов на ОПС тут тоже нет.

Себестоимость работ снижается за счет автоматизации труда, больших объемов и контроля за выполнением однотипных операций, уверена Наталья Ямщикова:

— В крупной компании работа строится следующим образом: однотипные операции выполняет бухгалтер-оператор (обработка документов клиентов, распечатка, копирование и прочие простые операции). Контроль и выполнение сложных операций осуществляет более опытный специалист, действия которого контролирует уже профессионал. Разброс цен компаний–аутсорсеров колеблется от 50—100 до 3000—5000 долларов в месяц. Цена зависит от условий договора, а также от организации и объема документооборота в самой компании.

По словам Марии Абрамовой, стоимость арендованных бухгалтеров зависит от поставленных задач и объемов работ, и средняя ценовая политика на I квартал 2007 года такова:

— Бухгалтерское сопровождение индивидуального предпринимателя оценивается от 2 до 10 тысяч рублей, организации — от 2500 рублей в месяц. Составление нулевого баланса стоит от 1500 до 6000 рублей в квартал. Ведение бухучета с составлением и сдачей отчетности обойдется примерно в 14 тысяч рублей ежемесячно, а постоянное абонентское консультационное обслуживание организации стоит от 7 тысяч рублей за тот же срок. Стоимость автоматизации бухгалтерского учета составляет от 600 рублей ежемесячно.

Цена напрямую зависит от ответственности, уровня компании, ее репутации, объема работы и квалификации персонала, считает Андрей Косов. Цены на арендованных бухгалтеров зависят от объема работ и могут колебаться от 3 тысяч рублей за квартал при нулевом отчете до нескольких тысяч долларов при большом объеме работ, подытоживает Валерия Кузнецова.

Компании обычно предоставляют не разрозненный набор услуг, а, как правило, гармонично переплетающийся комплекс взаимодополняющих и взаимосвязанных действий, помогающих заказчику решить комплексные вопросы высокого порядка, а не отдельные узкие проблемы, говорит директор Управления финансового и управленческого консалтинга «МЦФЭР-консалтинг» Алексей Лобанов:

— В фирмах, где поставлена система управления знаниями, каждый сотрудник может прибегнуть к накопленному опыту любого из своих коллег, чего лишены частнопрактикующие специалисты. Частные юристы, бухгалтеры или аудиторы, как правило, привлекаются для выполнения конкретных функций или проблем, определяемых нанимателем. И поскольку они узкие специалисты, то к решению задач подходят сугубо с точки зрения своей специализации. Решение более широких проблем им не по силам.

Для получения гарантий на выполненную работу частнопрактикующего аутсорсера необходимо четко определять требования, качество работы и ответственность специалиста при заключении с ним договора, указывает консультант:

— Он должен иметь свидетельство индивидуального предпринимателя, дипломы и сертификаты, подтверждающие его квалификацию, быть участником профессиональных и саморегулируемых объединений.

Услуги компаний отличаются от перечня проблем, решаемых частными специалистами, качеством выполнения, уверен Алексей Бурим. Здесь работает формула «количество перетекает в качество», говорит он:

— Как правило, специалист аутсорсинговой фирмы в течение всего времени ведения проекта имеет возможность сделать запрос по поиску информации в специализированных программах, проконсультироваться у высококвалифицированных сотрудников. Когда же принимает решение частный специалист, то риск выбора неверного ответа увеличивается.

На практике удобнее взаимодействовать с компанией, в которой есть менеджер-куратор, решающий различные организационные вопросы, — возрастают шансы, что работу выполнят на высоком уровне. Однако небольшим заказчикам зачастую выгоднее обращаться к частным консультантам, нежели в крупные и известные компании. Поскольку в последнем случае они переплачивают за бренд.

Тем не менее сотрудники, приглашенные из аутсорсинговой компании, более подготовлены к решению поставленных им задач. В силу того что данная организация старается выйти на лидирующие места на рынке по своему виду деятельности, она заботится о том, чтобы ее специалисты были компетентны и готовы к любому развитию ситуации. Для этого их регулярно направляют на курсы, тренинги, семинары, рассказывает Алексей Бурим:

— Для разрешения сложившейся проблемы клиента может быть привлечен дополнительный штат сотрудников. Компания также связана смежными партнерскими договорами с организациями, работающими в данной сфере, что позволяет быть не только в курсе всех изменений, но и расширить спектр предлагаемых услуг. Этого достаточно для того, чтобы специалист мог гарантировать заказчику выполнение всех его требований.

У частников, которые по Закону «Об аудиторской деятельности» не могут проводить обязательный аудит, ограниченные возможности оказания услуг, считает Светлана Минченкова:

— В дальнейшем это может привести к полному вытеснению индивидуальных предпринимателей с аудиторского рынка. К услугам частников обращаются в основном ООО, которые хотят оценить реальное состояние дел компании и привести в порядок документы перед налоговой проверкой или накануне разделения или продажи бизнеса.

