Утверждены требования к электронному документу кадрового ЭДО

Минтруд России приказом от 20.09.2022 г. № 578н утвердил единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Это касается тех работодателей, которые перешли или планируют перейти на электронный кадровый документооборот. Такое право они получили с 1 января 2022 года согласно ст. 22.1 – 22.3. ТК РФ.

Какие кадровые документы можно перевести на ЭДО

Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат. Для этого организация может использовать:

• Единую цифровую платформу «Работа в России» (в т.ч. через Госуслуги);
• свою информационную систему.

Если работодатель вводит электронный документооборот, то электронные документы не нужно дублировать на бумаге.

При этом электронный документооборот нельзя применять к:

• трудовым книжкам;
• актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
• документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Переходить на кадровый электронный документооборот или нет решает сам работодатель. Для перехода нужно разработать локальный нормативный акт и уведомить работников. Причем сотрудники вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

Требования к электронному документу

Кадровый документ в электронном виде должен состоять из следующих структурных элементов:

• основная часть документа в формате PDF/A-1A;
• приложения к основной части документа (при наличии), представленного в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;
• электронная подпись основной части документа и приложения;
• машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
• описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

Для каждого структурного элемента приводятся свои сведения:

1) наименование элемента;

2) тип значения элемента. Здесь могут быть такие значения:

• «T» - текстовый элемент.
• «D» - значение календарной даты (год, месяц, день);

3) признак обязательности элемента. Этот элемент принимает следующие значения:

• «О» - обязательный элемент;
• «Н» - необязательный элемент. Такие элементы обрабатываются, но имеют справочный (уточняющий) характер;
• «У» - условно-обязательный элемент. Его наличие определяется условиями заполнения.

Отметим также, что к приказу Минтруд утвердил перечень структурных элементов описания электронного документа, а также коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.

Новые требования вступят в силу 1 марта 2023 года.