Минтруд разъяснил нюансы ведения электронных трудовых книжек

Минтруд России в письме от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729 разъяснил, что делать в ситуации, когда новый сотрудник одновременно приносит бумажную трудовую и заявление о переходе на электронную трудовую. Разберемся.

О переходе на электронную трудовую книжку (ЭКТ)

При заключении трудового договора сотрудник, поступающий на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен таковой.

Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд.

Напомним, до 31 октября 2020 года работодатель обязан письменно проинформировать работников о праве сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой. А работник не позднее 31 декабря 2020 года должен также письменно сообщить о своем выборе, подав заявление:

• о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ;
• либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

Обратите внимание: если же работник вначале подал письменное заявление о том, чтобы организация продолжала вести его бумажную трудовую книжку, в последующем он может подать и письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме.

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР.

Новый сотрудник с бумажной трудовой

В комментируемом письме рассмотрена следующая ситуация: новый сотрудник представил работодателю бумажную трудовую книжку и сразу же написал заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности.

Вопрос: нужно ли делать в бумажной трудовой книжке запись о приеме на работу или уже нет?

Чиновники разъяснили так:

1)     сначала в бумажную трудовую книжку нужно внести запись о приеме на работу;

2)     далее вручить работнику уведомление о возможности выбора формы ведения трудовой книжки;

3)     получить от работника заявление о переходе на ЭТК;

4)     внести в трудовую книжку соответствующую запись.

Как внести запись в трудовую книжку

Ранее Минтруд России в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150 рассказал, как правильно внести запись в бумажную трудовую книжку о выборе ее электронной версии, предварительно зафиксировав в ней отказ от ее ведения.

Это делают так:

1. В графу 1 вносят порядковый номер записи.
2. В графу 2 – дату выдачи трудовой книжки на руки.
3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» пишут «Подано письменное заявление от (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ)».
4. В графе 4 пишут дату подачи заявления с указанием числа, месяца и года.

Помимо трудовых книжек работодатели ведут еще и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета надо написать следующую фразу: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».