6 ситуаций, в которых может возникнуть вопрос, как заполнить 6-НДФЛ

Ситуация 1. Зарплата начислялась, но не выплачивалась

В расчете 6-НДФЛ необходимо указывать только доходы, которые работник получил в виде заработной платы. Другими словами, отражать в документе нужно начисленные и фактически выплаченные средства на дату представления расчета по форме 6-НДФЛ.

Если заработная плата за выполнение трудовых обязанностей в одном налоговом периоде выплачивается в другом периоде, то такой доход относится уже к другому периоду.

Значит, сумма задолженности по заработной плате, например, за 2022 или 2023 год, выплаченная работникам организации в 2025 году, относится к доходам налогового периода 2025 года. Эти средства нужно отразить:

• в расчете 6-НДФЛ за соответствующий период 2024 года;
• а также в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2025 год.

Кроме того, чтобы исключить суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам, необходимо внести соответствующие изменения в расчет 6-НДФЛ за 2022 или 2023 год и представить уточненный расчет 6-НДФЛ за этот период. Когда нужно представить уточненный расчет? Налоговый агент обязан направить такие документы, если в первичном отчете не отражены какие-либо сведения или допущены ошибки.

Поэтому если исправляете ошибку и подаете 6-НДФЛ за прошлый период, то форму нужно применять ту, которая действовала в том периоде. На титульном листе уточненного расчета 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» укажите:

• «1--» – если исправляете расчет впервые;
• «2--» – если во второй раз и т. д.

Ошибки в отчете могут быть разные: в доходах, вычетах, расчете налога, КПП, ОКТМО, персональных данных и другие. В зависимости от того, где обнаружена неточность, корректируется отчет по-разному. В уточенный отчет включают разделы 1 и 2 полностью с правильными данными. Приложение 1 (Справки о доходах физлиц) включают только по тем сотрудникам, для которых требуется корректировка. Например, неправильно предоставлен вычет или возвращен излишне удержанный налог.

Ситуация 2. Зарплата не начислялась

Если компания или индивидуальный предприниматель не выплачивали физическим лицам зарплату или иное вознаграждение, то обязанности исполнить роль налогового агента нет. В этом случае расчет по форме 6-НДФЛ не сдается.

Обратите внимание: нулевой 6-НДФЛ, если выплаты работникам были только в I квартале, сдавать необходимо до конца года. Расчет потребуется направлять в инспекцию за все следующие отчетные периоды (I квартал, полугодие, девять месяцев, год), если хотя бы в одном месяце налоговый агент выплачивал заработную плату, так как отчет заполняется нарастающим итогом.

Например, если работодатель выплачивал доход работникам только в I квартале 2025 года, то расчет необходимо сдать за I квартал, за полугодие, за девять месяцев и за весь 2025 год. То есть нужно сдать нулевой отчет 6-НДФЛ за последующие периоды, в котором отражаются начисления за предыдущие периоды.

Ситуация 3. Произошел пересчет зарплаты

Теперь ответим на такой вопрос: как отразить пересчет зарплаты в 6-НДФЛ? Все зависит от того, в какую сторону изменилась сумма: увеличилась она или уменьшилась.

Если зарплата увеличилась, дополнительно выплаченные средства попадут в очередной по сроку сдачи расчет 6-НДФЛ как самостоятельная выплата. Если же зарплату пересчитали и она в результате этого уменьшилась (такое возможно в случае счетной ошибки), а данный факт был обнаружен уже после сдачи 6-НДФЛ, то придется подать уточненный расчет.

Ситуация 4. НДФЛ удержали, но в бюджет не перечислили

Если НДФЛ был удержан, но в бюджет компания средства не перечислила, то 6-НДФЛ нужно будет заполнить в обычном порядке, как если бы налог был перечислен вовремя.

Факт уплаты налога не влияет на заполнение расчета. Обратите внимание, за неперечисление НДФЛ предусмотрен штраф.

Ситуация 5. НДФЛ был пересчитан из-за вычета

Напомним, стандартный налоговый вычет предоставляется в установленных размерах в том же месяце, когда выплачивается заработная плата. Например, если зарплата за март 2024 года была выплачена в апреле, то при исчислении налога вычет также предоставляется за апрель, об этом, в частности, летом прошлого года напоминала ФНС России в письме от 05.06.2024 № ЗГ-2-11/8468.

В ситуации, когда налог пересчитали, но не вернули работнику, переплату указывают по строке 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Если же налог вернули, данную сумму отражают по строкам 190 и 196 раздела 2 расчета.

Если излишне удержанная в 2024 году налоговым агентом сумма НДФЛ будет возвращена уже в следующем налоговом периоде, в 2025 году, то строка 180 расчета за 2024 год также должна быть скорректирована.

Материал подготовлен экспертами бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера» для журнала «Практическая бухгалтерия»

Журнал «Практическая бухгалтерия»