Если компания становится клиентом частника, значит, руководство соглашается нести все вытекающие из этого риски. Прежде всего это касается качества аудита и других видов услуг, поскольку индивидуальная работа ограничивает возможности специалиста. В отличие от компании, которая в случае возникновения сложных вопросов может привлечь штатных специалистов в области бухучета, налогообложения и права, частник вынужден ориентироваться в основном на собственные знания. По мнению Светланы Минченковой, единственным его преимуществом остается стоимость услуг:

— Аналогичная ситуация и с юристами. Решение доверить регистрацию фирмы частному юристу может обернуться для компании большими потерями или полной неудачей.

Оптимально заключать договор по передаче ведения бухучета аутсорсеру на 1 год, считает ведущий налоговый консультант Группы компаний «Русконсалт» Анна Деменко. Она также перечислила возможные варианты условий договора:

— Полная передача ведения бухучета сторонней организации, передача ведения участка бухучета, передача формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также предоставление сотрудника сторонней организацией для постановки, ведения или восстановления бухучета. В каждом случае срок договора зависит от требований заказчика на выполнение конкретной задачи. Немаловажное значение при решении вопроса о сроке имеет ответственность. Учитывая специфику бухучета, нужно определить, на кого возлагается обязанность по сдаче годового баланса, а в случае необходимости — кто будет вносить изменения и исправления.

В приказе по учетной политике организации нужно отразить, что ведение бухгалтерского учета (либо его участка) осуществляется сторонней организацией, подчеркивает Анна Деменко:

— Изменения учетной политики нужно вводить с 1 января года, следующего за годом ее утверждения.

Затраты на услуги по ведению бухучета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (п. 36 ст. 264 НК). Для этого необходимо заключить с организацией, предоставляющей такие услуги, договор гражданско-правового характера, в котором стороны должны предусмотреть и зафиксировать основные права и обязанности аутсорсера, разъясняет налоговый консультант:

— Помимо этого в договоре необходимо четко отразить стоимость и период оказания услуг, а также конкретные действия и операции, которые будет производить сторонняя организация. Одним из существенных условий такого договора является установление порядка предоставления первичных документов для правильного и, что важно, своевременного отражения их в бухгалтерском учете.

Организация-аутсорсер принимает сотрудников в свой штат, то есть заключает с ними трудовые договора, а затем на основании контракта аутсорсинга предоставляет этих специалистов фирме-заказчику, поясняет директор Департамента Аудита и Консалтинга, партнер компании «UHY Янс-Аудит» Николай Литвинов:

— При выполнении работ приглашенные сотрудники могут находиться на территории компании-заказчика, подчиняться ее правилам внутреннего трудового распорядка. Однако они не становятся работниками этой организации, между ними не заключаются какие-либо соглашения. Выдавать заработную плату специалистам, выплачивать им пособия по временной нетрудоспособности и предоставлять отпуска будет по-прежнему организация-аутсорсер, так как именно она является для них работодателем. Налоговыми агентами считаются организации и индивидуальные предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доход (ст. 226 НК). Они обязаны исчислить, удержать у сотрудников и уплатить в бюджет сумму НДФЛ. Таким образом, налоговым агентом для приглашенных специалистов будет являться организация-аутсорсер, подытоживает Николай Литвинов:

— У пригласившей компании никаких обязательств по исчислению и уплате НДФЛ в отношении привлеченного персонала не возникает.

Однако компании и фирмы интересуются не только приглашенными со стороны профессионалами. Например, очень востребован сегодня такой вид услуг, как хранение архива «на стороне» или «внеофисное хранение документов». Документы хранятся на чужих площадях, собственные офисные и складские помещения используются по своему прямому назначению, говорит председатель совета директоров ЗАО «ОСГ Рекордз Менеджмент» Виталий Конюхов:

— Расходы компании снижаются за счет того, что отпадает необходимость оборудовать собственные архивы (системы стеллажирования, системы охранной и пожарной безопасности, рабочие места архивистов) и брать в штат дополнительный персонал для обслуживания растущего архива. Заодно решается вопрос пожарной безопасности в офисе.

Профессиональный хранитель несет материальную ответственность за утрату или повреждение переданной ему на хранение поклажи, если такая утрата или повреждение произошло по его вине (ст. 901 и 902 ГК), отмечает Виталий Конюхов:

— Наш бизнес — это хранение носителей информации, а не самих сведений. Ценность утраченных документов будет определять их собственник. В принципе, он же может до передачи бумаг на внешнее хранение дополнительно застраховать свои документы, и в этом случае собственник должен будет доказать их заявляемую ценность своему страховщику.

Приглашать или нет сотрудников со стороны — решать, конечно, руководителю. Тем не менее повлиять на его мнение может бухгалтер, рассчитав стоимость услуг аутсорсинговой компании или частнопрактикующего специалиста.

Елена Березина