Как на удаленной работе вести учет первичных документов

Рекомендации № Р-113/2020-КпР от 06.04.2020

28.06.2020  

В условиях эпидемии коронавируса многие компании, которые вынуждены работать в режиме самоизоляции, перевели сотрудников на удаленный режим работы. Но удаленный режим меняет подходы к работе с документами. Некоммерческая организация «Фонд развития бухгалтерского учета «Национальный негосударственный регулятор бухгалтерского учета «Бухгалтерский методологический центр» (Фонд «НРБУ «БМЦ») разработала в связи с этим свои методические рекомендации.

Первичные документы

Подробно рассмотрим, что прописано в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) о первичных документах.

Их необходимо оформлять при совершении всех хозяйственных операций. Запрещено принимать к учету первичку, отображающую операции, которых не было в хозяйственной жизни (мнимые и притворные сделки) (п. 1).

Первичный документ нужно составлять в момент совершения каждого отдельного факта хозяйственной жизни. Если такой возможности нет, оформить документ нужно сразу после завершения хозяйственной операции. За достоверность сведений, отображенных в первичном документе, отвечает сотрудник, оформивший и подписавший его (п. 3).

Руководитель организации имеет право решать, какие формы первичных документов будут использоваться. Закон допускает применение унифицированных форм и самостоятельно разработанных бланков, если в них включены все обязательные реквизиты (п. 4).

Первичные документы можно формировать на бумажных носителях и в электронном формате с электронной цифровой подписью (п. 5).

Что относится к обязательным реквизитам

В пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Это:

  • наименование документа;

  • дата его оформления;

  • наименование юридического лица или ИП;

  • содержание хозоперации;

  • величина (в натуральном или денежном измерении) и единицы измерения;

  • должность сотрудника (или нескольких сотрудников), совершившего хозоперацию и ответственного за оформление документа;

  • Ф.И.О. и подписи ответственных лиц, или иные данные, позволяющие их идентифицировать.

Эти обязательные реквизиты должны присутствовать во всех без исключения первичных документах. Добавлять другие реквизиты можно, но исключать обязательные реквизиты запрещено.

Применять унифицированные формы не обязательно, кроме кассовых документов и тех, формы которых введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов.

Чего не требует закон

Из чего можно исходить, чтобы на законном основании, во-первых, упростить документооборот в компании, и во-вторых, иметь возможность полноценно работать на удаленке?

Решение, как выяснилось, кроется в формулировках статьи 9 Закона о бухучете.

Во-первых, обязательным реквизитом первичного учетного документа является подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Как видите, в этой многословной норме много «скобок». Это значит, что закон допускает возможность, но не требует подписание первичного учетного документа несколькими лицами. А подписи лиц со стороны контрагентов организации вообще не входят в число обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Во-вторых, Закон о бухучете устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа, но не определяет конкретные виды документов. Более того, законом установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель фирмы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В-третьих, Закон о бухучете устанавливает требования к составлению первичных учетных документов и к их хранению. Но требования передавать первичные учетные документы лицами, составившими (подписавшими) их, другим лицам, нет. Порядок регистрации данных, содержащихся в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета закон не регламентирует. Значит, компания может определять такой порядок самостоятельно.

Какие проблемы удаленки можно решить

Какие решения проблем удаленной работы с первичными документами предложены в данных методических рекомендациях? Вот некоторые, но на наш взгляд, самые важные.

1. На первичном учетном документе достаточно одной подписи сотрудника организации, который является лицом, ответственным со стороны организации за совершение сделки, операции или за ее оформление. Дополнительные подписи на документе (бухгалтера, контрагента и др.) допускаются, но не требуются.

2. На первичном учетном документе, связанном с отношениями организации с другими лицами, не обязательно наличие подписи противоположной стороны, достаточно подписи сотрудника организации. Этот сотрудник подтверждает своей подписью достоверность всей информации, содержащейся в документе, включая информацию о юридически значимых действиях (заверениях) противоположной стороны (например, принятие или передачу ею имущества, имущественных прав, результата работ, услуг и т. д.).

3. Для оформления любого факта хозяйственной жизни, в том числе связанного с ее отношениями с другими лицами, можно составлять и подписывать первичный учетный документ без участия других сторон. В этом случае «исходники» (акты приемки-передачи имущества, имущественных прав, результатов работ, услуг, товарные, транспортные накладные и др.) выполняют лишь роль источника информации для включения в составленный организацией первичный учетный документ, но не используются сами по себе в качестве первичных учетных документов.

Изменить учетную политику

Итак, если вы решите воспользоваться рекомендациями, то не забудьте оформить это решение внутренним документом.

Порядок внесения изменений в учетную политику строго регламентирован.

Но сделать это можно только в трех случаях (п. 6 ст. 8 Закона о бухучете):

  • изменилось законодательство РФ либо нормативные правовые акты по бухучету;

  • фирма разработала или выбрала новые способы ведения бухучета с целью повысить качество информации об объекте бухучета (например, изменила способ начисления амортизации);

  • существенно изменились условия хозяйствования.

Вместе с тем, изменениями учетной политики не считается утверждение учетных способов фактов хозяйственной деятельности, появившихся в деятельности организации впервые или отличающихся по существу от имевших место ранее (абз. 5 п. 10 ПБУ 1/2008).

Значит, в нашем случае применять новые способы работы с первичкой можно с момента издания приказа. В нем следует прописать следующее:

  • если документы невозможно использовать для оформления фактов хозяйственной жизни, прекратить их использование и перейти на оформление этих фактов самостоятельными первичными учетными документами без участия других сторон;

  • назначать ответственным за оформление сделки, операции, свершившегося события того сотрудника организации, который имеет возможность подписать первичный учетный документ электронной подписью;

  • в случае невозможности оформления факта хозяйственной жизни электронным первичным учетным документом, подписанным электронной подписью, организовать хранение первичных учетных документов на бумажных носителях непосредственно в местах их подписания;

  • обеспечить передачу информации через электронные средства коммуникации для регистрации данных в регистрах бухгалтерского учета;

  • прекратить практику подписания первичного учетного документа на бумажном носителе несколькими лицами. Назначить одного ответственного сотрудника, который подписывает документ на бумажном носителе последним. Перед этим остальные сотрудники визируют документ в электронном виде, удостоверяя принятие на себя ответственности за содержание визируемой информации.

Поделиться


Электронная версия журнала
«НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА»

Самое популярное издание бухгалтерских нормативных документов с комментариями к ним от экспертов и разработчиков.

Подписаться

Вы не написали комментарий

Комментарии (0)


Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA
Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...