О введении системы кадрового ЭДО

Федеральный закон №377-ФЗ от 22.11.2021

22.01.2022  

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, точнее, добавил новые статьи, устанавливающие правила электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Такие поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Электронный документооборот в Трудовом кодексе

Комментируемый закон дополнил Трудовой кодекс новыми статьями 22.1 – 22.3.

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Электронный документооборот нельзя применять к:

  • трудовым книжкам;
  • актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
  • приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
  • документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Базы для электронного документооборота

Для электронных документов работодатель может использовать:

  • Единую цифровую платформу «Работа в России» (в последующем взаимодействие через Единый портал госуслуг);

или

  • свою информационную систему.

Установлено, что порядок взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и единого портала госуслуг будет установлено Правительством РФ.

Переход на ЭДО

Переходить на кадровый электронный документооборот или нет решает сам работодатель.

Для перехода нужно разработать локальный нормативный акт. В нем пропишите:

  • сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться ЭДО;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронных документов;
  • сведения о дате введения ЭДО;
  • сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников для работы с электронными документами;
  • процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.

Установленный электронный документооборот можно распространить и на дистанционных работников.

Уведомление работника о переходе на ЭДО

Для перехода на электронный кадровый документооборот работодатель должен уведомить сотрудников. При этом работники вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Но и передумать тоже вправе.

Впервые трудоустраивающиеся работники после 31 декабря 2021 года отказаться от ЭДО не могут.

Расходы на ЭДО

Работодателю нужно будет нести расходы:

  • на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов;
  • на получение электронных подписей (ЭП) работников.

Можно использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись работников.

Какие ЭП нужно использовать?

Усиленную квалифицированную электронную подпись работодателю нужно при заключении:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • при внесении в них изменений;
  • при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

В некоторых случаях по соглашению сторон можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Работникам можно использовать:

  • усиленную квалифицированную ЭП;
  • усиленную неквалифицированную ЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
  • усиленную неквалифицированную ЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Приказ о приеме на работу больше не обязателен

Помимо введенного ЭДО, Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ внес поправки в статью 68 Трудового кодекса.

Теперь приказ о приеме на работу больше не является обязательным документом. Ранее он был обязателен.

Прием на работу можно оформить только трудовым договором. Работодатель вправе (не обязан) издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Комментируемый закон вступил в силу с 22 ноября 2021 года, за исключением отдельных положений.

Поделиться


НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Подписаться

Нормативные акты для бухгалтера

Комментарии (0)


Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Даю согласие на обработку моих персональных данных


Loading...