Утверждены требования к электронному документу кадрового ЭДО
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ №578н от 20.09.2022
06.12.2022
Минтруд России приказом от 20.09.2022 г. № 578н утвердил единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Это касается тех работодателей, которые перешли или планируют перейти на электронный кадровый документооборот. Такое право они получили с 1 января 2022 года согласно ст. 22.1 – 22.3. ТК РФ.
Какие кадровые документы можно перевести на ЭДО
Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат. Для этого организация может использовать:
- Единую цифровую платформу «Работа в России» (в т.ч. через Госуслуги);
- свою информационную систему.
Если работодатель вводит электронный документооборот, то электронные документы не нужно дублировать на бумаге.
При этом электронный документооборот нельзя применять к:
- трудовым книжкам;
- актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
- приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
- документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Переходить на кадровый электронный документооборот или нет решает сам работодатель. Для перехода нужно разработать локальный нормативный акт и уведомить работников. Причем сотрудники вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.
Требования к электронному документу
Кадровый документ в электронном виде должен состоять из следующих структурных элементов:
- основная часть документа в формате PDF/A-1A;
- приложения к основной части документа (при наличии), представленного в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;
- электронная подпись основной части документа и приложения;
- машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
- описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
Для каждого структурного элемента приводятся свои сведения:
1) наименование элемента;
2) тип значения элемента. Здесь могут быть такие значения:
- «T» - текстовый элемент.
- «D» - значение календарной даты (год, месяц, день);
3) признак обязательности элемента. Этот элемент принимает следующие значения:
- «О» - обязательный элемент;
- «Н» - необязательный элемент. Такие элементы обрабатываются, но имеют справочный (уточняющий) характер;
- «У» - условно-обязательный элемент. Его наличие определяется условиями заполнения.
Отметим также, что к приказу Минтруд утвердил перечень структурных элементов описания электронного документа, а также коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.
Новые требования вступят в силу 1 марта 2023 года.